Попутно отметим, что удачно решать свои разведывательные задачи помогал ему сам способ передачи дипломатических депеш. Радио тогда ещё не было изобретено, но зато существовал телеграф. Собственными телеграфными станциями посольства не располагали — слишком дорого, и дипломаты, естественно, были вынуждены прибегать к услугам общегородских, разумеется центральных, телеграфных станций. Например, посол Великобритании или Франции, зашифровав текст послания своему министру иностранных дел, запечатывал его в конверт и отправлял с курьером на Центральный Петербургский телеграф. Там конверт с депешей ждал и перехватывал специальный чиновник «чёрного кабинета», он аккуратно его вскрывал и тщательно переписывал всю зашифрованную часть послания — цифирь. После этого он также аккуратно запечатывал конверт с текстом, отправлял его по назначению почтовому оператору, а копию шифрованного текста со срочным курьером переправлял криптографам канцелярии Министерства иностранных дел. Если шифр был уже взломан, то криптографы быстро переводили цифирь на понятный русский язык и доставляли текст непосредственно министру иностранных дел России. Если шифр был новый, то они приступали к его расшифровке. Тогда, чтобы облегчить задачу, их снабжали как можно большим количеством открытых исходных текстов из того же источника. Впрочем, шифры тогда были не такими уж и сложными, а русские математики всегда славились своими способностями. Примерно так же, по принципу взаимности, поступали и в Берлине, и в Париже, и в других европейских столицах, так что секретные депеши русских дипломатов тоже могли вскрываться и расшифровываться.
Департаменты делились на отделения и
Департамент внутренних сношений ведал консульскими и юридическими вопросами, во главе его стоял опытный человек — барон Ф. Р. Остен-Сакен, привлекавший к себе всеобщее внимание тем, что не ходил в здании министерства, а бегал трусцой.
Департамент личного состава и хозяйственных дел (ДЛСиХД) министерства (по-нашему, административно-кадровый отдел) возглавлял М. Н. Никонов — типичный чиновник и пользовавшийся, по мнению сотрудников, дурной репутацией в денежных делах. Через департамент шло финансирование всех посольств, миссий и консульств, так что деньги к Никонову могли «прилипать» вполне свободно. Потом Никонова сменил аккуратный и тщательный во всём, высокий, представительный, краснощёкий остзейский барон К. К Буксгевден, по воспоминаниям современников, всегда приветливый и с постоянной самодовольной улыбкой на лице. Барон одновременно имел придворное звание шталмейстера и в официальных случаях являлся — к вящему изумлению молодёжи — в вицмундире и сапогах со шпорами.
При Н. К. Гирсе товарищем министра был Н. П. Шишкин, в то время как граф В. Н. Ламздорф считался ведущим советником министерства. Граф специализировался на составлении всех важных документов, в том числе и всеподданнейших докладов и был для Гирса незаменимым сотрудником. Продолжал работать горчаковский коллегиальный орган — Совет министерства, в который, в частности, входил профессор Ф. Ф. Мартенс (1845–1909), крупный юрист и знаток международного права, неизменный консультант министерства на всех переговорах и при заключении международных договоров, включая Портсмутский. Он оставил после себя фундаментальный труд «Современное международное право цивилизованных народов», оформленный в курс лекций, а также множество других публикаций, статей и трудов.
Судя по отзывам современников, профессор был о себе высокого мнения и иногда любил «пощеголять» своими знаниями. Статс-секретарь Государственного совета А. А. Половцов в своих мемуарах описывает заседание 18 февраля 1885 года Русского исторического общества, членом которого являлся Ф. Ф. Мартенс: «Мартенс душит нас рассказом, достойным сельского школьного учителя, о сношениях России с Пруссией во время Отечественной войны. С трудом прерываю этот педантический, бездарный рассказ…»
На 1902 год Министерство иностранных дел России имело следующую структуру: