Разработчики Zotero подчеркивают, что изначально проект создавался как менеджер библиографической информации, необходимой для последующего корректного цитирования с грамотно выполненными ссылками на источники. Впоследствии функции дополнения были значительно расширены, однако такой подход остается фирменной чертой Zotero и поныне. Основной «единицей хранения» в менеджере остается описание ресурса, к которому могут быть присоединены различные файлы. Предлагается три варианта создания новой записи. Первый – автоматическая генерация записи при захвате файла или веб-страницы. Второй вариант создания записи в базе данных – добавление нового объекта по его идентификатору. В этом качестве может выступить один из поддерживаемых типов кодов: ISBN (международный код книжного издания), DOI (идентификатор цифрового объекта) или PubMed ID (идентификатор, применяемый для статей медицинской и биологической тематики). При использовании любого из этих идентификаторов Zotero обращается к соответствующим онлайновым каталогам и загружает полное библиографическое описание необходимого пользователю объекта. К сожалению, книги на русском языке в таком режиме находятся нечасто, что серьезно снижает ценность этого, безусловно, полезного инструмента.
Наконец, запись можно составить и в полностью ручном режиме, не прибегая к помощи автоматики. Для упрощения этого процесса предлагается подборка встроенных шаблонов описания для различного типа контента (книга, статья, патент, карта и другие).
К такой записи в базе может быть присоединен широкий спектр типов файлов: электронные книги и отдельные документы, веб-страницы, мультимедиа-файлы, изображения и многое другое.
Zotero умеет сохранять как ссылки на веб-страницы, так и страницы целиком. Для сохранения веб-страницы на панели Zotero предназначена кнопка. Создать новый документ с текущей страницы. При щелчке на ней в базе создается новая запись и к ней присоединяется так называемый «снимок» страницы, другими словами – ее локальная копия Zotero также пытается автоматически определить и заполнить как можно больше элементов этой записи: заглавие, автора, время создания и ряд других. При этом используются метаданные сохраняемого файла.
Многие менеджеры сохранения веб-страниц умеют захватывать не только страницы целиком, но и отдельные блоки контента. Обычно пользователю предлагается просто выделить на странице нужный фрагмент, который и сохраняется в базе. Разработчики Zotero пошли другим путем. Дело в том, что Zotero умеет автоматически находить и «подхватывать» как отдельные элементы, так и размещенные на веб-страницах данные в форматах RDF, COinS, а также в специализированных форматах библиографических описаний Dublin Core XML и MARC. Это особенно актуально для онлайновых каталогов, поскольку в данном случае интерес представляют именно отдельные записи, а не содержащие их страницы.
Узнать о возможности захвата таких данных можно по появлению в адресной строке браузера значка Zotero. Если же этот значок приобретает вид папки, это означает, что менеджер способен захватить сразу несколько отдельных объектов на открытой в данный момент веб-странице. Щелчок на значке в данном случае открывает диалоговое окно, в котором можно выбрать сохраняемый контент.
Для автоматического извлечения информации со страниц используются модули, называемые трансляторами (translators). Существует две группы трансляторов: универсальные и специализированные под конкретный сайт. Поскольку менеджер Zotero ориентирован на библиографическую информацию, в списке поддерживаемых сайтов преобладают онлайновые каталоги различных научных библиотек. Кроме того, работу с данным приложением поддерживают некоторые готовые системы. В частности, заявлена поддержка популярного движка WordPress. Для веб-разработчиков предлагаются рекомендации по обеспечению совместимости сайтов с Zotero.
Менеджер Zotero обладает возможностью полнотекстового индексирования сохраненных с его помощью PDF-файлов. Для этого служат внешние приложения, которые связываются с Zotero. Рекомендуется использование «опенсорсовых» пакетов pdfinfo и pdftotext. При настройке Zotero доступен параметр, отвечающий за скачивание и автоматическую установку этих пакетов, если они не были найдены на компьютере пользователя.
При импорте PDF-файлов Zotero предлагает провести поиск информации о сохраняемом файле в базе Google Scholar. Если такой поиск завершится успешно, все необходимые поля описания будут заполнены автоматически.