Как 1% усилий помогает сделать 99% работы

На любом совещании всегда есть говорящий и слушатель. Можно легко представить, что совещание контролирует говорящий, но если использовать технику, о которой я сейчас расскажу, то контроль может перейти и к слушателю.

Знакома ли вам такая техника, как «обратная связь»? Если вкратце, то обратная связь означает реакцию слушателя, то есть кивки и поддакивания. Особенно эффективна обратная связь на совещаниях, на которых вы получаете информацию от собеседника или когда вам что-то объясняют. Когда вы показываете собеседнику, что внимательно слушаете, вы создаете атмосферу, в которой ему проще продолжать говорить, таким образом, на самом деле контроль над совещанием переходит к слушателю.

Случай из практики

Когда я только начал свою карьеру, один старший коллега сказал мне следующее:

«Для новичка, который еще ничего не знает, есть только один способ произвести хорошее впечатление на клиента во время беседы. Этот способ – осознанная обратная связь. Например, заметно кивать, говорить: «Да-да», «Угу», «Понятно» и т. д. Если будешь так делать, то через 10 минут после начала совещания клиент начнет говорить, глядя на тебя, какой бы ни была твоя должность».

Я попробовал следовать этому совету, и все произошло так, как и говорил мой коллега. Кстати, когда вам покажется, что вы слишком усердствуете с обратной связью, ее будет в самый раз. Люди хотят говорить с теми, кто их слушает. Предоставляя обратную связь, вы сможете завладеть вниманием центрального для совещания человека и контролировать атмосферу совещания, таким образом, несмотря на то что вы будете рядовым участником, вы легко сможете контролировать совещание и будете более заметны для других.

Во время совещания определяйте дальнейшие действия

Очевидно, что совещание проводится не ради него самого, а ради дальнейших действий. Если участники понимают дальнейшие действия по-разному или хотят обсудить меры в отношении вопроса, который освещался так давно, что все уже забыли, что он выносился на обсуждение, то время совещания было потрачено впустую. Чтобы предотвратить это, очень важно уточнить последующие действия сразу же во время совещания.

Особенно сложно определить дальнейшие действия с клиентами или руководителями на совещаниях, где присутствует много участников, но попробуйте каждый раз, когда обсуждение какого-то вопроса дошло до промежуточного итога, говорить: «Итак, каковы будут наши действия?» Когда я слышу, что кто-то говорит эту фразу, я сразу думаю: «Вот способный человек».

Затем для каждого действия обязательно нужно назначить ответственного, а также решить, каковы сроки выполнения и что именно нужно сделать. Если решить, что нужно сделать, но не обозначить, кто будет это выполнять и когда все должно быть готово, то работа может остаться невыполненной.

Действия должны быть описаны как можно более конкретно. «Ответственный: отдел N. Срок: середина октября» – здесь указания слишком общие. Лучше еще больше уточнить всю информацию. «Ответственный: А из отдела N., срок: полдень 14 октября».

Если заканчивая совещание, удостовериться, что все все поняли, можно избежать ненужных личных уточнений после него и быть уверенным, что за обсуждениями последуют реальные действия. Именно так должен поступать способный сотрудник.

Подготовьте протокол совещания в тот же день

Протокол совещания – еще один способ обеспечить действия после него. При подготовке протокола также есть несколько моментов, на которые следует обратить внимание. Протокол следует обязательно отправить всем в день проведения совещания.

Возможно, в каких-то компаниях до сих пор поручают подготовку протокола новичку, потом его руководитель проверяет, заставляет несколько раз переделать, затем подтвердить у всех подразделений, имеющих отношение к документу, и отправить протокол всем только перед совещанием на следующий день. Придерживаясь такой последовательности действий, вы оставляете совещание незаконченным. Важен не протокол как таковой, а то, последовали ли за совещанием действия. Подумайте, как быстро подготовить понятный протокол.

Есть один способ, позволяющий подготовить протокол быстро и качественно. Он заключается в том, чтобы, по возможности, писать его во время совещания. Принесите с собой компьютер и прямо на совещании постарайтесь записать как можно больше информации. Когда будете организовывать информацию позже, смело удаляйте лишнее. Оставляйте только то, за чем должны последовать действия.

Думаю, многие знают о кривой забывания, открытой немецким психологом Германом Эббингаузом. Человек забывает 40 % полученной информации через 20 минут после получения, 60 % через 1 час и 80 %, поспав одну ночь.

Из этого тоже следует, что, если вам поручили подготовить протокол, сразу же приступите к работе, сразу отправьте готовый протокол, тогда вы сможете снизить затраты времени и сил и произвести хорошее впечатление на коллег.

Глава 3. Секреты электронных писем

Продумайте название письма