GTD. Практический курс. Самоучитель по тайм-менеджменту.

Для знакомых с GTD стоит пояснить, почему я отказался от формулировки Аллена «Можно ли это сделать в течение 2-х минут?».

Наша работа разная. Специфика разная. Характеры разные. Условия тоже разные. Для кого-то прямо сейчас можно сделать то, что не потребует больше минуты, кому-то будет мало пяти. Будет лучше, если каждый сам определит, сколько времени прямо сейчас он готов уделить задаче.

Задание 3

1. Откройте электронную почту, определите какие письма из всех, что лежат во «Входящих», требуют внимания. Архивируйте все письма, пришедшие до них. Те, что нужно проработать, пропустите через алгоритм. Добейтесь, чтобы во «Входящих» не осталось ни одного письма.

2. Проанализируйте получившиеся задачи и удалите неакту­альные.

Если прямо сейчас сделать невозможно

Когда действие, которое мы прояснили, сделать, не сходя с места, невозможно, его нужно записать. Алгоритм предлагает сделать это с помощью категорий:

С ними стоит разобраться подробнее, потому как не всегда очевидно, зачем создавать временную категорию, если задаче можно присвоить дату.

Дело в том, что дату и время можно ставить только некоторым задачам. Тем, которые кровь из носу нужно сделать точно в срок. Например, если вы договорились о важном звонке на 13–00, его нужно сделать на 13–00.

Большинство дел неплохо обходятся без напоминалки. Редко кто может гарантировать, что у него с утра будет разгон облаков, в обед — подвиг, а на ужин — война с Англией. Скорее всего, навалится текучка и смешает карты. Возможно ненамного, возможно, значительно. В любом случае — достаточно, чтобы сделать задачи с конкретной датой и временем скорее помехой, чем помощником.

Главный довод в пользу того, что большинство задач не должно иметь жесткой привязки к дате: мы не знаем, что будет через час. С большой долей вероятности, сделать задачу в 15–45, сделать ее так, чтобы она заняла 15 минут, нельзя. С меньшей, но достаточной уверенностью можно сказать, что сделать задачу именно 16 января тоже не всегда получится.

Чтобы исключить стресс и не расстраиваться из-за несовпадения желаемого с действительным, были придуманы «мягкие» временные категории. Которые сохраняют функцию напоминания и распределения задач по времени исполнения, но в другой форме.

Today

Сюда относятся дела, которые нужно сделать в первую очередь. В ряде программ, сделанных специально для GTD, место этой категории занимает категория «В фокусе». Ничего сложного — в ней лежат задачи, на которых стоит сфокусировать усилия.

Это — задачи с наивысшим приоритетом, стоящие первыми в очереди на выполнение. Тем не менее, это не значит, что раз оказавшись в этой категории, задача не может попасть в другую. Часто то, что было помещено в «Today» переходит в «Tomorrow» или «Next» «Scheduled» — в зависимости от обстоятельств.

Tomorrow

Сюда относятся задачи, которые не удалось сделать сегодня или которые вы изначально планируете сделать завтра. В остальном, все то же, что и с «Today»

Next

То, что не попало в предыдущий список, а так же то, что не имеет точного времени исполнения, кладем сюда. Это — задачи со вторым приоритетом.

Снова, как и с формулировкой «Могу ли сделать это прямо сейчас?» я не настаиваю на конкретном определении для «Позже». Насколько позже? На неделю? На две? На месяц? — поступайте, как вам удобнее и как вы считаете нужным.

К задачам в «Позже» внимание должно быть обращено, когда в «Сегодня-завтра» не осталось работы совсем, либо не осталось того, что можно выполнить в данный момент. Если такое происходит, просмотрите дела, отложенные сюда и сначала поищите то, что можно сделать, не сходя с места, а потом то, что можно перенести на «Сегодня-завтра».

«Scheduled»

Хранилище напоминалок. Сюда попадают задачи с точным временем, в которое они должны напомнить о себе. Назначение этого списка — убрать их с глаз долой, ведь в нужный момент они сами выскочат.

Очень удобно организовать повторяющиеся задачи. Если вы вспоминаете заплатить за интернет, когда его уже отключили, будет полезно поставить такую задачу и настроить ее ежемесячный повтор.

NB: Сюда не стоит относить дела, касающиеся вашего пребывания в каком-то месте. Например, «встретить тещу с поезда». Не смотря на то, что оно формально соответствует требованиям и имеет точное время исполнения, фактически это не столько задача, сколько мероприятие. А ему место в календаре.

Someday

Тихая гавань для «мечт», задумок, намерений. Сложите сюда все, что явно не будет пущено в работу в ближайшее время, но от чего не отказаться. Записаться в фотошколу? — сюда (если, конечно, вы уже точно не определились), вывести в ассортимент новую линейку товаров — тоже.

Единственная категория в таск-менеджере, куда могут попасть дела, сформулированные в общей форме. Запись в «Когда-нибудь потом» не обязательно делать в виде элементарного действия. Потому что когда вы будете ее извлекать, нужно будет все проанализировать.