Зима и ранняя весна оказались для артиллерии значительно тяжелее, чем для других родов войск. Это касалось вопросов расквартирования, обеспечения провиантом, фуражом и, наконец, государевым жалованьем личного состава. В решении этих проблем (а решать их нужно было срочно, в противном случае имелась реальная угроза самого существования Артиллерийского полка) Брюс проявил непреклонную твердость в сочетании со свойственной ему дипломатической гибкостью. С января по май он направляет письма князю A. Д. Меншикову, фельдмаршалу Б. П. Шереметеву, князю Н. И. Репнину и другим военачальникам, где неоднократно указывает, что места, отведенные для постоя артиллеристам, не могут вместить весь Артиллерийский полк с мастеровыми людьми и извозчиками. А кроме того, в деревнях, предназначенных для расквартирования, прежде уже стояли солдатские или драгунские полки, поэтому ни провианта, ни фуража достать невозможно. «На 40 дымах полк артиллерии и извозчиков прокормить в краткое время невозможно», — сообщал Брюс в феврале в одном из писем Б. П. Шереметеву. А в марте он посылает буквально отчаянное письмо князю Репнину, сетуя, что квартиры, отведенные для артиллеристов в деревнях, принадлежащих Дубровне, заняли войска генерала Чамберса, а на другой стороне Днепра категорически запретил размещаться А. Д. Меншиков. «И я ныне не ведаю, — с горечью восклицает Яков Вилимович, — куды мне стало деться, разве в Днепре квартиры искать! Понеже, одне с одной стороны Днепра выгоняют, а другие з другой, а противиться сил нет». В письмах Брюса не раз проскальзывает затаенная обида на пренебрежительное отношение к артиллерии. Много позже Яков Вилимович писал новгородскому губернатору князю B. И. Гагарину: «Хотя мне великие противности и обиды были от ненавидящих артиллерии проходячей зимы, також и в походах зимних, однакож я на сердце держал, мысля, инако будет, не дознав простотою своею лукавство людское. А ныне не могу утерпеть…» И далее Брюс описывает, в каком бедственном положении находится артиллерия, лишившаяся солдат Каргопольского полка. «Теперь я не ведаю, что мне делать с одними пушкарями, на караулах ли им стоять или припасы к будущей кампании делать и готовить, или мост через Днепр делать… А что, ваше высокородие, изволили ко мне писать, что под такою дивною командою век не бывала. И я вам доношу, хотя я много книг читал, однакож ни в которой кроники такой околесной не нашел», — в сердцах замечает Брюс. Тем не менее ему нужно было распоряжение князя о присылке солдат для несения службы при артиллерии. Поэтому дипломатичный Яков Вилимович заканчивает письмо следующими словами: «За что всегда вашему высокородию должен буду служить и знать буду, как милостию вашей хвалиться у его милости господина князя Меншикова».
В другом случае Брюс вынужден был прибегнуть к угрозе. Речь шла об обеспечении фуражом артиллерийских лошадей, развозивших различные припасы в войска. В письме А. И. Нарышкину от 16 марта он писал: «И вы сами можите ведать, что в дороге без корму пробыть невозможно. И ежели вышепомянутые лошади без корму помрут, то принужден я буду писать к Царскому Величеству, и в том некому отвещать, что не милости вашей…»
В апреле Брюс снова обращается к Нарышкину по поводу отпуска фуража уже на 1630 артиллерийских лошадей, «… понеже уже многие артиллерийские лошади без фуражу з голоду померли», — писал он. Проблема обеспечения фуражом артиллерийских лошадей в 1708 году приобрела особенно острый характер. Вышло распоряжение, запрещающее офицерам иметь дополнительных лошадей и ездить цугом. Все лишние лошади, которых невозможно было прокормить, должны были быть отданы местному населению.
Так же неблагополучно обстояло дело с провиантом и государевым жалованьем. В письмах постоянно упоминается об отсутствии провианта для артиллеристов. «А питаемся с превеликою нуждою, какой никогда не имели, из малого числа деревень Дубровинского уезду, которые так опустошены, что в иных и соломы достать невозможно», — писал Брюс 28 марта А. Д. Меншикову. В мае картина с провиантом та же. «В провианте есть немалое оскудение», — сообщает Яков Вилимович 23 мая Б. П. Шереметеву. А 29 мая он вновь напоминает фельдмаршалу, что отсутствие провианта привело к тому, что многие артиллерийские служители и солдаты Каргопольского полка «стали ходить по миру».
В ожидании похода, чтобы сберечь неприкосновенный запас продовольствия, начальник артиллерии вынужден был приказать «доставать корм по деревням», а в тех случаях, когда его будет недостаточно, «то жать с полей рожь, молоть и раздавать пушкарям».