Интегрированный тайм-менеджмент

Разве можно начинать проект в 15.00 пятницы перед длинными выходными? Разве можно ожидать от сотрудников стопроцентной отдачи? Ни в коем случае. Это совершенно не подходящее время для начинаний. К сожалению, пятница составляет 20% от рабочего времени средней рабочей недели. Если мысли людей нацелены на предстоящие длинные выходные, то коллективная продуктивность падает. И даже если ваши коллеги погружены в работу, вполне возможно, что они никуда не могут дозвониться или ни о чем не могут договориться, потому что на том конце провода люди уже думают о футбольном матче, об уборке гаража или о поездке на пикник. Суть в том, что из-за способности людей в деталях обдумывать предстоящие события, продуктивность ваших коллег и клиентов далека от стопроцентной примерно с полудня пятницы до полудня вторника, что в сумме составляет два полных рабочих дня.

В календаре США существует примерно десять государственных праздников (в зависимости от района). Давайте подсчитаем:

• Десять длинных выходных: следовательно, минус десять понедельников или пятниц, т. е. десять рабочих дней.

• Вторая половина рабочего дня перед длинными выходными плюс первая половина дня после длинных выходных: люди работают на 50% продуктивности, поскольку мыслями они уже или еще на отдыхе. Прибавьте пять потерянных рабочих дней (пять половинок пятниц и пять половинок понедельников).

В целом — пятнадцать рабочих дней, что равноценно трем рабочим неделям.

Рождественские праздники. Сезон Рождества — это период, потерянный для работы. И тянется он гораздо дольше самих рождественских праздников. В предвкушении отдыха люди начинают отвлекаться от работы уже начиная с 15 декабря, и такое состояние длится всю первую неделю января. Имейте это в виду. Даже если сами вы Рождество не отмечаете и всецело поглощены работой, все вокруг нацелено на праздник. В офисах планируются вечеринки, перерывы заметно удлиняются: люди стоят в очередях за подарками.

Вся эта предпраздничная суета приятна, и в это время года мир так или иначе празднует уже тысячи лет. Однако когда речь идет о делах, приходится учитывать существенное снижение продуктивности и внимания, совпадающее с этим периодом.

Февральский провал. Едва заканчиваются праздники, как наступает период февральского провала, по крайней мере, в США. Короткий световой день, промозглая погода и упадок сил после праздников в определенной степени влияют на всех нас, приводя к апатии, простудам и плохому настроению. Опять же, если вам лично февральский провал и не грозит, окружающие вас люди, скорее всего, находятся в это время не на высоте.

Весенняя передышка. Март приносит с собой традиционную весеннюю передышку. Собственно, это время студенческих каникул, но для многих, как ни удивительно (и приятно), оно превращается в семейный праздник.

Летние отпуска. С наступлением лета люди уходят в отпуска или мечтают о предстоящем отпуске, и это очень хорошо для их физического и душевного здоровья. А для менеджеров? Понятно, что исчезновение сотрудников из офиса не лучшим образом отражается на работе над проектами.

Хэллоуин. 31 октября официально не считается праздником, но в деловом календаре Запада занимает особое место, поскольку много людей уезжают домой, чтобы отметить Хэллоуин с детьми. Общее настроение сказывается и на тех, у кого нет маленьких детей: дороги вечером забиты, а коллеги стараются пораньше убежать из офиса. Лучше всего отметить этот день в своем календаре и не назначать никаких серьезных дел.

Сложив все вышеперечисленное, вы получите:

Рис. 16.1. График продуктивности в течение года, с пиками в мае и октябре-ноябре, во время которых вы можете рассчитывать на высокий уровень энергии и внимательности сотрудников и их максимальное присутствие на рабочих местах. Резкое падение в конце октября приходится на Хэллоуин

ДЕНЬ ИНТЕГРИРОВАННОГО ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

Теперь вы видите, как мало по-настоящему продуктивных дней в году. Разумеется, это обобщение, однако оно служит своей цели. Аналогии и символы — прекрасная иллюстрация абстрактных понятий, и потому я предлагаю вам наметить новое событие в своем календаре: День интегрированного тайм-менеджмента.

День интегрированного тайм-менеджмента основывается на концепции, сходной с идеей Дня свободы от налогов — некоей мифической даты делового календаря, когда ваши доходы позволяют вам наконец заплатить налоги и начиная с которой вы до конца года работаете только на себя.

День интегрированного тайм-менеджмента призван символизировать истинное количество часов продуктивной работы, которые нам выдаются в течение года. Его цель — отнюдь не призыв «Давайте работать больше!» Напротив, я предлагаю использовать этот символический день для объяснения окружающим методов интегрированного тайм-менеджмента.

Суть в следующем (не забывайте, что это обобщение, однако общая тенденция наверняка будет понятна):

• В году 365 дней 365

• Минус 104 выходных дня 365-104 = 261

• Минус девять дней на больничные и отгулы 261-9 = 252

• Минус десять государственных праздников 252-10 = 242