Магия таблиц. 100+ приемов ускорения работы в Excel (и немного в Google Таблицах)

=СЧЁТЕСЛИ(A$2:A$30; A2)<=1

Сортировка данных

Сортировка данных — упорядочивание по значениям в одном или нескольких столбцах. Без этой операции никуда: а как иначе посмотреть топ продаж по какому-либо параметру (городам, товарам и т. д.)? Это помогает упорядочить таблицу, анализировать данные становится проще.

Быстрее всего отсортировать данные по возрастанию или убыванию можно на вкладке «Данные».

Выделяем ячейку в том столбце, по которому нужно отсортировать, и нажимаем соответствующую кнопку. Так будет выглядеть начало нашего списка сделок после сортировки по возрастанию (от старых к новым) по столбцу D.

Если вы часто прибегаете к такой быстрой сортировке (по одному столбцу), можно добавить кнопки для сортировки на панель быстрого доступа.

Кроме того, сортировать можно с помощью фильтра (о нем ниже).

А если простой сортировки по одному столбцу недостаточно, открывайте окно «Сортировка» (одноименная кнопка на ленте).

Здесь есть возможность сортировать по нескольким столбцам. Допустим, мы хотим упорядочить таблицу по клиентам, а в рамках каждого клиента — по сумме, чтобы самые крупные сделки были сверху. Тогда мы добавляем два соответствующих уровня сортировки в этом окне — сначала компанию, а затем, нажав кнопку «Добавить уровень» (Add Level), — сумму.

Результат:

В «Параметрах» в сортировке есть две опции: можно сортировать не строки, а столбцы и учитывать регистр текста при сортировке.

Сортировка с помощью пользовательских списков

Не всегда нужно сортировать данные по алфавиту.

Возможно, вы уже обращали внимание, что месяцы или дни недели сортируются не по алфавиту, а в правильном (хронологическом) порядке. Это происходит потому, что в Excel встроены соответствующие списки для сортировки — с короткими и длинными названиями месяцев и дней недели. Мы не можем их удалить или изменить, но можем добавлять новые!

Допустим, в вашей компании есть правила сортировки списка филиалов — не по алфавиту. В таком случае стоит создать пользовательский список.

Списки добавляются и удаляются в параметрах Excel → Дополнительно → Общие (раздел в самом конце вкладки «Дополнительно») → Изменить списки (Options → Advanced → General → Edit Custom Lists).

В окне со списками есть списки дней недели и месяцев — их редактировать и удалять нельзя. Но можно добавлять свои.

После добавления сортировка в диапазонах, таблицах и сводных таблицах может осуществляться по такому порядку. Кроме того, список можно создать непосредственно в процессе сортировки. В любом случае нужно выбрать «Настраиваемый список…» (Custom List…) в окне сортировки.

И далее в открывшемся окне выбрать список (или добавить новый).

Еще один плюс пользовательских списков: они работают при протягивании.

В Google Таблицах пользовательских списков нет.

Фильтрация данных

Фильтрация данных — еще одна базовая операция, без которой никуда в Excel или Google Таблицах. Фильтрация — отбор и отображение строк по заданным критериям (текстовым, числовым или даже по цвету ячейки/шрифта).

Фильтр можно установить и снять сочетанием клавиш Ctrl + Shift + L или на ленте инструментов на вкладке «Данные» (Data → Filter).

Кроме того, если вы превращаете диапазон в таблицу — сочетания клавиш Ctrl + L или Ctrl + T, «Вставка → Таблицы» (Insert → Table) или «Главная → Форматировать как таблицу» (Home → Format as Table) на ленте, фильтр создается автоматически (подробнее об этом инструменте мы поговорим в соответствующей главе ниже).

О наличии фильтра на листе нам сигнализируют кнопка «Фильтр» и собственно кнопки фильтра в ячейках с заголовками.

ВЫБОР ОПРЕДЕЛЕННЫХ ЗНАЧЕНИЙ

Теперь можно фильтровать данные. Щелкаем на кнопку в заголовке, чтобы по соответствующему столбцу выбрать значения.

После того как хотя бы в одном столбце выбраны не все значения, то есть фильтрация данных имеет место, визуально происходит следующее: кнопка фильтра в столбце (столбцах) с установленными фильтрами меняется (появляется иконка воронки), цвет номеров строк на листе в тех строках, в которых данные фильтруются, меняется на синий.

Отображаются строки с двумя продуктами из трех — курсами и электронными библиотеками

Чтобы снять фильтрацию в определенном столбце, нажмите «Снять фильтрацию с…» (Clear Filter From) или «Выделить все» (Select All), что сделает все элементы выделенными, а это значит, что фильтрации по столбцу не будет.

Чтобы снять фильтрацию во всех столбцах быстро, проще всего снова нажать Ctrl + Shift + L.

ТЕКСТОВЫЕ ФИЛЬТРЫ

Допустим, нам нужны все сделки с индивидуальными предпринимателями или ООО. Конечно, в нашем случае можно выбрать их и по одному, но что, если клиентов (как это и будет в реальной жизни) намного больше?

Тогда лучше воспользоваться текстовыми фильтрами: в открывающемся списке будет несколько вариантов.