Курс «Маркетинг и продажи трубопроводной арматуры». Модуль 8. Планирование хороших отношений

2.      CROS. Эта разработка программы «Кронос Информ». Это не классическая база данных, а инструмент полноценного поиска в документах. Все найденные документы программа помещает в свою базу данных, после чего в ней можно осуществлять поиск. Базу данных можно оперативно сохранить на внешнем носителе, что выгодно отличает систему от Яндекс Десктоп или Гугл Десктоп.

Достоинства системы: возможность поиска по тексту документов, что отличает ее от Access 2007; экономия дискового пространства за счет сжатия файлов.

Недостатки:

•      Поиск по документам в формате pdf не осуществляется. Учитывая, что в этом формате в Интернет выкладывается масса документов, это накладывает ограничения на работу с этим инструментом;

•      Малая распространенность программы и, как следствие, малое количество специалистов, умеющих с ней работать;

•      Программа работает не со всеми форматами файлов.

3.      Cronos Plus. Это также разработка компании «Кронос Информ». В отличие от системы CROS, имеющей жесткую структуру базы данных, это полноценная реляционная база СУБД. Среди достоинств программы следует отметить возможность поиска информации в нескольких банках одновременно, при этом банки данных могут иметь различную структуру. Программа может работать с многогигабайтными архивами, при этом она обеспечивает сжатие данных. В программе реализована также возможность графического анализа связей объектов. Такие средства позволяют выявлять неявные связи между объектами, действиями, событиями и т.д. Представление данных, имеющих сложную структуру, в графическом виде значительно упрощает работу с информацией. Среди недостатков следует отметить недостаточную распространенность данной программы на рынке.

Организация системы

Идеальным вариантом создания досье организации как части Корпоративной информационной системы предприятия было бы тотальное отслеживание всей информации по всем организациям. Но на практике подобная цель обычно недостижима в силу колоссальных затрат ресурсов на эту работу. Несмотря на наличие ряда рассмотренных выше программ и способов повышения эффективности работы маркетинговых подразделений предприятия, затраты все равно будут велики.

Поэтому дадим несколько рекомендаций, каким образом можно при оптимальных затратах обеспечить получение максимума информации о контрагентах:

1.      Сегментирование клиентской базы. Целесообразно все организации в базе разделить на несколько групп.

Первая группа – проводим все мероприятия по сбору информации в полном объеме. Сюда имеет смысл включить значимых конкурентов; значимых клиентов и значимых поставщиков. Критерии значимости каждая организация определяет для себя самостоятельно.

Вторая группа – в обязательном порядке вносим только ту информацию, которая отражает детали взаимоотношений с этими организациями: реквизиты компании, контактных лиц, структуру компании, контакты, все коммерческие документы. Целенаправленный сбор данных по данной компании не проводится. Сюда можно включить все организации, с которыми ведется хоть какая-то работа:

Третья группа – организации, с которыми работа не ведется или не велась в течение определенного времени. Это как потенциальные контрагенты, так и потерянные организации. Как только контакты с данной организацией начаты или возобновлены, она автоматически должна быть перенесена во вторую группу.

При этом нужно установить в качестве правила, что если появилась информация об организации, она обязательно должна попасть в Досье вне зависимости от того, к какой группе относится организация.

2.      Разграничение доступов. Сотрудники должны получать доступ к информации из досье контрагентов в пределах своей компетенции. Для этого наиболее оптимально использовать давно существующую и положительно зарекомендовавшую себя систему разграничения доступов, которую можно создать вне зависимости от варианта реализации досье.

3.      Структурирование информации в досье. Всю информацию, содержащуюся в досье, целесообразно структурировать таким образом, чтобы она не замедляла работу системы. Наличие дополнительной информации существенно усложняет работу с системой. Недаром часто встречаются советы вносить в карточку организации лишь минимум информации, а все прочее предоставлять по специальному запросу. Например, многие архивные данные можно выводить только в том случае, если пользователь запустит специальную процедуру поиска информации.