Интегрированный тайм-менеджмент

Регулярное обновление необходимо. Почему в управлении проектами существует контрольный этап? Потому что в жизни то и дело что-то случается. Неожиданное развитие событий или экстренная ситуация в любой момент могут повлиять даже на идеальный план. И здесь на помощь приходит метод учета (как часть I-образного распорядка дня) с таким важным его компонентом, как время возможностей. Если вы пользуетесь удобным календарем и понимаете, что регулярное обновление плана — это необходимая часть управления проектами, а не навязчивая идея, жизнь ваша станет легче, а мысли яснее.

Дублируйте данные. Потеря записной книжки или данных компьютерного списка контактов равносильна убийству огромного количества времени. А ведь предотвратить это «преступление» проще простого. Сделайте самому себе громадную любезность — сию же секунду внесите в свой ближайший график задачу «продублировать всю информацию». Дважды в год копируйте свой календарь и список контактов. При пользовании обычным ежедневником с той же регулярностью делайте фотокопии и храните отдельно. Информация из наладонника должна храниться также и на жестком диске компьютера. Вновь работает правило «выкладывай сейчас или заплатишь потом»: на дублирование информации вы потратите гораздо меньше времени, нежели на то, чтобы восстановить ее, когда грабитель украдет у вас важнейшую часть вашей деловой жизни.

Система планирования и поиска должна охватывать все моменты вашей деятельности. Какую бы систему вы ни выбрали (ежедневник или электронный календарь), она должна обеспечивать следующее:

• следить за вашими встречами;

• хранить список контактов;

• показывать I-образный распорядок дня и список неотложных дел;

• переносить невыполненные пункты списка неотложных дел на следующий день;

• предоставлять хронику вашей прошлой деятельности;

• отражать последовательную хронологию событий вашей деловой жизни: клиенты, проекты, задачи;

• напоминать о регулярных событиях (дни рождения, юбилеи);

• указывать на совпадающие по времени встречи и приближающиеся сроки сдачи проектов;

• подсчитывать время, оставшееся до предельного срока исполнения проектов;

• напоминать о необходимости запланировать дополнительные и завершающие действия по проекту;

• предоставлять возможность изменений в графике работ и распорядке дня;

• напоминать о необходимости регулярного дублирования информации.

А Я И ТАК ВСЕ ПОМНЮ - ЧЕМ ПЛОХО?

Некоторые люди гордятся своей способностью удерживать в голове большой объем информации безо всяких там календарей и ежедневников. Но представьте себе только, чего могли бы достичь эти люди, если бы их несомненные таланты были направлены на выполнение серьезных задач, а не на запоминание повседневной рутины? Кратковременная память, как уже говорилось в главе 4 этой книги, — это не тот источник, который питает истинные успехи.

• Реальность. Помимо чисто практического преимущества ежедневников и календарей (даты ваших встреч, списки неотложных дел и т. д. всегда у вас перед глазами) существует еще и психологический фактор: написанная или напечатанная черным по белому информация календаря придает большую реальность задачам, целям, срокам. Чтобы во что-то поверить, человеку нужно это увидеть — на бумаге или на экране монитора. Планы, существующие только в мыслях, тоже можно выполнить, однако их очертания легко размываются. Если цели и сроки проекта вы держите в голове, над ними проще потерять контроль.

• Изменения. Кроме того, составленные на бумаге или в компьютере планы легче менять в соответствии с ситуацией. Гибкий план проекта допускает изменения, не позволяя вам, однако, упускать из виду те задачи, которые вы сочли наиболее важными.

• Принятие верных решений. В плане, который можно увидеть на бумаге или экране монитора, все ваши действия и события представлены в перспективе, а значит, вы избежите спонтанных реакций и непродуманных решений.

• Защита. Реальный план — действенное орудие защиты вашего времени от людей, которым хотелось бы добавить вам работы. Если они могут увидеть то же, что и вы, на бумаге или экране монитора, вы получаете основание для «интеллигентного отказа» менеджеру, коллеге или клиенту.

СТЕНОГРАФИЯ XXI ВЕКА

По сути, рабочее пространство, где все можно найти за минуту, — это чистота и ясность в вашем физическом мире, ведущая к чистоте и ясности в мире ваших мыслей. Той же цели служат и методы, облегчающие ввод информации в компьютер. Некоторые из этих способов вам наверняка знакомы, но вполне вероятно, вы не используете их по максимуму.

Автозамена. Во времена, когда еще не были изобретены компьютеры и устройства распознавания речи, профессиональные стенографисты использовали скоропись — систему символов, обозначающих более крупные текстовые блоки. Судебные репортеры и секретари-стенографисты до сих пор пользуются этой системой записи в протоколах судебных процессов.