Интегрированный тайм-менеджмент

• Этот метод обеспечит обмен информацией и сплочение коллектива. Использование конкретных терминов, таких как «краеугольное время» или пятидесятипятиминутное совещание, поможет мне объяснить суть нового метода коллегам, что приведет к еще более высокой продуктивности и ясности коллективного мышления.

• Этот метод обеспечит постоянный контроль. 1-образный распорядок дня позволяет организовать проведение более эффективных контрольных встреч вместо единственного в году обзорного совещания.

Убедить своего менеджера в достоинствах метода интегрированного тайм-менеджмента может оказаться непросто. А вы воспользуйтесь примером с дырой в кухонной стене из главы 10: сколько времени тратится в коллективе бесцельно из-за того, что каждого сотрудника что-то постоянно отвлекает. Словом, сосредоточьте внимание на внутренних мотивировках аудитории (в данном случае — вашего шефа), обеспечьте ему душевный комфорт, и ваши шансы убедить его принять методы интегрированного тайм-менеджмента существенно возрастут.

И КАЛЕНДАРЬ - ТОЖЕ ОГРАНИЧЕНИЕ

Каждому игроку в гольф известно о существовании небольшой зоны на поверхности клюшки, где концентрируются импульс и потенциальная энергия удара по мячу. То же самое относится и к бейсбольной бите вашего ребенка. Попросите его взять биту обеими руками, сами крепко удерживайте другой конец биты и постучите в разных местах по всей ее поверхности. При ударе в определенной точке ваш ребенок не почувствует вибрации биты. Вот это и есть искомая зона.

Одно из основных преимуществ метода интегрированного тайм-менеджмента кроется в понимании того, что потенциальная энергия разных часов рабочего дня, разных дней рабочей недели и разных недель рабочего года неодинакова, а значит, с помощью упреждающего планирования можно выделить лучшее время для выполнения конкретной задачи.

День. Мы уже выяснили, что пик активности рабочего дня приходится на период с 9.00 до 9.30, после чего идет на спад. Совещания, «краеугольное время» и прочие события дня следует назначать только после того, как вы все тщательно выверили. Возможно, в вашем коллективе совещания лучше проводить утром. А возможно, лучше чередовать — в какие-то дни утром совещания, а в какие-то — «краеугольное время». Анализ поможет вам обнаружить самую потенциально сильную зону дня, которую нужно использовать по максимуму.

Недели и месяцы. Как, по-вашему, какие дни недели наиболее продуктивны? Вы думаете, в году и впрямь пятьдесят два понедельника, пятьдесят два вторника и т. д.? Ничего подобного. Уровень суточной энергии человека, как известно, представляет собой кривую с пиками и спадами. То же самое можно сказать и об энергии того или иного дня недели.

Если частью вашего бизнеса является продажа — в какое время недели лучше всего предлагать новый товар? Вы знаете? Вы проверяли, сравнивали? А в какой день недели проще добиться наибольшей посещаемости совещаний или собраний? Если вы сами менеджер или работаете под началом менеджера, какие дни вы считаете наилучшими для координации проектов и постановки целей?

Понедельник, к примеру, — это день, когда люди возвращаются к рабочему ритму после выходных. Ваши сотрудники отдохнули и рвутся в бой. Назначенные на понедельник совещания обычно проходят продуктивнее, коллективу легче сосредоточиться на стратегии бизнеса. Если вы сами проводите совещание — это обстоятельство для вас выгодно. Но это же обстоятельство куда менее выгодно, если ваша цель — продажа, если вы обзваниваете клиентов и предлагаете новый товар.

Не ждите адекватной отдачи и в пятницу, в канун выходных. К 14.00, особенно в хорошую погоду, большинство работающих уже мысленно находятся вне стен офиса. Пусть вы сами не из таких, но ваши коллеги и клиенты, возможно, считают иначе. Некоторые менеджеры назначают совещания в пятницу на 16.00, чтобы не допустить преждевременного исчезновения сотрудников с рабочего места. Способ жестковат, конечно (метод пятидесятипятиминутных совещаний работает эффективнее) и тем не менее подчеркивает тот факт, что никто не хочет задерживаться в пятницу. Вы решили ознакомить коллег с новой идеей в пятницу? Это должна быть в высшей степени впечатляющая идея, иначе ее тут же выбросят из головы, особенно если дело происходит в конце рабочего дня. То же самое относится и к поездкам. В больших городах время пик в пятницу начинается раньше, чем в другие дни, примерно с 14.00. Так что поездка к клиенту во второй половине пятницы может оказаться крайне изматывающей.

Праздники. Выходные длиной в семь дней. Длинные выходные — это заслуженный отдых, который необходим людям для сохранения равновесия между работой и жизнью для себя, однако проблема в том, что на деле длинные выходные продолжаются девять дней. Начинаются они уже в понедельник. Согласитесь, куда легче подняться с постели, зная, что впереди короткая рабочая неделя и длинные выходные. Продуктивность уже с понедельника идет на спад, а к четвергу люди уже все в мечтах об отдыхе.