Как управлять собой

Проблема недостающего времени заботит каждого серьезного человека. Многие возвращаются с работы с ощущением непонятно на что потраченного дня… Слова «текучка заела!» – одно из наиболее частых оправданий за несделанное.

Чтобы добиться чего-нибудь сегодня, нужно быть предельно организованными. Везде – на работе и дома – мы должны управлять событиями, а не находиться в их власти.

Результаты исследований

Многие пытаются повысить эффективность своего труда за счет использования внеурочного времени: берут работу на дом, занимаются делами во время отпуска. Хотя ни один человек на смертном одре не сказал: «Жаль, что я не проводил больше времени на работе».

Исследования, проведенные в разных странах, показали, что рабочий день преуспевающих руководителей, менеджеров составляет в среднем 12, а то и 14 часов. А у предпринимателей он еще более продолжителен. Стала обычной ситуация, когда деловой человек много лет не бывает в отпуске или в лучшем случае отдыхает всего лишь несколько дней в году, да и то – поддерживая постоянную связь со своей работой. Ведь сейчас средства коммуникации позволяют без труда осуществить это.

Интересно сопоставить данные о переработках руководителей с эффективностью использования ими рабочего времени.

Одно из наиболее полных исследований этого вопроса проведено социологами на большом числе предприятий и фирм Урала. Оказалось, что продолжительность рабочей недели руководителей превышала 41-часовую в 1,23–1,50 раза. В то же время коэффициент полезной занятости варьировался от 0,68 (у директоров) до 0,77 (у руководителей среднего звена). Перемножив среднюю продолжительность рабочей недели руководителей (4/3) на их средний коэффициент полезной занятости (3/4), получим объем рабочей нагрузки в неделю (1).

Этот несложный подсчет показывает, что действительно справедливо утверждение: «Времени не хватает тому, кто не умеет его использовать». Данный тезис стал аксиомой для преуспевающих профессионалов, поэтому в их среде принято умалчивать о переработках.

У кого учимся

Таким образом, у всех нас имеются значительные резервы рабочего времени и, следовательно, возможность повысить на 1/3 эффективность его использования.

Но не является ли химерой достижение стопроцентного использования времени? Есть ли (реально) деловые люди, которые успевают сделать все (и сделать хорошо) в основное рабочее время?

Такие люди (и именно преуспевающие) есть. Техника их личной работы, организация ими своего времени вызывают, естественно, большой интерес, тщательно изучаются и анализируются специалистами. Ведь высокая личная организованность – один из основных факторов преуспевания и сотрудников, и фирмы в целом. Обнаруженные в результате этого анализа закономерности явились основой для разработки приводимых далее рекомендаций по организации рабочего времени.

Непроизводительные траты времени

Однако прежде, чем перейти к самим рекомендациям, необходимо назвать основные причины непроизводительного расходования времени. Они подразделяются:

• на субъективные – недостаток опыта, недостаточный уровень образования или квалификации, неорганизованность, нерациональный распорядок дня. Главными причинами оказываются неорганизованность и нерациональный распорядок дня;

• объективные, в известной степени не зависящие от нас – избыток совещаний, вызовы к руководству, ожидание приема, ненужная отчетность, исполнение несвойственных функций. У управленцев среднего звена исполнение несвойственных функций крадет от 20 до 40 % рабочего времени. Совещания отнимают в среднем от 25 до 35 % времени (у некоторых – гораздо больше). Значительно дезорганизуют работу непредвиденные дела: чем менее организован работник, тем больше у него непредвиденных дел.

В любой солидной организации ведется строгий учет всех материальных ресурсов, будь то деньги, материалы, комплектация. И совсем другое отношение к времени. Пожалуй, сила инерции в бездумном растранжиривании времени – самое серьезное препятствие на пути к успешному управлению этим важнейшим фактором.

«Фотография» и «самофотография» дня

В качестве первых шагов крайне полезно провести «самофотографию» своего дня – записывать выполняемые дела с указанием затраченного на них времени.