Предпринимательская деятельность

Учет и контроль затрат. Под оперативным учетом затрат понимается их единообразное отражение в цеховых учетных формах с заданной периодичностью и заданным сроком готовности данных. По своей структуре учетная форма должна строго совпадать с плановой формой (цеховой сметой), быть ее зеркальным отражением. Иными словами, учетная форма должна обеспечивать возможность прямого сравнения плановых и фактически достигнутых показателей. В этом состоит один из важных элементов всей системы управления затратами, а именно контроль с учетом планируемого и фактического периода.

Учет затрат с заданной периодичностью означает необходимость отражать в учетной форме все практически произведенные затраты за определенный интервал времени (например, за неделю). На практике некоторые виды затрат учитываются за более длительные промежутки времени. Так, акт приемки-передачи выполненных по капитальному ремонту работ может составляться в конце месяца. Следовательно, в системе оперативного учета затрат необходимо предусмотреть возможность поэтапной оценки выполненных работ с длительностью этапа в одну неделю.

С другой стороны, нужно единообразно определить и срок готовности данных для учета. Если учет осуществляется с недельной периодичностью, то сроком готовности данных может стать понедельник следующей за отчетной недели. Реализация названных принципов оперативного учета объективно требует введения некоторых дополнительных документов (недельных справок и актов), которые служат документальной основой введения данных в систему оперативного учета затрат.

Корректирующие воздействия. Корректирующие воздействия преследуют три основные цели:

1) поддержание соответствия между фактическим расходом ресурсов и их нормативно-плановым расходом;

2) достижение экономии за счет снижения расхода ресурсов по сравнению с нормативным расходом без снижения полезного эффекта затрат;

3) приведение объема и графика расходования ресурсов в соответствие с изменяющимися производственными и финансовыми возможностями предприятия.

2. Выявление существующих проблем (диагностика).

Как правило, на практике выявление существующих проблем сводится к определению причин:

♦ недостаточной оперативности учета;

♦ отсутствия надежных критериев оценки эффективности деятельности в области управления затратами;

♦ неразвитости системы мотивации.

3. Описание желательной модели управления затратами. Исходя из сказанного желательная модель управления затратами на предприятии основывается на следующих принципах:

♦ обычная классификация затрат на переменные и постоянные дополняется классификацией затрат на регулируемые и нерегулируемые данным центром ответственности;

♦ разрабатывается система норм и нормативов по конкретным позициям статей затрат;

♦ внедряется система планирования, расчета и факторного анализа отклонений фактических значений от плановых;

♦ устанавливается ответственность руководителя центра затрат за выполнение плановых заданий по регулируемым видам затрат;

♦ устанавливается порядок сбора и передачи данных;

♦ выстраивается система управленческого учета, обеспечивающая поступление данных в режиме реального времени по мере формирования первичных документов по затратам;

♦ разрабатывается и внедряется система поощрения за достижение экономии затрат.

4. Построение информационной системы. Основой модели управления затратами становится информационная система, обеспечивающая оперативный сбор, анализ и передачу данных. Такая система реализуется на компьютерах центров затрат в виде системы электронных таблиц в среде Excel. Система электронных таблиц называется «Форма оперативного учета и контроля» и включает два базовых элемента – сводный лист и поля ввода данных.