Набор инструментов для управления проектами

Время использования. Неформальный SWOT-анализ малого проекта, выполняемый квалифицированной командой, занимает от 10 до 15 минут, но формальный детальный анализ большого проекта может потребовать многих часов – также при квалифицированной команде. Неудивительно, что с ростом размера, сложности и численности команды проекта увеличивается и время выполнения его SWOT-анализа.

ВАМ ХВАТИТ 10 МИНУТ

«Когда я впервые столкнулся с таким инструментом, как SWOT-анализ проекта, я был приятно удивлен и, честно говоря, очень горд собой. В течение длительного периода я применял этот анализ в своих проектах, не зная о том, что существует формальный инструмент такого типа. У меня – менеджера множества малых проектов – никогда не было времени для составления формального письменного анализа. Поэтому я (совместно с членами моей команды) выполнял его неформально, устно, тратя всего 10 минут или около того. Мы называли это оцениванием рисков. Но такой анализ работал, и работал очень хорошо». Приведенный рассказ менеджера малых проектов в высокотехнологичной компании – не единичный случай. Многие менеджеры делают то же самое. Прежде чем затевать проект, найдите существующие разрывы. Сделайте их видимыми. Попросите руководителя помочь вам сократить или закрыть разрывы. И если это требует лишь 10 минут – найдите их в своем забитом до отказа расписании.

Выгоды. Наиболее удачные предприятия строятся на способности учитывать сильные стороны, уменьшать слабые стороны, использовать благоприятные возможности и нейтрализовать угрозы [18]. Менеджеры проектов, работающие на несколько фронтов в условиях постоянной нехватки времени, слишком часто не принимают во внимание этот опыт. Напротив, они с головой уходят в детальное планирование, не рассмотрев сильные и слабые стороны проекта, благоприятные возможности и опасности, а также сопутствующие им разрывы. Именно это – область применения SWOT-анализа, который выдает четкую картину сопутствующих проекту разрывов. Следовательно, ценность такого анализа заключается в том, что он:

• обеспечивает наилучшее позиционирование проекта – то есть такое позиционирование, которое дает проекту возможность воспользоваться конкретными сильными сторонами и благоприятными возможностями при одновременной минимизации слабых сторон и угроз;

• вскрывает те сильные стороны, которые еще не использованы в полной мере, и те слабые стороны, которые могут быть скорректированы;

• обращает внимание руководства на значительные разрывы, которые способны поставить проект под угрозу, и позволяет заручиться его поддержкой в закрытии разрывов и снижении риска неудачи;

• отводит интересам клиента главную роль при идентификации и закрытии разрывов.

Преимущества и недостатки. К основным преимуществам SWOT-анализа относятся:

• акцентирование. Анализ показывает стратегические разрывы, тем самым обеспечивая реализацию принципа «предупрежден – значит вооружен»;

• упреждающий характер. Анализ помогает сформировать такой образ мышления, при котором «прикрыться щитом никогда не бывает слишком рано». Заблаговременное информирование о стратегических разрывах дает возможность проработать альтернативные сценарии выполнения проекта и подготовиться к вступлению в области, наиболее опасные для проекта.

Что касается недостатков SWOT-анализа, то часть из них перечислена ниже:

• затраты времени. Найти время на проведение анализа иногда может быть проблематично;

• сложность выполнения. Многие проектные команды имеют навыки работы в пределах тактических горизонтов, однако испытывают затруднения при необходимости выйти в открытое море стратегического анализа;

• угрожающий характер. Некоторые команды считают опасным сообщать руководству о слабых сторонах проекта. К тому же многие не любят признаваться в своих ошибках, а анализ – как раз то самое средство, которое может эти ошибки показать.