Искусство презентации. Основные правила и практические рекомендации

Большое количество сайтов сети Интернет сегодня представляют собой смешанную презентацию, в которую входят как нелинейные, так и циклические презентации в различных вариантах.

Встречаются варианты выставочных презентаций, когда заинтересовавшийся посетитель может выбрать для себя «путь просмотра». На выставочных докладах и семинарах используется слайд-шоу.

Для создания смешанных презентаций используется тот же инструментарий, что и для других презентаций.

Итак, презентации бывают в виде:

линейных презентаций, в виде линейной последовательности слайдов;

нелинейных презентаций, в виде разветвленной структуры вроде гипертекста;

циклических презентаций, в виде видеоролика, слайд-шоу;

выставочных (смешанных) презентаций.

В настоящее время для создания презентаций используется целый ряд аппаратных и программных средств. Наиболее универсальная программа для создания презентаций – MS PowerPoint. Она позволяет создавать как линейные, так и разветвленные презентации с гиперссылками, подключать звук, видео и различные виды графики.

Искусство создания презентации

Подготовка к проведению презентации

Перед тем как начать создавать презентацию, нужно четко представить:

1. Зачем делается данная презентация. Определите главную цель презентации.

2. Для кого делается презентация. Кого вы хотите убедить? Узнайте как можно больше информации о своих слушателях. Их профессию, их возраст, насколько они хорошо знакомы с темой и т. д.

Так Джерри Вайсман [4] говорит: «Вы можете сделать презентацию эффективной только тогда, когда знаете свою аудиторию: интересы слушателей, их проблемы, приверженности, мечты. Это означает, что надо проделать некоторую домашнюю работу. Если вы занимаетесь сбытом, вам обязательно нужно время, чтобы получше узнать ваших покупателей: как и почему они могли бы пользоваться вашим продуктом, их финансовые проблемы, их конкурентоспособность и как ваш продукт мог бы помочь им достичь своих личных или профессиональных целей».

3. Сформулировать цель-максимум и цели-минимум.

4. Каков будет вид презентации.

5. Сколько времени у вас уйдет (отведено) на выступление?

6. В каком качестве вы выступаете на презентации (презентатора, постановщика или того и другого, или при представлении презентации не предполагается ваше участие).

7. Условия демонстрации:

Какое техническое средство лучше всего использовать или каким средством располагают устроители мероприятия (характеристики проектора)?

При демонстрации нередко используют размер экрана с соотношением сторон 16x9 (обычно 4x3), при котором изображение сильно вытянуто по горизонтали, подобно киноэкрану. Соотношение сторон экрана в данном случае соответствует некоторым стандартам телевидения высокой четкости (HDTV).

Где, в каком помещении она будет происходить и в какое время суток? Узнайте его особенности.

Необходимо внимательно осмотреть зал на предмет его затенения и лучше всего просмотреть презентации, ранее проходящие в этом зале.

К кому обращаться в случае неполадок и т. д. и т. п.

8. Как заставить (мотивировать) слушателей сделать необходимые для вас действия (реализация проекта, назначение на определенную должность, вложение денег и т. д. и т. п.). Т. е., чтобы их желание (при его возникновении) перешло в действие.

Ведь по Вайсману: «подавляющее большинство презентаций всего лишь передают информацию, но не убеждают… такие презентации – односторонний поток информации, направленный на пассивную аудиторию, а не взаимное общение с особым упором на взаимность».

9. Какое количество времени нужно для принятия представляемого решения. То есть это касается и того, сколько времени будет действовать данное предложение, и того, сколько времени потребуется руководству для принятия данного решения.

10. Кто будет управлять подачей материала. Должен ли оператор (если он есть) или зритель иметь возможность выбора информации.

Одно дело, если готовится материал для собственного доклада, и совсем другое – если презентацию будут демонстрировать, например, девушки на выставочном стенде. Общий принцип сводится тут к известному закону: «Если неприятность может произойти, то она обязательно произойдет» [3].

Однако надо помнить, что при создании презентации следует сделать все кадры совершенно понятными и не требующими дополнительных разъяснений, а систему навигации (если она есть) – очевидной.

Структура презентации

Разработка структуры презентации – очень важный этап и подойти к нему нужно ответственно. Структура определяется содержанием презентации, включает всю информацию, которую вы хотите донести до аудитории. Прежде чем приступить к созданию презентации, важно собрать как можно больше информации по предыдущим пунктам, описанным выше, особенно об аудитории, которой она адресована. Создавать презентацию нужно так, чтобы она выражала те идеи, которые нужно озвучить, и в то же время была рассчитана именно на ту аудиторию, которая желает ее услышать.