Исследование систем управления. Научно-популярное издание

Мало того, попытка улучшить работу какой – то части системы с целью повышения качества функционирования или производительности системы в целом, может привести к прямо противоположным результатам. В качестве иллюстрации этого положения можно привести следующую ситуацию. Руководство одной фирмы решило снизить затраты на транспортировку сырья, производимого пятью предприятиями фирмы на пятнадцать других предприятий, также принадлежащие фирме и выпускающие широкий ассортимент различных изделий. Группа специалистов, которой было поручено это задание, поначалу намеревалась использовать известную модель решения транспортной задачи, легко позволяющей определить оптимальные маршруты для минимизации расходов на транспортировку сырья. Однако когда специалисты стали собирать необходимую информацию, они выяснили, что объем выпуска пяти сырьевых предприятий, а также сырье и материалы, дополнительно закупаемые из внешних источников, не обеспечивали работу многих предприятий, выпускающих конечную продукцию, на полную мощность. Тогда специалисты задались вопросом: влияет ли процент использования производственной мощности предприятий на их производственные затраты? Оказалось, что такое влияние имело место, причем оно было неодинаковым для различных предприятий. В результате дальнейших расчетов специалисты установили, что в результате решения транспортной задачи транспортные расходы, конечно, снизились бы, но зато увеличивалась неравномерность загрузки мощностей предприятий. А это привело бы к такому росту производственных затрат, которые значительно превзошли бы экономию на транспортных расходах! То есть исследование деятельности организаций должно проводиться с использованием не только анализа, но и синтеза. Только в этом случае выводы и рекомендации будут иметь достаточные основания.

Таким образом, внесение изменений в деятельность отдельных работников, подразделений организации возможно только после тщательного прослеживания всех их связей с другими работниками или службами. И только установив, что намеченные изменения, улучшающие работу на одном участке, не приведут к ухудшению работы на других, можно проводить эти изменения в жизнь.

Элементы организации как системы

Следует заметить, что понятие “система” применимо не только к организации в целом, но и к ее отдельным частям, или, как мы их называли, «элементам». Под элементами организации можно понимать любые ее составные части, некоторым образом обособленные друг от друга. Т. е. элементами являются отделы и службы управления, производственные цеха или другие подразделения, выполняющие основную и вспомогательную деятельность. Все эти элементы образуют структуру организации. И они же также являются системами. Но поскольку они являются не вполне самостоятельными, их часто называют подсистемами, или системами «более низкого уровня». Самым маленьким элементом организации, одновременно являющимся социально – экономической системой, является сочетание трех простейших элементов: работника, необходимых ему средств труда и предмета труда.

Исследования, направленные на совершенствование де – ятельности организации, практически всегда требовали применения анализа, как одного из методов исследования, то есть выделения из структуры организации какой – то части, подсистемы, применительно к которой поначалу и применялись общенаучные и (или) специальные методы исследования. Причём далеко не всегда при этом использовался наиболее естественный подход, то есть выделение в качестве объекта исследования одной или несколько функциональных областей организации (см. рис. 2.1).

Такая известная консалтинговая компания, как McKinsey, использует свой взгляд на внутреннюю структуру организации [25, с. 43] (см. рис. 2.2.).

Причём это не просто иллюстрация, а рабочая схема, которую компания использует для разработки стратегии развития организации, столкнувшейся с финансовыми проблемами. Этот взгляд, точнее подход, получил название «Модель «7-С» компании McKinsey» и считается классическим подходом.

Примерная трактовка содержания элементов приведённой схемы изложена ниже.

1. Выработка стратегии развития организации на основе анализа её сильных и слабых сторон, разработка философии и политики организации, охватывающей все её функциональные области.

2. Совершенствование структуры управления организацией, максимальное её упрощение, децентрализация большинства функций, определение полномочий руководителей с учётом квалификации и личных качеств.

3. Разработка информационной системы организации, обеспечивающей эффективную коммуникационную связь между сотрудниками и подразделениями. Разработка системы принятия решений, правил и процедур управления, системы стимулирования.