Малый автосервис: Практическое пособие

Для внедрения такого метода оплаты учитывают несколько факторов. Первый – базовая зарплата должна выплачиваться только за достижение минимального уровня плановых заданий и составлять 25~50 % общей зарплаты. Стимулирующие части оплачиваются как можно скорее, после того как они заработаны, обычно ежемесячно. Если менеджер поощряется за обеспечение получения прибыли нетто, ему открывают доступ к отчетной финансовой документации по итогам работы сервисной службы, чтобы он имел возможность контролировать расходы. Наконец, если сервис-менеджер также ответственен каким-либо образом за службу запасных частей, оплата должна отражать и эту работу.

Другой формой стимулирующих бонусов для сервис-менеджеров и руководителей других служб является годовой бонус вместо или вместе с месячным. Еще один способ поощрения – выплата определенного процента от прибыли всей фирмы, а не только от прибыли службы. Это поощряет сотрудничество между отделами, но есть опасность того, что не все службы вносят пропорциональную долю усилий в общую прибыль. Может возникнуть чувство несправедливости, но все определяется конкретной ситуацией.

Предупреждение злоупотреблений персонала

Не только малые, но и крупные фирмы разоряются из-за воровства их работников в сочетании с неблагоприятной ситуацией на рынке. Например, как утверждают некоторые публикации, в США хищения персонала у владельцев предприятий составляют от 15 до 25 миллиардов долларов ежегодно. Объясните служащим, что если кто то из них ворует у вас, то работу в итоге потеряют все.

Во избежание недоразумений и злоупотреблений храните печать у себя и не оставляйте никому проштампованных документов, бланков и пустых листов. На всех документах печать ставится на строчках, где предусмотрены подписи руководителя и главного бухгалтера, сразу после текста, во избежание внесения в документ различных дополнений после его утверждения. Выполнение данных рекомендаций позволит вам быть уверенным в отсутствии неутвержденных, незарегистрированных документов, незафиксированных операций.

Важнейшим объектом бухгалтерского учета является учет кассовых операций, так как они связаны с наличными деньгами и вероятность злоупотреблений здесь велика. Устанавливайте сроки проверки кассы не реже одного раза в квартал, во время которых проводится внезапная ревизия с пересчетом всех денег и других ценностей, хранящихся в кассе, о чем составляется акт. При обнаружении недостачи она обычно относится на материально ответственное лицо, излишки же – на финансовую деятельность предприятия, т. е. считаются его доходом.

Поскольку на небольших предприятиях главный бухгалтер часто выполняет обязанности кассира, то при невнимательном обращении руководителя с печатью и образцами своей подписи возможны злоупотребления: оформление документов на выдачу денег и передача средств подставному лицу. При свободном доступе к кассовым документам и бухгалтерским регистрам можно легко осуществить подтасовку и оформление несуществующих документов. Во избежание этого, а также для взаимного контроля рекомендуется поручить обязанности кассира другому лицу и не ставить печати и подписи на незаполненных бланках.

Кассовые операции проверяется по кассовой книге, прошнурованной, пронумерованной, опечатанной и заверенной подписями. В ней фиксируются все факты поступления и выдачи наличных денег, по результатам которых на конец дня или отчетного периода (3~5 дней, если оборот не превышает 500 рублей) выводятся остатки денежных средств в кассе. Так как кассир ведет кассовую книгу в двух экземплярах под копирку (второй отрывной экземпляр служит отчетом кассира и сдается в бухгалтерию), то при проверке они должны совпадать. В кассовых документах должны отсутствовать малейшие подчистки, помарки, а в кассовых ордерах – и оговоренные исправления, которые здесь не допускаются. Для контроля учета кассовых операций руководитель может сверить суммы поступающих и расходуемых денежных средств по каждому отчету кассира с суммами, зафиксированными в бухгалтерских регистрах. Может быть подвергнута проверке арифметика (полная или частичная) при подсчете оборотов (сумм поступивших или выданных денег).

Большая часть расчетов между предприятиями осуществляется безналичным путем и контроль просто необходим. Злоупотребления возможны и в этой области учета. Наиболее распространенными из них является краткосрочное кредитование посторонних предприятий за вознаграждение, например бухгалтеру. Кроме того, возможны перечисления денег не по назначению или даже в оплату личных нужд или на счета подставных лиц. Во избежание этого бланки платежных поручений необходимо подписывать после их заполнения и проверки оснований на перечисление денег.

Для осуществления контроля проверяют выписки с расчетного счета. Сверяются даты выписок, определяется все ли они имеются в наличии (на каждой, кроме ее даты, фиксируется дата предыдущей). Кроме того, сверяется соответствие сумм остатков на начало дня последующей выписки с суммой на конец дня предыдущей, которые должны совпадать (т. е. должна присутствовать непрерывная цепочка перечислений). Проверяются также оправдательные документы, соответствие их сумм суммам выписок. При проверке операций по расчетному счету просматриваются книги учета платежных требований, поручений. Эти сводные документы должны соответствовать первичным (реквизиты, суммы). Кроме того, должны быть в наличии основания, отражаемые в платежных документах (счета, накладные, акты приемки-передачи, договоры), и суммы должны также соответствовать перечисленным или полученным суммам средств. Подвергаются контролю и чеки, которыми осуществляются расчеты, к ним тоже должны прилагаться оправдательные первичные документы.

Сальдо (остаток) средств на расчетном счете на конец отчетного периода должно соответствовать сумме средств на счете согласно банковской выписке на эту дату, а также разности дебетовых и кредитовых оборотов за отчетный период. Эта величина отражается в активе баланса по строке “Расчетный счет”.

Злоупотребления в использовании подотчетных средств возможны при отсутствии или невнимательном текущем контроле за выдаваемыми авансами и списанием их из подотчета. Могут быть выданы деньги на нецелесообразные расходы, списанные в дальнейшем по несуществующим документам или при отсутствии их. Средства могут быть выданы и подставным лицам. Во избежание этого рекомендуется подписывать расходные кассовые ордера на выдачу подотчетных сумм, предварительно ознакомившись с основаниями расходов (их сметой), в таком же порядке и утверждать отчеты, а ведение кассовых операций поручить не главному бухгалтеру.

При проверке учета данных операций руководителю следует просмотреть авансовые отчеты, на основе которых из подотчета работником списываются соответствующие суммы. Отраженные в отчетах выданные авансы должны соответствовать суммам, указанным в расходных кассовых ордерах, реквизиты которых зафиксированы в данном отчете. То же относится и к денежным средствам, выданным в погашение перерасхода. Суммы же остатков средств, внесенных после сдачи авансового отчета в кассу, должны быть равны суммам, указанным в соответствующих приходных кассовых ордерах. Кроме того, на данных документах проверяются печати и подписи, утверждающие их, а также выборочно арифметика.

При отсутствии контроля за данными операциями, излишнем доверии главному бухгалтеру возможно неоправданное кредитование поставщиков и подрядчиков, что наносит прямой ущерб предприятию. Поэтому следует быть предельно внимательным при акцепте счетов поставщиков, подрядчиков. При проверке операций с поставщиками и подрядчиками руководитель сверяет суммы оплаченных платежных поручений с суммами соответствующих им счетов, накладных, договоров и других первичных документов, при этом форма расчетов должна соответствовать форме, определенной в договоре. Сверяются также основания перечисления средств, количество товара или объемы работ, услуг, отраженных в платежных, первичных документах. При несоответствии товаров, работ по количеству, качеству проверяются акты. Так как данный учет ведется по каждому предъявленному счету, а при расчетах плановыми платежами – по каждому поставщику и подрядчику, то по бухгалтерским регистрам можно судить о задолженности конкретно каждому поставщику, подрядчику.

В случае отсутствия контроля за операциями с заработной платой могут быть случаи завышения начисленных сумм, выплаты подставным лицам, а также возможны злоупотребления при выдаче денег. Их можно предотвратить, если сверять основания с начисленными суммами, подписывать ведомость к оплате после полного ее заполнения с указанием общего итога выплачиваемых средств. Многие возможности хищений аннулируются при назначении кассиром не бухгалтера, а также внезапная ревизия кассы. Контроль за платежными поручениями на перечисления средств заработной платы на счета в банк предотвращает незаконные перечисления, при этом просматриваются основания, сверяются их суммы.

Контроль за расчетами по заработной плате следует начинать с проверки расчетно-платежной ведомости (первичный документ), которая подписывается руководителем до выдачи причитающихся средств. При этом начисленные суммы по каждому работнику должны соответствовать суммам трудовых соглашений, договоров подряда, а также окладам согласно штатному расписанию или ставкам, установленным для повременщиков. Проверяются суммы удержаний, их основания, итоги средств, подлежащих выплате. Руководитель должен знать, что удержание подоходного налога обязательно у всех работающих на предприятии, в том числе у лиц, выполняющих работы по договорам подряда и другим договорам гражданско-правового характера. Обязательным является и сообщение о полученных средствах в налоговую инспекцию по месту прописки работника для его правильного налогообложения. Общие суммы выплачиваемых средств должны совпадать с итогом, отраженным по всей ведомости и утвержденным руководителем. Итог суммы, подлежащей выплате по всем ведомостям на какую-то дату, должен соответствовать сумме данного приходного кассового ордера, а сумма выплаченных средств (отраженная в конце ведомости) – сумме расходного кассового ордера.

Кроме неправильного учета операций с основными средствами, например, завышения первоначальной стоимости, а следовательно, и начисленного износа, относимого на себестоимость продукции (как следствие – уменьшение налогооблагаемой прибыли), или же начисления износа после полного перенесения первоначальной стоимости на затраты производства, возможны также некоторые злоупотребления в этой области.

Принятые на учет основные средства по сильно заниженной оценке в дальнейшем могут быть списаны по несуществующим причинам на убыток или же на ответственное лицо, что влечет за собой хищения имущества предприятия. Либо же объекты основных средств, списанные как негодные к эксплуатации на ликвидацию, могут стать средством обогащения некоторых лиц. Во избежание этого рекомендуется на предприятии в обязательном порядке создать инвентаризационную комиссию, в обязанности которой кроме проведения инвентаризаций входит определение стоимости основных средств при их выбытии, ликвидации, целесообразность ликвидации. Необходимо подписывать акты приемки-передачи, ликвидации основных средств, предварительно ознакомившись с заключениями инвентаризационной комиссии по этому поводу или договорами на приемку, покупку, продажу данных объектов, а так же осуществлять текущий контроль за данной областью учета, создать условия, определяющие невозможность хищений основных средств.

Во избежание хищений МБП, неправомерного списания их на производство непосредственно или за счет износа необходимо следить за нормами расхода, а также утверждать акты ликвидации после ознакомления с заключениями инвентаризационной комиссии.

В целях обеспечения сохранности МБП на предприятии должен быть организован контроль за их движением. Для этого используются карточки учета МБП, личные карточки учета спецодежды, спецобуви, в которых фиксируется их приобретение по некоторой стоимости, начисление износа, отнесение в подотчет ответственного лица, списание по какой-либо причине. Кроме того, списание МБП оформляется актом, подписываемым руководителем. Суммы в денежном выражении всех поступающих за какой-то период МБП должны быть равны суммарной стоимости отдельных МБП, отражаемых в карточках по их учету.

На складах бывают хищения товаров при распаковке и упаковке, хищения целых грузовых мест при доставке груза от перевозчика или перевозчику. Эти способы создают видимость недостач, с которыми долго разбираются между собой поставщики и получатели. Возможны хищения товаров прямо из ячеек в расчете на то, что при большом количестве товаров в ячейке недостачу обнаружат не скоро.

Известны способы хищения и руководителями разного уровня под предлогом отправки образцов на испытания или анализ.

Приписки по сговору с поставщиками якобы закупленного товара, израсходованного затем для внутренних потребностей предприятия: на ремонт помещений или оборудования – один из способов выкачивания средств из предприятия. Многие случаи хищений возможны лишь при беспрепятственном выходе с территории склада. Поэтому при наличии риска хищений необходимо вводить личный досмотр сотрудников, проверку их сумок или автомобилей, однако эти меры необходимо закрепить соглашением с профсоюзной организацией или в коллективном договоре.

В большинстве случаев со склада ничего просто так не пропадает, для хищений нужен помощник, имеющий необходимые полномочия. Поэтому, кроме подписи кладовщика на приходных и расходных документах, должна быть подпись бухгалтера. Комплектовать заказы к отгрузке не должны сотрудники, занимающиеся приемкой товара.

Для противодействия хищениям обязательно документирование всех приобретаемых товаров и материалов, независимо от того, проходили они через склад или нет.

Во избежание хищений товаров рекомендуется внимательно относиться к списанию материалов и их денежной оценке. Контроль за движением материалов осуществляется начиная с проверки сумм, отражаемых в сопутствующих им документах (чеки, счета, акты, справки, накладные на внутреннее перемещение), приходных ордерах, карточках складского учета материалов. В случае выбытия материалов (отпуск их в производство, на сторону для переработки, реализации) сверяются суммы в карточках (при соответствующих расходах) с суммами в документах на расход материалов (расходные накладные) либо же с суммами, отраженными в отчете о выпуске продукции, выполнении работ. При утверждении данных отчетов следует помнить, что они являются основанием для списания материалов, поэтому необходима проверка соответствия их расхода действующим на предприятии нормам. Кроме того, при контроле учета материалов следует сверять количество материалов и их отражение в денежной оценке, соответствие цен.

Настоятельно необходимо проводить периодические внезапные контрольные выборочные проверки соответствия запасов тех или иных товаров данным учета. Причем обязательно такие проверки должны проводить члены постоянной инвентаризационной комиссии, не работающие на складе.

Во избежание хищений материалов рекомендуется иметь в штате заведующего складом или кладовой, с которым заключить договор о материальной ответственности; он и будет осуществлять первоначальный контроль за движением материалов (в дальнейшем – взаимный контроль). Необходимо обеспечить условия по охране склада, а также внимательно относиться к списанию материалов (денежной оценке). Оперативному выявлению недостач о этой области учета способствуют внезапные инвентаризации.

Контроль за движением материалов осуществляется начиная с проверки сумм, отражаемых в сопутствующих им документах (чеки, счета, акты-справки, накладные на внутреннее перемещение), приходных ордерах, карточках складского учета материалов. В случае выбытия материалов (отпуск их в производство, на сторону для переработки, реализации) сверяются суммы в карточках (при соответствующих расходах) с суммами в документах на расход материалов (расходные накладные) либо же с суммами, отраженными в отчете о выпуске продукции, выполнении работ. При утверждении данных отчетов следует помнить, что они являются основанием для списания материалов, поэтому необходима проверка соответствия их расхода действующим на предприятии нормам. Кроме того, при контроле учета материалов следует сверить количество материалов и их отражение в денежной оценке, соответствие цен.