Работа 2.0: прорыв к свободному времени

Exchange-хостинг – очень удобное решение для компаний среднего бизнеса, у которых нет мощного ИТ-департамента, оборудованной серверной комнаты и многих других технических возможностей. Есть один заметный минус данного хостинга: в вашем офисе должен быть хороший интернет-канал и не очень дорогой трафик, чтобы удаленность информации на сервере не мешала работе, ведь физически теперь вся информация хранится у провайдера, а Outlook на рабочих местах сотрудников содержит лишь «зеркало», локальную копию данных, хранимых на сервере[24].

Впрочем, то, что информация физически находится не в офисе, в определенных обстоятельствах может оказаться большим плюсом[25]. В случае неожиданного визита в ваш офис, сопряженного с изъятием компьютеров, или пожара, протечки и тому подобных негативных событий вы не будете беспокоиться: информация в целости и сохранности, для восстановления парализованной работы достаточно за несколько минут настроить на других компьютерах учетные записи для доступа к серверу[26].

Оцените эффективность. На одной чаше весов – несколько тысяч рублей в месяц абонентской платы или единовременные вложения в покупку сервера – как правило, для компании среднего бизнеса составляющие несколько десятков или сотен тысяч рублей. На другую чашу весов положите ситуации (наверняка вы их вспомните несколько), когда при увольнении/болезни сотрудника, ремонте офиса, визите налоговой инспекции и прочих неприятных событиях терялась важная для компании информация, из-за чего компания несла финансовый и репутационный ущерб. Попробуйте оценить эту информацию в деньгах. А также добавьте на эту чашу весов удобство работы с централизованно хранимой информацией, удобство доступа из любой точки мира, удобство координации усилий по задачам и встречам.

Для небольших компаний (до нескольких десятков человек) неплохой заменой связке Outlook + Exchange с точки зрения экономии денег может оказаться российская программа LeaderTask в сетевой версии (www.leadertask.com). Функционал программы практически идентичен Outlook, за вычетом электронной почты, но зато с добавлением декомпозиции задач (возможности разбивать задачу на подзадачи, объединять задачи в проекты и т. д.).

Удаленный доступ к информации

На практике обычно используются несколько вариантов удаленного доступа.

– Терминальный. На удаленном сервере находится не только информация, но и приложения, с ней работающие (те же Outlook, Word, Excel). Это дает максимальную защищенность корпоративной информации, позволяет защитить ее от копирования, но предъявляет высокие требования к каналам связи и может замедлять работу.

– VPN-доступ. VPN, Virtual Private Network («виртуальная частная сеть») – технология доступа к корпоративной информации, при использовании которой вы с помощью обычного интернета подключаетесь к корпоративной сети через защищенное VPN-соединение. Для пользователя это выглядит так: кликнуть иконку соединения на рабочем столе, подождать несколько секунд – оказаться в корпоративной сети и полноценно работать с корпоративным Outlook, порталом, сетевыми папками и даже принтерами и прочим оборудованием (но будьте осторожны, распечатывая дома интимное письмо: не отправьте его случайно на офисный принтер!). Имейте в виду, что при подключении к интернету из кафе или чужого офиса VPN-соединение может не работать, так как в настройках местной сети могут быть заблокированы необходимые порты.

– Веб-интерфейс. С помощью уже упоминавшегося Outlook Web Access вы можете получить доступ к корпоративной информации из любого интернет-кафе с помощью обычного браузера. Но возможности и удобство работы с информацией в веб-интерфейсе ограничены по сравнению с полноценным VPN-доступом.