Как разобраться с делами

Все вышеперечисленные инструменты можно использовать для сбора, обработки и организации, например, простые листы и лоток под них. Пока вы работаете со своей корзинкой информации, вам придется выполнять множество мелких дел, требующих меньше двух минут, для них-то вам и понадобятся стэплер, желтые клейкие листки и скрепки.

Журналы, статьи и объемные заметки отправятся в другие лотки. Возможно, эти лотки будут служить только для хранения — а уж хранить-то вам придется много чего. Что ещё не учтено: установки проектного реестра, вычитывание записей, повесток дня и напоминаний в ежедневнике и отслеживания и отметки дел, выполнения которых вы ожидаете — все это потребует списков в некоторой форме.

Работать со списками можно напрямую — просто пересматривать листы в папке (например, отдельные листы с именами людей, которым надо позвонить, в папке «Телефонные звонки»); либо можно использовать какие-то инструменты, например, блокноты, из которых можно вырывать листки, планировщики (страница «Телефонные звонки» со списком имен); или же их электронные версии (например, категория «Телефонные звонки» в разделе «To Do» в наладоннике или в разделе «Задания» в Microsoft Outlook).

Кроме хранения информации о связи (я имею виду телефонную и адресную книгу), органайзеры приспособлены ещё и для того, чтобы составлять списки. (Ваш ежедневник — это в сущности список с определенными по времени и по дням делами, расположенными в хронологическом порядке). С 1980-х годов на рынке были представлены тысячи моделей органайзеров, от раннего карманного Day-Timers до сегодняшних новомодных и технически оснащенных наладонников и компьютерных программ вроде Microsoft Outlook и Lotus Notes.

Станете ли вы работать над повышением своей эффективности, используя те инструменты, которые вы используете сейчас, или заведете новые? Ответ: что, на самом деле поможет вам изменить свое поведение — то и используйте. Фактор эффективности здесь критичен. Получаете ли вы много электронной информации, которую было бы легче обрабатывать и отслеживать специально заточенными под это дело программами? Нужно ли вам записывать все ваши встречи в бумажный ежедневник? Нужны ли вам напоминания о телефонных звонках, при том, что вам неудобно таскаться с папками и блокнотами?

И так далее. Есть также эстетический фактор и фактор комфорта. Я не редко делаю важные пометки и просматриваю дела тогда, когда случается просто крутить наладонник в руках, например, в ожидании заказа в ресторане.

Когда вы решаете приобретать ли и использовать ли органайзер, и если так, то какой, помните, что все, что вам придется делать — это работать со списками. Когда вы узнаете, что вносить в списки и как эти списки потом использовать, инструмент становится уже не важен. При выборе оного исходите из соображений простоты, скорости и удовольствия.

Один из лучших способов улучшения продуктивности организации — это использование инструментов, которые вам нравятся. Если ваша система хранения не является быстрой, функциональной и классной, она будет тормозить весь процесс.

Жизненно важным является наличие простой и функциональной персональной системы хранения информации общей направленности. Прежде, чем начать работать в каком бы то ни было офисе, я оцениваю систему хранения. Как я говорил во 2й главе, отсутствие хорошей системы документов общей направленности может стать одной из самых крупных трудностей при создании личной системы менеджмента, и многим менеджерам, которых я тренировал лично, в этом направлении ещё работать и работать. Частенько я ездил с клиентом в канцелярский магазин и покупал ящики и лотки для хранения, папки, аппараты для наклеивания этикеток, чтобы мы могли организовать достойную систему, в которую можно поместить две трети хлама, валяющегося на столе, на полках и даже на полу.

Итак, цель данного этапа — создать систему ссылок общей направленности — отдельно от других систем, посвященных контрактам, финансовой информации и другим категориям данных, которым нужно выделить особое места и проиндексировать. Материалы общей направленности могут содержать статьи, брошюры, листки, записки, заметки, распечатки, факсы — все, что вы хотите сохранить, потому что это интересно или полезно, и то, что не вписывается в вашу специализированную систему хранения, но и не должно валяться на полке просто так.