В ведении приказа находились: личный состав артиллерии; артиллерийские школы; полковая, полевая и осадная артиллерия; средства тяги артиллерии; артиллерийское производство; инженеры (саперы); колокольное дело и Гражданская типография (с 1706 года). Приказ также занимался вопросами обеспечения вооружением и боеприпасами всех войск. Кроме того, в его функции входило судебное разбирательство над личным составом.
Несмотря на наличие помощников, Брюс, как глава приказа, подробно вникал в его работу. Даже находясь в военных походах, он продолжал действенно управлять вверенным ему ведомством. Без его участия не решался ни один вопрос, который находился в компетенции приказа, вплоть до самых незначительных. Я. В. Брюсу посылались копии всех указов, отчеты о производстве вооружения, ведомости о наличии и расходе артиллерийских припасов, списки личного состава и росписи на выдачу денежного жалованья и хлебного довольствия, одним словом, все документы, требовавшие его решения.
Параллельно с Приказом артиллерии существовал еще один административный орган — Походная артиллерийская канцелярия, которая была создана при генерал-фельдцейхмейстере только на время ведения военных действий, когда он находился в походе. Первые упоминания о существовании канцелярии относятся к 1705 году. Штат ее состоял из трех человек: одного старого и двух молодых подьячих. До окончания Гродненской операции (1706) канцелярия упоминается под названием «Походная артиллерия в Гродне» или «Приказ воинский походный артиллерии».
С переездом Брюса в Санкт-Петербург в 1714 году его Походная канцелярия становится стационарной. Приказ артиллерии был разделен на две части — Московскую и Петербургскую. За первой осталось название Приказа артиллерии, вторая получила наименование Артиллерийская канцелярия. Постепенно с переводом центральных учреждений в Санкт-Петербург роль Артиллерийской канцелярии возрастает. Она становится фактически главной, а Приказ артиллерии — второстепенным административным органом [40].
Существование параллельно двух высших артиллерийских учреждений ничем не было оправдано и вносило лишь путаницу в организацию производства вооружения. В 1723 году управление артиллерийским ведомством было реорганизовано. Главным административным органом стала Главная артиллерийская канцелярия во главе с президентом генерал-фельдцейхмейстером Я. В. Брюсом, который оставался им до своей добровольной отставки в 1726 году.
Я. В. Брюс в поисках усовершенствования артиллерии во многом опирался на знание и опыт специалистов, среди которых необходимо отметить «капитана на Москве» Якова Шперейтора. Выражаясь современным языком, он был техническим руководителем Московского пушечного двора. В первое десятилетие Северной войны именно этот двор стал своего рода лабораторией нового конструирования вооружения. Образцы вооружения, показавшие удовлетворительные результаты при испытаниях на пушечном дворе, либо в единичном экземпляре, либо опытными партиями отсылались «в поход» или в Санкт-Петербург, где проходили дальнейшие испытания в боевой обстановке.
Многочисленные справедливые нарекания военачальников на плохое качество лафетов, станков, роспусков и артиллерийской принадлежности принуждали начальника артиллерийского ведомства обратить пристальное внимание не только на их устройство, но и качество материала, из которого они изготавливались. Брюс обстоятельно разъясняет в письме Ф. Ю. Ромодановскому, в какое время года следует заготавливать лес для артиллерии и как его хранить. «Уведомлен я от тебя, государь, чрез писание, что дубовый лес на пушечные станы и колеса по росписи изготовлен нынешним летним временем. И тот, государь, лес к артиллерии делам будет не прочен. И ты, государь, оный лес по той росписи повели изготовить в декабре месяце и вывесть к Москве зимою. А водою ево не сгонять, дабы к оным делам был крепок и походам прочен». И в качестве приписки Я. В. Брюс разъясняет: «В познание тебе для чего летней лес нездоров. Когда отсекается и в середке остается сок, и от того гниет. А в зимнее время оной сок входит в коре, и такое дерево всегда бывает здорово».
Низкое качество шанцевого инструмента — лопаток, кирок, мотыг, которые являлись в то время дополнением артиллерийской принадлежности, заставляет главу артиллерии заняться и этой проблемой. Рассмотрев все предложенные виды кирок, мотыг и лопаток, Я. В. Брюс остановился на шведских образцах. Он потребовал, чтобы их образцовые варианты сделал шведский кузнец, только дополнительно для прочности на концах металлических частей «наварил уклад или сталь» [41].
В поле зрения Брюса находилась и форма одежды пушкарей. По-видимому, он справедливо полагал, что единообразный военный костюм — еще одна мера в организационном строительстве полевой артиллерии. Поэтому даже галстуки должны были быть сделаны по единому образцу, который Брюс прислал в приказ из похода.