Как управлять собой

Перескакивание с одного вопроса на другой – это расточительство времени, поскольку вновь вникать в вопрос – значит тратить на него дополнительное время.

К тому же такое перескакивание, как показывают исследования, отрицательно сказывается на нервной системе: быстро нарастает утомление, ухудшается качество работы, увеличивается количество ошибочных действий и решений.

К сожалению, нередко приходится наблюдать, как во время разговора руководителя с подчиненным входит другой подчиненный и после приветствия обращается прямо к хозяину кабинета со своим делом, не обращая внимания на то, что до него уже шел деловой разговор. А потом заходит следующий… и т. д. Кроме невоспитанности посетителей, руководитель тем самым поощряет и разбазаривание собственного времени, как, впрочем, и времени своих сотрудников. Ибо ему приходится возвращаться к одним и тем же вопросам. Кроме того, вопросы в присутствии других всегда решаются дольше, чем с глазу на глаз.

Так иногда происходит и во время пребывания в кабинете стороннего посетителя. Поэтому хозяин кабинета не должен позволять вошедшему сотруднику прерывать начатый до него разговор. Если же он не пресекает вклинивания, то это может сделать его собеседник. Мой опыт показывает, что если попросить продолжить начатый разговор, то хозяин кабинета обычно это поддерживает.

Перескакивание с вопроса на вопрос имеет место и всякий раз, когда мы отвлекаемся от беседы с посетителем, чтобы ответить на телефонный звонок. «Телефон для меня как икона», – говорится в одной из песен Владимира Высоцкого. Мы действительно поклоняемся телефону, когда по звонку отвлекаемся от серьезного разговора. Это неуважение к собеседнику и к тому же неразумное расходование своего времени, ведь после каждого телефонного разговора необходимо вновь входить в суть разговора с присутствующим: «Так на чем мы остановились?» Это свидетельствует о том, что содержание беседы вылетело из головы.

Более рационально действовать так: если разговор заканчивается, скажите позвонившему: «Одну минутку», положите смартфон на стол и, закончив разговор, приступайте к беседе с абонентом.

Если же до конца разговора далеко, спросите у посетителя, сколько еще нужно времени, и предложите перезвонить через n минут, назвав время с большим запасом (если запаса не создавать, то указанного времени может оказаться недостаточно, вас опять отвлечет тот же абонент и вы окажетесь в неловком положении).

Кстати, отсрочка телефонного разговора часто приводит к решению вопроса без вашей помощи, ведь сколько звонков происходит только из-за того, что позвонить оказывается проще, нежели подумать! Как видите, вы и на этом сэкономите время.

При использовании этого приема помните важное: не выслушивайте, зачем звонят, поскольку при этом весьма реально втянуться в разговор. Кроме того, у абонента может возникнуть впечатление, что если бы это был кто-то другой, то вы, возможно, и поговорили бы с ним сразу. Большое удобство представляет автоответчик. Вы можете прослушать сообщение, когда освободитесь. И перезвоните тогда, когда вам это будет удобно.

Правило 5. По возможности замените посещение телефонным звонком.

В большинстве случаев личное посещение не дает никакого преимущества перед разговором по телефону. Уважающий себя человек не станет тратить время на дорогу и ожидание под дверью кабинета лишь с целью что-то узнать. По телефону вам сообщат все, что вас интересует.

Кстати, грубят при этом меньше, чем при личной встрече, – ведь неизвестно, кто звонит. Особенно если звонящий говорит спокойно, с чувством достоинства, уважительно и кратко (краткость достигается подготовкой к разговору, предпочтительно – письменной).

Правило 6. Очистите стол от бумаг.

Введите правило «одного раза» – имейте дело с каждым листом бумаги только один раз.

Обычно в отношении 80 % бумаг решение может быть принято с первого прочтения – стоит лишь немного подумать над прочитанным. Но реально «с первого захода» решение принимается в 20–40 % случаев.