Как управлять своим временем

Определение приоритетных направлений

С помощью определения приоритетных направлений своих рабочих заданий или других видов деятельности вы сможете сконцентрироваться на наиболее важных задачах и тем самым не перегружать свое расписание. Распределите свои обязанности на следующие четыре категории.

1. Важные и срочные

Задания, подпадающие под эту категорию, должны выполняться немедленно и считаться наиболее важными и приоритетными.

2. Важные, но не срочные

Эти задания остаются очень важными, но, поскольку они не срочные, вы можете включить их в свой план для выполнения в более отдаленные сроки.

3. Срочные, но не важные

Эти задания доставляют вам больше всего беспокойства, а порою вызывают чувство досады и раздражения, потому что являются срочными для других, но не представляют никакой важности для вас самих. В этом случае вы можете либо отказаться от их выполнения, либо попросить сделать их кого-либо еще, либо попытаться договориться о продлении сроков.

4. Не важные и не срочные

Эти задачи можно спокойно проигнорировать (по крайней мере, до тех пор, пока они не будут перемещены в категории более важных и срочных задач).

Применение стратегий

Стратегии улучшения внешней памяти включают:

• Планирование.

• Постановку целей.

• Налаживание связей.

• Внедрение эффективных систем и процедур.

• Развитие основных навыков и умений.

Помогите своей эпизодической памяти

Вы можете использовать простые средства, помогающие вам вспомнить, что и когда вы делали, такие как дневник или электронный органайзер. Вы можете вести учет рабочих заданий и других своих дел, а также сроков их выполнения с помощью составляемых вами планов своей деятельности. Вы можете даже завести специальный дневник, если хотите сохранить в памяти все детали выполняемых вами действий.

Помогите своей семантической памяти

Улучшение способности к запоминанию фактов и информации может быть достигнуто с помощью упорядоченной системы записи имен, дат, телефонных номеров, адресов и важных бесед. Используйте свой личный магнитофон для записи лекций и конференций, а также своих собственных комментариев. Делайте заметки об интересующих вас событиях и лицах и связывайте их с определенными ассоциациями, которые позволят вам легче их запомнить. Разработайте эффективную систему регистрации документов, чтобы вы всегда могли легко найти необходимый вам источник информации.

Организация повседневных дел

Некоторые простейшие вещи могут превратиться в источник серьезных неприятностей, если вы, например, забудете, куда положили ключи, где оставили свой сотовый телефон, когда вам нужно оплатить счет, на какое время вы договорились о встрече. Это повседневные проблемы, от которых время от времени страдает каждый из нас, однако, их легче всего решить. Все, что вам для этого требуется – организованность и использование определенных вспомогательных средств.

Как повысить свою организованность

• Не теряйте необходимые вам предметы

Постарайтесь выработать в себе привычку класть вещи на свое место. Например, прибейте специальный крючок для ключей в прихожей возле двери и всегда вешайте их туда.

• Сохраняйте важную документацию

Заведите отдельные папки для документов по банковским счетам, налогам, оплате коммунальных услуг и т. д. Эта система поможет вам вспомнить, что вы уже сделали и что еще нужно сделать, а если вы забудете, то всегда сможете проверить, обратившись к соответствующей документации.

• Составляйте списки

Составляйте списки с указанием всех дел, которые вы должны выполнить, не забывая распределять их в приоритетном порядке.

• Определяйте заранее, что вам потребуется на следующий день

Каждый вечер тщательно продумывайте, что вам потребуется в течение следующего дня, и заранее собирайте свою сумку или портфель. Это позволит избежать сборов в последний момент, и вы не забудете дома важных для вас вещей. Составьте список и оставьте его где-нибудь возле двери (при этом позаботьтесь, чтобы он не потерялся) и, выходя из дома, проверьте, что взяли с собой все необходимое.

Использование внешних вспомогательных средств

• Перед поездкой заранее отметьте свой маршрут на карте и не забудьте взять ее с собой.

• Держите блокнот рядом с телефоном, чтобы записывать в него телефонные звонки и сообщения.

• Повесьте на стену календарное расписание для занесения в него времени встреч и другой важной информации.

• Заведите ежедневник как для регистрации будущих встреч, так и для проверки того, что вы сделали в прошлом.

Контролирование отвлечения внимания