Кадровый документооборот

Обычно положение об отделе кадров имеет следующую структуру.

1. Общие положения.

2. Цели, задачи, функции.

3. Полномочия.

4. Взаимодействие.

5. Ответственность.

6. Заключительные положения.

Рассмотрим подробнее содержание каждого раздела.

В разделе «Общие положения» указывают цели кадровой работы, полное и сокращенное название кадрового подразделения, руководство и порядок формирования его штатной структуры, документы, которые регламентируют как деятельность кадровой службы в целом, так и ее отдельных сотрудников.

В следующем разделе определяют цель деятельности кадровой службы и задачи, которые обеспечивают ее выполнение, а также функциональные обязанности в области кадровой работы.

В разделе «Полномочия» перечисляют права, которые предоставлены кадровой службе для достижения целей и задач своей деятельности.

Порядок сотрудничества с другими структурными подразделениями (отделами), их руководителями и сотрудниками регламентируют в разделе «Взаимодействие». Он касается вопросов получения, отдачи и выполнения распоряжений руководства организации, а также обмена документами как внутри организации, так и с другими организациями.

В разделе «Ответственность» определяют ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на него функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

В «Заключительных положениях», как правило, прописывают порядок внесения изменений, дополнений и уточнений в действующий документ.

Положение об отделе кадров утверждается руководителем организации с проставлением даты утверждения. После утверждения положение об отделе кадров прошивается, скрепляется печатью организации и заверяется подписью руководителя организации (печатью отдела кадров и подписью начальника отдела кадров).

Положение составляется в двух экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, а другой – у руководителя организации.

Сотрудники отдела кадров должны быть ознакомлены с положением под роспись.

Отметим, что зачеркивать и делать исправления непосредственно в тексте положения об отделе кадров категорически запрещено.

Чтобы внести в положение об отделе кадров какие-то изменения или дополнения, руководитель организации должен издать соответствующий приказ. Формулировка может выглядеть следующим образом: «дополнить раздел «Ответственность» пунктом… изложив его в следующей редакции: «…». А затем подробно изложить текст дополнения или изменения.

Пример

Приведем образец положения об отделе кадров:

1.3. Требования к оформлению кадровой документации

В Трудовом кодексе Российской Федерации не содержатся требования к оформлению документов, за исключением требования об обязательном подписании приказов (распоряжений) по личному составу работодателем и отметке об ознакомлении работника с содержанием приказов (распоряжений), а также локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовой функции работника, и коллективного договора. К форме трудового договора предъявлено следующее требование: заключать его в письменной форме и составлять в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

В соответствии с «Общероссийским классификатором управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299 кадровое делопроизводство должно включать две системы документов:

• унифицированную систему организационно-распорядительной документации;

• унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты).

Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации определены ГОСТом Р 6.30-2003. Этим стандартом установлены требования к оформлению реквизитов документов и требования к бланкам документов.

Указания по применению и заполнению унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты содержатся в постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Реквизит документа – это обязательный элемент оформления официального документа (п. 39 ГОСТ Р 51141-98).

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;