Интегрированный тайм-менеджмент

• Совещания слишком поздно заканчиваются.

Цель совещаний — согласование действий, обмен информацией, вдохновение команды, обсуждение идей и проблем и/или вынесение решения. Достигается ли эта цель? Иногда. Достигается ли она за короткое время? Нечасто.

Как уже отмечалось в главе 7, по принципу Парето 80% результативности совещания дает 20% его длительности [17]. Вы можете возразить, что к выводам нельзя прийти, если не потратить время на беседы, обсуждение, обмен идеями. И все же многие согласятся, что время, потраченное на совещания, можно было бы использовать с большим толком.

Как бы там ни было, совещания — неотъемлемая часть деловой жизни. Интегрированный тайм-менеджмент предлагает сделать их продуктивнее и короче, сосредоточившись не столько на тематике совещаний, сколько на побуждениях их участников. Позитивное влияние и приучение — вот что крайне важно для того, чтобы превратить ваших коллег в пунктуальных и активных участников совещаний.

ВРЕМЯ СОВЕЩАНИЯ: ПЯТЬДЕСЯТ ПЯТЬ МИНУТ

Первое: никогда не выходите за рамки пятидесяти пяти минут. Специалист по эргономике вам объяснит, что неразумно заставлять людей сидеть дольше часа без перерыва, однако не в этом причина такой эффективности совещания длиной в пятьдесят пять минут.

Причина та же, что и в стремлении рынка удовлетворить потребность клиентов в душевном комфорте (в данном случае — потребность побыстрее покинуть зал совещаний). Пятьдесят пять минут — это почти час, но впечатление создается, что меньше часа. Поскольку начало и конец совещания находятся в пределах одной и той же цифры, оно словно обещает быть коротким и неутомительным. Тот же самый принцип используют в торговле, оценивая товар не в $20 ровно, а в $19,99 или рекламируя машину стоимостью $ 17 995, а не $ 18 000. Совещание продолжительностью в пятьдесят пять минут гарантирует каждому его участнику, что в конце этого же часа он вернется за свой стол или выедет к клиенту. Словом, мы показываем сотрудникам свет в конце тоннеля.

Кроме того, завершение совещания в пределах одного и того же часа позволяет людям спокойнее планировать остальные события рабочего дня. Ваше обязательство, что коллеги смогут заняться другими делами, прежде чем часовая стрелка сдвинется на следующую цифру, устраняет их соблазн «звякнуть еще парочке клиентов» до начала совещания. Коллеги знают, что если появятся вовремя, то и уйдут вовремя, а значит, будут стремиться к пунктуальности.

Четкие границы отведенного на совещание времени также способствуют концентрации, как и в случае с «краеугольным временем». Люди более склонны придерживаться пунктов повестки, когда знают, что время обсуждения ограничено. Очень многого можно добиться гораздо быстрее, если у людей есть стимул — скорый уход из конференц-зала.

Совещание в пятьдесят пять минут — еще один пример приучения и влияния. Можно пообещать закончить совещание за пятьдесят пять минут, но большинство коллег вам не поверят. Однако уже третье совещание длиной ровно в пятьдесят пять минут поднимет вашу репутацию: вы начали приучать людей к тому, что действуете быстро и продуктивно. А это в свою очередь обеспечит вам более активное участие со стороны коллег.

А НУЖНО ЛИ СОВЕЩАНИЕ?

Когда вас в следующий раз пригласят на совещание или когда вы сами решите провести совещание, задайте себе вопрос: «А нужно ли оно вообще?» Подумайте, нельзя ли достичь той же цели и донести ту же информацию по телефону, с помощью конференц-связи или электронной почты?

Даже если не в вашей власти отменить совещание, если сбор объявляет начальник — вы все же можете кое на что повлиять. Возможно, у вас будет шанс справиться о целях совещания. Нужно лишь помнить, что это делается во имя непрерывного совершенствования отдела или фирмы, а не ради подрыва авторитета человека, который это совещание запланировал. Важно не то, что вы говорите, а как вы это говорите.

Если конференц-связь, краткие неформальные встречи или хорошо продуманные директивы могут заменить хотя бы небольшую часть совещаний, фирма получит и конкретную материальную прибыль. Прикиньте сами:

• количество минут (или часов), потраченных на совещание:

• умножить на количество присутствующих;

• умножить на среднюю почасовую оплату сотрудников;

• умножить на два (оплата за работу, которую они выполнили бы за это время).

Даже по грубым подсчетам, если среднюю почасовую оплату сотрудников принять за $50 в час и если на совещании присутствуют 10 человек, а длится оно один час, то цена этого собрания (включая оплату за работу, которую сотрудники могли бы выполнить) составит (1 час х 10 х 50) х 2 = $1000.

Если вы проводите пять подобных совещаний в неделю — это $5000 в неделю и $260 000 в год.