Работа 2.0: прорыв к свободному времени

Наш опыт внедрения корпоративных стандартов в различных компаниях собран в документе «Типовой календарный план внедрения корпоративного стандарта тайм-менеджмента».

Последнюю версию этого документа вы можете получить, написав автору на адрес [email protected] с темой письма «Онлайн: Календарный план внедрения стандарта тайм-менеджмента», указав ваши полные контактные координаты (Ф.И.О., город, компания, должность, телефон и e-mail).

Управленческая инфраструктура работы 2.0. Итоги

– Для внедрения в практику компании методов работы 2.0 важно правильно настроить управленческую (стандарты, регламенты работы) и информационную (используемые ИТ-решения) инфраструктуру.

– Управленческой инфраструктурой работы 2.0 является корпоративный стандарт тайм-менеджмента, как правило, включающий несколько ключевых элементов: стандарты контроля поручений, планирования времени, коммуникации, работы секретариата.

– Внедрение системы контроля поручений позволяет перейти от контроля «по присутствию в офисе» к контролю «по результатам исполнения задач», а также сократить сроки исполнения задач в среднем на 20–25 %, исключив случаи «потери» поручений, зачастую чреватые существенным финансовым или репутационным ущербом.

– Если в систему контроля поручений включены аналитические функции – например, составление рейтинга успешности сотрудников по итогам исполнения поручений, – это позволяет связать систему контроля с материальной мотивацией и повысить заинтересованность сотрудников в своевременном и качественном исполнении поручений.

– Внедрение корпоративного стандарта планирования и бюджетирования времени помогает найти до трех-шести часов дополнительного времени в неделю у каждого руководителя, что эквивалентно экономии примерно 10 % фонда оплаты труда. При этом рост эффективности управления за счет прозрачности времени и трудозатрат составляет от 10 до 25 %.

– Внедрение корпоративного стандарта коммуникаций позволяет сократить бюрократическую переписку в среднем на 15–30 %, что дает экономию до 10–15 % рабочего времени сотрудников.

– Внедрение стандарта работы секретариата позволяет сделать более комфортной и эффективной работу топ-менеджеров, практически не требуя затрат их личного времени и смены рабочих привычек.

– Корпоративный стандарт тайм-менеджмента, задающий управленческую инфраструктуру работы 2.0, при внедрении стоит на трех китах: письменном документе (стандарте, регламенте); настройках ИТ-системы; людях, обученных на основе стандарта.

Глава 6. Техническая инфраструктура работы 2.0

 Инструменты проведения видеоконференций

 Оборудование, необходимое для удаленной работы

 ИТ-решения, поддерживающие удаленное управление

Внедрение методов работы 2.0 невозможно без хорошо настроенной ИТ-инфраструктуры. Хранение информации на стационарных компьютерах сотрудников, захламленные сетевые папки и прочее наследие каменного века в управлении корпоративной информацией уже не могут быть терпимы. Для удаленного контроля нужна максимально прозрачная документация, задачи, календари сотрудников и т. п. Плюс следует осваивать специальные средства удаленного общения, проведения видеоконференций и т. п.

В этой главе мы рассмотрим необходимую и достаточную информационную инфраструктуру для компании, активно применяющей технологии онлайн-работы. Малый и средний бизнес в России обычно находится на стадии поиска или внедрения ИТ-систем, которые будут описаны в этой главе; у средних и крупных корпораций эти ИТ-системы, как правило, уже внедрены, но часто используются далеко не на сто процентов их возможностей.

Важно заметить, что выбор инструментов, которые описываются в этой главе, обусловлен исключительно моим субъективным мнением, личным опытом, практикой работы нашей компании и сотен компаний – наших клиентов. С ИТ-заинтересованными читателями я с удовольствием поспорю в своем блоге на темы «почему именно Скайп, а не SIP-сервер», «какие еще 217 удобных онлайн-сервисов существуют кроме Webex.com и Вебинар. ру» и т. п. Но в этой книге такие тонкости затрагивать не буду.

Итак, молоток, отвертка и ножовка, которые я предложу в этой главе, не идеальны, не единственно возможны, им есть масса альтернатив. Но они позволяют миллионам людей и сотням тысяч компаний уверенно забивать гвозди, закручивать шурупы и распиливать доски. Помогут и вам[16].

Скайп