Следует отметить, что в эти первые годы Северной войны генерал-фельдцейхмейстер еще не имел штаба, не было и канцелярии, и во многих случаях Я. В. Брюс вынужден был лично вести всю переписку и документацию по Артиллерийскому приказу. К примеру, отвечая на письмо артиллерийского комиссара Новгорода Дмитрия Екимова, сообщавшего о пушках, у которых «раздутые запалы» и неудовлетворительное состояние запасов, Яков Вилимович, находясь в Смоленске, советует: «Тебе наипаче порадеть, и тех пушек, у которых запалы роздуло, досмотри подлинно, а осмотря, у которых запалы гораздо разгорелись, вели налить меди впушку столько, коль дуло широко, а запал прикажи вновь повертеть перед заливкою».
В связи с перебоями поставок в Новгород и Ладогу Брюс 3 апреля просит у канцлера графа Г. И. Головкина: «Зело время поздает, а отмилости твоей ни седле ни узде не прислано, а привесть сюды к уреченному числу никоими меры буде невозможно, от чего мне бедство быть может. Того ради прошу, пожалуй, прикажи, государь, не мешкав те припасы к нам отпускать». После этого Брюс поручает артиллерийскому командиру в Москве, дьяку Никите Павловичу Павлову, получить, подремонтировать и направить в Смоленск присланные Головкиным палубы с пушками, вооружением и боеприпасами. Он торопит своих подчиненных, артиллерийских комиссаров, поскольку готовятся походы русских войск в Эстляндию, Лифляндию и Польшу.
Яков Брюс использовал и другие способы доставки артиллерийских припасов из Москвы в Смоленск. Об этом ему сообщает в своем письме боярин Т. Н. Стрешнев: «Послал я с Москвы в Смоленеск сподводчики человека своего Микиту Семенова, которые подводчики повезли свинец. Пожалуй к тому человеку свою всякую милость и тех подводчиков прикажи отпустит беззадержания, естли вазможна, Тихон Стрешнев. Из Москвы Майя в 5 день (1705)».
При получении этого письма Брюс, находившийся тогда уже в Витебске, 7 июня написал ответ Стрешневу: «…ты, государь, изволил ко мне писать, чтоб человека твоего, которой повез свинец до Смоленска, отпустить немедленно, и то писмо меня в Смоленску незастало; а естлиб застало, и яб за твою, Государь милость мог всячески услужить пожеланию вашему».
В Витебске же нагнал Брюса сам Петр, задержанный в Москве лихорадкой, и 12 июня царь с фельдцейхмейстером приехали в Полоцк, где находились фельдмаршал Огильви и генералы Репнин и прочие с пехотными полками, где также располагалась и полевая артиллерия.
1 июля 1705 года вся армия тронулась из Полоцка в Вильну. В этом походе Брюс получает весьма неприятное известие из Поречья от артиллерийского дьяка Ивана Козлова о состоянии артиллерийских частей. «Пушкари, которые ныне у меня в Поречье, таскаются по миру, а провиант им хлеба не дает. Изволь поговорить Семену Григорьевичу (кн. Волконскому), чтоб он о том к провианту отписал». Под «провиантом» понимается служба, которую с 18 февраля 1700 года возглавлял окольничий С. И. Языков. Эта служба и занималась поставкой хлеба армии. А ее руководитель имел звание «генерал-провиант».
Я. В. Брюс очень быстро отреагировал на это письмо, и артиллеристы Ивана Козлова получили провиант. Об этом Козлов сообщает через несколько дней уже из Москвы: «…благодарен за отеческую твою, государя моего благость. Что надо мною оботпуске удивил милость, что возздам? Воздаст тебе, государю, Бог вся благая на лета многа, и я убоги должен здомишком вечно Бога молить. И не остави милости твоея отмени, якоже и прежде, и отпиши о мне князь Федору Юрьевичю (Ромодановскому. —
Артиллерия Брюса стояла в Вильне до 10 августа 1705 года. К тому времени в Прибалтике военные действия происходили с переменным успехом. Русские войска под командованием Шереметева столкнулись со шведским войском генерала Левенгаупта под Гемауэртгофом и потерпели поражение, во многом из-за того, что Шереметев, не дожидаясь пехоты, атаковал шведские войска одной кавалерией. В этом сражении был оставлен шведам и обоз с пушками. Однако полного разгрома 15 июля под Гемауэртгофом не было, поскольку, опасаясь подхода русской армии, который мог привести к окружению шведов, Левенгаупт был вынужден отвести свои войска к Риге. Именно к Риге Петр приказывает отправить часть артиллерии, находившейся в Вильне.
Получив повеление царя отправить Двиною под Ригу пять и более мортир, Брюс пишет князю Ромодановскому, отказывавшему в безденежном отпуске бомб, гранат и железа из Сибирского приказа на Москве: «И о том как твое изволение: доносить о сем или нет царскому величеству? Я чаю, что не болно прилично будет. Того ради, прошу, изволь о сем комне отписать. А лутчеб оное у править бездокуки царскому величеству для того, что ево величество и без таких дел есть многое трудное управление» [44].