Полное руководство по Microsoft Windows XP

Работа с папками

Папки – это один из инструментов, используемых для упорядочивания почтовых сообщений. В программе Outlook Express предусмотрены пять основных папок. Папка Входящие (Inbox) принимает все новые письма. Папка Исходящие (Outbox) хранит письма, которые вы собираетесь отправить. В папке Отправленные (Sent Items) содержатся копии писем, которые вы послали другим пользователям. В папке Удаленные (Deleted Items) находятся все сообщения, удаленные из других папок. Наконец, папка Черновики (Drafts) включает письма, которые вы пишете в данный момент и планируете отправить позднее. Другими словами, эта папка служит для дальнейшего исправления текста сообщений.

Вы можете использовать шесть команд при работе с папками, выбрав Файл → Папка (File → Folder). В следующем списке объясняется действие каждой команды:

• Создать (New). Используется для создания новой папки;

• Переместить (Move). Перемещает папку из одного места в другое. С помощью этой команды можно создать иерархию папок, если вы хотите упорядочить почту по типу проекта или содержимому;

• Переименовать (Rename). Позволяет переименовать папку;

• Удалить (Delete). Служит для удаления ненужных папок. Нельзя удалить четыре заданные по умолчанию папки;

• Сжать (Compact). Outlook Express не восстанавливает место, занятое старыми сообщениями, пока вы не сожмете соответствующую папку. Опция позволяет сжать только указанный файл. Используйте эту команду после удаления нескольких сообщений, если не хотите тратить время на сжатие других папок;

• Сжать все папки (Compact All Folders). Позволяет сжать все папки с помощью одной команды.

Я обычно упорядочиваю сообщения по проекту. Для каждого проекта применяется отдельная папка. Таким образом, после завершения проекта я просто удаляю соответствующую папку.

Рассмотрим процесс создания новой папки. Выполните команды Файл → Папка → Новая (File → Folder → New), чтобы вызвать диалоговое окно Создать папку (Create Folder). Введите имя новой папки, выделите место в иерархии папок, где вы хотите разместить ее, и нажмите OK. Новая папка появится в окне Outlook Express.

Чтобы переместить сообщение из папки Входящие в другую, воспользуйтесь командой Правка → Копировать в папку (Edit → Copy To Folder) или Правка → Переместить в папку (Edit → Move To Folder). После того как вы выберете какую-либо из этих опций, появится список папок. При выполнении команды Копировать в выделенное сообщение остается в текущей папке, а его копия помещается в новую папку. Можно также перемещать и копировать сообщения методом перетаскивания, используемым в Проводнике.

Отправка электронного письма

Когда вы установите и настроите приложение Outlook Express, то сможете отправлять сообщения. Нажмите кнопку Создать сообщение (Create Mail); появится диалоговое окно Создать сообщение (New Message). Я расскажу о кнопках панели инструментов, потому что они предоставляют ряд свойств:

• Отправить (Send). Эта кнопка отправляет только что созданное сообщение, используя учетную запись, заданную по умолчанию. Прежде чем отправить сообщение, следует указать получателя письма в поле Кому (To). Кроме того, Outlook Express проверяет наличие темы в поле Тема (Subject). Вы можете не указывать тему письма и нажать кнопку Да, когда Outlook Express спросит, хотите ли вы отправить письмо без темы;

• Вырезать/Копировать/Вставить (Cut/Copy/Paste). Действие этих трех кнопок такое же, как и в других приложениях Windows. Разрешается вырезать или копировать информацию в буфер или вставить ее из буфера в сообщение;

• Отменить (Undo). В Outlook Express предусмотрен один уровень возврата, поэтому вы можете отменить только последнее действие. Второй щелчок по кнопке Отменить возвращает отмененное действие;

• Проверить (Check). Если вам не хочется запоминать изощренные почтовые адреса, просто введите имя нужного человека и затем нажмите кнопку Проверить имена (Check Names). Появится диалоговое окно Проверить имена (Check Names), где содержится список подходящих имен, которые программа Outlook Express нашла в вашей адресной книге. (Если подходит только одно имя, Outlook Express автоматически вставит его.) Выделите имя необходимого получателя и нажмите кнопку OK; Outlook Express добавит полную форму имени в заголовок сообщения. Если программа не найдет такого имени, она предложит добавить имя в адресную книгу;

• Правописание (Spelling). Вы можете настроить Outlook Express для автоматической проверки правописания или применять эту кнопку перед отправкой письма. В обоих случаях Outlook Express проверяет орфографию, а не грамматику;