Информационные технологии и управление предприятием

Базовые принципы и функции управления проектом

«Управление проектом (УП), или Project Management (PM), – это искусство руководства и координации людских и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта путем применения современных методов и техники управления для достижения определенных результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта» (определение дано московским отделением Ассоциации управления проектами Project management Institute – PMI (Институт управления проектами)).

Сущность методологии УП – это сосредоточение прав и ответственности за достижение целей проекта у одного человека или небольшой группы. Этот человек – менеджер проекта – обеспечивает реализацию проекта, реализуя ключевые функции по управлению им.

Все методы управления проектами базируются на следующих принципах:

• согласование целей проекта со всеми заинтересованными в нем сторонами;

• тщательный подбор команды проекта, члены которой должны знать, перед кем они отчитываются, а управляющий проекта должен иметь все полномочия для работ по проекту;

• распределение ответственности между руководителями отдельных направлений;

• планирование основных совещаний и их целей;

• регулярная рассылка достоверной информации об ответственности участников проекта, о результатах совещаний, действиях и изменениях;

• четкий контроль хода выполнения проекта;

• регулярная проверка управляющим проекта выполнения сметы и выдача предупреждений в случае опасности перерасхода средств;

• сопротивление внесению изменений в проект при сохранении необходимой гибкости;

• открытое обсуждение проблем участниками проекта;

• решение проблем сегодня, так как завтра могут возникнуть новые проблемы.

К основным функциям УП специалисты из PMI (Международная ассоциация управления проектами) относят:

• базовые функции:

– предметная область;

– качество;

– время;

– стоимость;

• интегрированные функции:

– надежность и риск;

– трудовые (людские) ресурсы;

– контракты (материально-техническое снабжение – закупки, поставки);

– коммуникации и информация.

Такой подход к определению функций УП может быть полезен для руководителя проекта тем, что достаточно удобно структурирует поле его управленческой деятельности и позволяет определить для выполнения каждой из функций наиболее эффективный инструментарий.

Основные фазы жизненного цикла проекта

Типичный жизненный цикл проекта состоит из четырех фаз:

• начальная фаза (концепция);

• фаза разработки;

• фаза реализации;

• фаза завершения.

Начальная фаза посвящена разработке концепции проекта и включает:

• сбор исходных данных и анализ существующего состояния (предварительное обследование);

• выявление потребности в изменениях (в проекте);

• определение проекта:

– цели, задачи, результаты;

– основные требования, ограничительные условия, критерии;

– уровень риска;

– окружение проекта, потенциальные участники;

– требуемое время, ресурсы, средства и др.;

• определение и сравнительная оценка альтернатив;

• представление предложений, их апробация и экспертиза;

• утверждение концепции и получение одобрения для следующей фазы.

На этапе разработки создаются основные компоненты проекта и проводится подготовка к его реализации. Основные работы, выполняемые на этом этапе:

• назначение руководителя проекта и формирование команды проекта, в первую очередь ключевых членов команды;

• установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований заказчика и владельца проекта, других ключевых участников;

• развитие концепции и разработка основного содержания проекта:

– конечный результат(ы) и продукт(ы);

– стандарты качества;

– структура проекта;

– основные работы;

– требуемые ресурсы;

• структурное планирование, в том числе:

– декомпозиция проекта;

– календарные планы и укрупненные графики работ;

– смета и бюджет проекта;

– потребность в ресурсах;

– процедуры УП и техника контроля;

– определение и распределение рисков;

• организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с основными исполнителями;

• организация выполнения базовых проектных и опытно-конструкторских работ по проекту;

• представление проектной разработки;

• получение одобрения на продолжение работ по проекту.

Фаза реализации – выполняются основные работы, необходимые для достижения целей проекта. Данная фаза включает:

• организацию и проведение торгов, заключение контрактов;

• полный ввод в действие разработанной системы УП;

• организацию выполнения работ;

• ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта;

• ввод в действие системы стимулирования (участников) проекта;

• детальное проектирование и технические спецификации;

• оперативное планирование работ;

• установление системы информационного контроля за ходом работ;

• организацию и управление материально-техническим обеспечением работ, в том числе запасами, покупками, поставками;

• выполнение работ, предусмотренных проектом (в том числе производство строительно-монтажных и пуско-наладочных работ);