GTD. Практический курс. Самоучитель по тайм-менеджменту.

Еженедельный, ежемесячный и т.д. обзоры призваны показать, как идут дела по отношению к соответствующего уровня целям. Во время них вы сверяетесь с тем, что хотели получить, что получили на самом деле и что, исходя из этого, планируете.

Как и все в GTD, это просто. Требуется 15–20 минут каждый день, час — раз в неделю и дополнительный час раз в месяц. Все, что нужно — открыть список задач на день (если это ежедневный обзор) или по проекту и свериться с идеальной картиной, которую вы себе нарисовали.

Планы

Идеальная картина — камертон, по которому нужно сверить то, как сейчас обстоят дела и то, как они должны быть. Вы можете ее отобразить в виде интеллект-карты или любым другим информативным способом.

План, в данном контексте, — это последовательность шагов по достижению этапов идеальной картины. Гибкая, постоянно пересматриваемая структура, которая зависит от того, как меняются обстоятельства, намерения и сама идеальная картина.

Не стоит думать, что единожды сформулированная цель и созданная по ней идеальная картина не подлежит пересмотру. Наоборот, как и планы, это — живая структура, растущая и изменяющаяся вместе с создателем.

Составляя планы, избегайте косности и закостелености. Работа будет тем лучше и эффективнее, чем актуальнее списки дел по проекту. Это не проект-менеджмент. Когда речь идет о проект-менеджменте, то в пользу максимальной детализации и жесткой привязки ко срокам говорят два довода:

1. Планирует коллективный разум, у которого есть соответствующий опыт. Соответственно, есть альтернативные программы действий, которые так же закладываются в план, если в основном что-то пойдет не так.

2. Имея гораздо больше ресурсов (одна голова хорошо, а две лучше), рабочая группа в состоянии взять под контроль значительно больше деталей, которые могут оказать влияние на ход работ, чем один человек.

Когда речь идет о планировании для себя, высокую детализацию действий можно соблюдать в одном случае — когда планируем то, в отношении чего есть обширные знания и опыт (тогда вместо плана будет инструкция и собственно необходимость плана становится под вопрос).

Во всех остальных случаях, мы не можем знать, как пойдут дела по каждой задаче, тем более не сможем предугадать сможет ли проект двигаться как задумано по заранее намеченному плану.

Доказан вред, который приносят жесткие планы. Если вы собрались ровно через Х лет построить «под ключ» мировую корпорацию и прописали все шаги с привязкой вплоть до месяца, следите за своим здоровьем. Стресс будет непрерывный и нарастающий 15.

Гораздо эффективнее и полезнее планировать гибко. Еженедельно и ежемесячно сверяя состояние дел с целью, можно быстро вносить изменения, не тратя силы на упрямое продавливание неразумных программ.

Подробные планы, которые составили заранее, вредны еще и потому, что от них сложно отказаться. Люди склонны преувеличивать значимость собственных усилий и всячески защищать их плоды, вне зависимости от того, актуальны они или нет.

Большой подробный план сам по себе будет преградой к достижению цели, потому что силы, вложенные в него, будут мешать без колебаний избавляться от неэффективных частей. Гибкие программы действий менее зависимы от этого.

В нашем случае главный критерий эффективности плана — постоянное продвижение к цели. Ключевое слово — постоянное. Ежедневное, пусть небольшое, но продвижение сделает свое дело и приведет к успеху.

Во время обзора вы ориентируетесь на идеальную картину и сверяете с ней текущий момент. Все, что требуется — свести список дел по проекту к максимально исполнимому состоянию. Такому, чтобы по нему можно было действовать без остановок и чтобы эти действия приближали к цели.

Нам не требуется соблюдать последовательность шагов, если то, что планировалось сделать в самом конце, можно сделать сейчас, а то, с чего собирались начать, сделать нельзя. Главное — делать.

Обзор списков дел дает пищу ассоциациям и побуждает к тому, чтобы дополнить их, отредактировать. Возможно, внесет изменения в идеальную картину (если в свете каких-то новостей вы увидите, что лучше сделать по-другому).

Это не формальная, а творческая процедура. Она похоже на сочинительство.

Самое главное в ней — проводить ее.

Задание 7.Найдите 15 минут перед началом и завершением рабочего дня и навсегда поставьте в это время ежедневный обзор. Определите 1 час в неделю на еженедельный обзор и занесите его в календарь. Поступите так же для ежемесячного обзора.

1. Сегодня, в конце рабочего дня откройте список дел, пробегитесь глазами по временным и проектным категориям. Посмотрите, что можно удалить, что передвинуть на завтра, что переформулировать. Обновите список дел, приведите его в максимальное соответствие с текущим моментом.

2. Завтра утром, перед работой, откройте список дел и повторите процедуру, но, с целью определить, с чего вы начнете работу и чем продолжите. Концентрация на задачах из списка дел сильно отличает продуктивных людей, от тех, кто создает видимость бурной деятельности.