Работа 2.0: прорыв к свободному времени

Последовательно пройдем по главным принципам организации таких мероприятий на простых жизненных примерах.

«Переговоры с клиентом» (малое, онлайн)

Малый «онлайновый» формат, переговоры один на один в онлайне с клиентом, деловым партнером, поставщиком – самое простое из возможных онлайн-мероприятий. Но даже в нем есть определенные тонкости, которые мы разберем.

Техническая инфраструктура. Все, что нужно, – это интернет-канал от 256–512 килобит, веб-камеры и гарнитуры с обеих сторон, а также программа Скайп у обоих участников общения. Если потребуется демонстрация слайдов, рабочего стола – то созданное событие в более серьезном онлайн-решении (AdobeConnect, Вебинар. ру и т. п.).

Свет. Для онлайн-общения важно позаботиться о том, чтобы лицо участника было хорошо освещено. Категорически не рекомендуется садиться спиной к окну: на экране вместо лица будет темный силуэт. Вообще свет должен падать на участника сбоку или спереди, но не сзади.

Если расположение вашего рабочего места с точки зрения освещения неудачно (например, вы сидите спиной к окну, и с этим нельзя ничего сделать), можно подсветить лицо яркой настольной лампой. Ощущения будут не очень комфортные (вы почувствуете, за что получают свой хлеб с маслом звезды телеэкрана), но зато на экране компьютера клиента ваше лицо будет видно вполне отчетливо.

Звук. Крайне желательно применять гарнитуру. Если вы работаете с ноутбука, то можно воспользоваться его встроенными динамиками и микрофоном, то есть говорить напрямую, без всякой гарнитуры. Но при этом будет возникать крайне неприятное эхо. Поэтому, если вы почему-либо работаете без гарнитуры, отключайте громкость своего компьютера в то время, когда говорите вы, и включайте, когда говорит ваш собеседник.

Предварительное тестирование. Если предстоит встреча с VIP-клиентом, обязательно попросите его секретаря, помощника, ИТ-специалиста протестировать с вами заранее качество связи, убедиться, что на стороне клиента все работает нормально.

Ведение мероприятия. Даже в таком простом онлайн-мероприятии нужна специальная техника ведения. Если звук доходит с задержкой (а так бывает довольно часто), обязательно оговорите вначале простое правило: «Закончив мысль, говорим: „Передаю слово“». В онлайне при задержках звука и невысоком качестве видеоизображения довольно трудно почувствовать, закончил ваш собеседник свою мысль или сделал небольшую паузу. В обычном общении мы улавливаем окончание мысли интуитивно, а вот в онлайне накладки случаются регулярно и при задержках звука создают абсолютный хаос. Правило «Передаю слово» позволяет эту проблему снять[28].

Важно владеть техническими возможностями онлайн-решения, которое вы используете. Например, в Скайпе есть чат, через который очень удобно передать ссылку на сайт, номер телефона, файл и т. п. Сравните с телефонным разговором – как мучительно сложно бывает передать даже адрес электронной почты («вэ как галочка… эс как доллар…»).

На случай сбоев обязательно держите под рукой телефоны клиента. Если связь прервалась, программа зависла, интернет отключили, советую не пытаться лихорадочно восстановить онлайн-контакт, а просто позвонить клиенту и продолжить общение по телефону. Практика показывает, что, даже если онлайн-общение продолжалось всего несколько минут, необходимый градус живого присутствия уже получен.

Еще один простой прием: при недостаточном качестве интернет-канала через несколько минут после начала мероприятия отключите видео. Звук будет слышен лучше, а в онлайн-интерфейсе останется ваша «фотография» (кадр в момент отключения видео), которая будет обеспечивать эффект присутствия.

В компании «Организация Времени», назначая консультанту в календаре Outlook онлайн-встречу с клиентом, обязательно указывают такую информацию:

– задачи/повестка встречи (та же, что высылалась клиенту);

– контактные координаты клиента: скайп-адрес, мобильный телефон, e-mail;

– ссылка на встречу в онлайн-интерфейсе, если общение идет не через Скайп.

«Презентация для группы топ-менеджеров клиента» (малое, смешанное)

Рассмотрим смешанное мероприятие малого формата. Представьте: вам нужно делать завершающую презентацию по проекту для группы топ-менеджеров клиента; годовой отчет о деятельности своего филиала для правления компании; представление коммерческого предложения тендерному комитету потенциального клиента.

Все это весьма ответственные мероприятия, по итогам которых могут быть приняты судьбоносные решения. Если проводить их в онлайне, вы получаете большой выигрыш во времени, но пробелы в организации могут стать фатальными.