Как разобраться с делами

Если вы не можете разрулить это дело прямо сейчас, однако напоминание о нем мигает красной лампочкой, тогда создавайте где-то неподалеку от лотка с приходящими бумагами «срочную стопку». Это, конечно, не лучший выход, но придется им воспользоваться. Помните, что как только вы мало-мальски разберетесь со своими делами, на поверхность всплывет срочная задача, требующая немедленного решения.

Начните со своего рабочего стола

Готовы? ОК. Начинайте перебирать вещи а рабочем столе, и те из них, которые требуют завершения, перекладывайте в корзинку (или в лоток). Частенько прямо под рукой находится огромное количество вещей, с которыми надо разобраться. Некоторые люди используют свой рабочий стол как корзинку. Если и вы решили пойти этим путем, то будьте готовы к тому, что к началу разбора информации вы будете окружены несколькими стопками документов. Начните с края вашего стола и исследуйте каждый его квадратный сантиметр. Как правило, на пути встречается следующее:

* Стопки писем и заметок

* Бумажки с телефонными номерами

* Чужие визитки

* Заметки со встреч и совещаний

Старайтесь не поддаваться искушению сказать себе: «Ну, я знаю, что в этой стопке, я её тут и оставлю». В таком случае они так и останутся нетронутыми, поэтому сейчас им самое место в лотке с приходящими документами.

Пока вы возитесь на столе, задайтесь вопросом, не поменять ли что-нибудь из канцелярских принадлежностей. Телефон нормально работает? Как насчет компьютера? А сам стол? Если что-то требует изменений, напишите себе напоминание и положите его в корзинку.

Ящики стола

Затем переходите к ящикам стола, если таковые имеются. Требует ли их содержимое особого внимания? Есть ли там документы или записи, с которыми надо разобраться? Может быть, там есть что-то, чего там быть не должно? Если вы ответили утвердительно хотя бы на один из этих вопросов, сложите документы, которые требуют доработки, в корзинку или напишите себе напоминания о них и тоже сложите. Если вы сомневаетесь, заниматься вам ящиками стола сейчас или оставить это на потом, то для ответа прикиньте время, которым вы располагаете и количество «разного», которое вам надо перебрать.

Горизонтальные поверхности

Продолжайте осматривать ваш кабинет, собирая вещи с полок, шкафов и тумбочек, если они лежат в неположенном месте. У вас будут скапливаться стопки журналов, статей, вырезок, конвертов, папок с сопутствующими проектам материалами. Собирайте все.

Возможно, у вас есть справочные материалы, которые вы уже использовали или же отложили. Если это так, если вы можете переложить их в папки вашей системы хранения справочной информации, и это не займет у вас много времени, так и сделайте. Прямо сейчас. Однако подумайте, не понадобится ли они вам в скором времени снова. Если да, то положите в корзинку и их — потом разберетесь.

На стеллажах

Теперь посмотрите на стеллажах. Что там? Туда же можно свалить горы документов и справочных материалов, подходит оно и для хранения других «разностей». Может, там есть что-то сломанное? Частенько бывает и такое. Соберите всякие безделушки и мелкие подарки на память, которые, в общем-то, не сильно много значат. Генеральный менеджер одной страховой компании, например, прямо-таки разбушевался в процессе выкидывания мелкого мусора, который скапливался у него на протяжении нескольких лет.

Подумайте, так ли важны для вас ваши безделушки.

И опять же, если какое-то из этих мест совершенно вышло из под контроля и им надо обязательно заняться, напишите себе напоминание и положите его в корзинку.

Полы, стены, полки.

Может, на магнитной доске есть что-то, что надо доделать? Может, на стенах висит что-нибудь непотребное? Как насчет картин, постеров и прочих декоративных вещей? Что там на открытых полках? Книги, которые надо прочесть или подарить? Каталоги, инструкции или переполненные скоросшиватели, содержимое которых давно просрочено или требует какого-то особого внимания? Какие-нибудь кучи или стопки бумаг на полу? Просто перетащите их в корзину – разберетесь позже.

Оборудование, мебель

Может вы хотите что-то изменить в обстановке офиса, сменить или переставить мебель? Все ли работает как надо? Лампочки все на месте? Если что-то надо доделать, вы знаете, как с этим поступить — напоминание и в корзинку.

Другие места

В зависимости от того, что вы уже обследовали в процессе сбора, вы можете проверить таким образом и другие места, где вы что-либо храните. Если вы действительно намерены очистить сознание, то было бы правильно прочистить везде.

Некоторые мои клиенты приглашали меня домой с тем, чтобы я помог им разобрать неоконченные дела и там. Частенько они позволяли «не такому уж важному делу» в их домашней жизни поймать себя в ловушку, эта ерунда все силы и высасывала.