Работа 2.0: прорыв к свободному времени

Если информационное собрание параллельно с «живым» проведением еще и транслируется онлайн, в нем может принять участие большее число сотрудников. Причем не только те, кто находится в командировках, но и те, кто сидит в офисе: кликнув ссылку на своем компьютере, они могут послушать выступление докладчика, параллельно работая над более простыми делами вроде просмотра электронной почты и т. п.).

При этом вероятность того, что человек послушает информационное сообщение хотя бы в таком фоновом режиме, гораздо выше, чем вероятность, что он внимательно прочтет присланный ему регламент. Ведь и телевизор смотрят гораздо больше людей, чем читают книги, не правда ли? Кроме того, благодаря живому голосу выступающего, ответам на вопросы слушателей информация окажется гораздо более доходчивой, чем в письменном тексте.

Наконец, одна из приятнейших возможностей, которая возникает при параллельной онлайн-трансляции информационных собраний, – возможность создать видеозапись. С ней могут ознакомиться сотрудники, у которых не было возможности присутствовать на собрании даже онлайн. В том числе они могут прослушать запись где-нибудь в автомобильной пробке, более эффективно использовав это «мусорное» время.

Также, что очень важно, запись информационного собрания полезно использовать при обучении и адаптации новых сотрудников. Что для нового сотрудника, и так находящегося в состоянии стресса, удобнее, понятнее и эффективнее – получить для изучения многостраничный документ «Стратегические цели компании» или просмотреть видеозапись выступления первого лица компании с живыми комментариями, демонстрацией слайдов, ответами на вопросы?

«Организация Времени» – одна из немногих в России консалтинговых компаний и единственная тренинговая компания, внедрившая стандарт ISO 9001:2000. Вопрос, который часто задают аудиторы: как вы обеспечиваете знание и понимание сотрудниками той или иной информации – например, политики и целей компании, новых продуктов, корпоративных процедур и т. п.? Убедительным ответом является показ видеозаписи соответствующей информационной сессии на портале. Кроме того, у нас используется «зачетная книжка» для новых сотрудников с перечнем материалов, которые они должны освоить во время испытательного срока и сдать по ним зачет руководителям соответствующих подразделений. Есть определенное количество «пересдач», при превышении которого сотрудник не проходит испытательный срок.

Оцените эффективность. Внедрение четкой системы информационных собраний с использованием онлайн-инструментов позволяет сократить на 10–15 % затраты времени сотрудников на выполнение текущих функций, так как резко уменьшается необходимость постоянно объяснять уже объясненное, исправлять ошибки, и так уже предопределенные введением нового регламента, непонятого как следует сотрудниками, и т. п.

Примерно на те же 10–15 % снижаются юридические, финансовые, организационные риски, связанные с ошибками сотрудников в результате неправильного понимания или отсутствия нужной информации.

Реализация инновационных проектов (внедрение новых схем управления, бизнес-процессов, информационных систем) ускоряется в среднем на 5-15 %.

Совещания для принятия решений