Говори как английская королева / The Queen’s English and how to use it

В случае наличия таблиц или иллюстраций, позаботьтесь о подходящих для них местах или разместите их в конце. Наибольшую пользу они принесут, если у читателя будет возможность обратиться к ним, не отрываясь от чтения.

В конце текста был бы уместен небольшой резюмирующий абзац, однако, избегайте ненужных повторов. Возможно, вы переоценили или недооценили свои доводы? Слишком осторожничали? Или не проявили решительности там, где было необходимо? А если у вас в тексте есть диалог, то всегда ли понятно, к кому относятся реплики?

Проверка написанного

Оставьте время на проверку написанного. Нет ничего проще, чем пропустить важные слова, например, not. Издатели «Злой Библии», напечатанной в 1631 году, были оштрафованы на огромную сумму за то, что в седьмой заповеди (Исход 20:14) было упущено слово not: ‘Thou shalt commit adultery.’[29]

Вы можете допустить множество самых разных ошибок: использовать неподходящее по смыслу слово, составить неполное предложение, пропустить факты или идеи и т.д., особенно, если вы стеснены сроками. Своевременное проверка написанного поможет сэкономить время в долгосрочной перспективе, ведь потом вам не придется возмещать урон, нанесенный безграмотным официальным письмом.

Те, кто пишет хорошо, проверяют тщательно. Ничего не упускайте из виду, включая смысл и впечатление, получаемое от прочтения написанного. Обращайте внимание на все то, что выделил компьютер, проверяя текст на наличие орфографических и грамматических ошибок. Проверяйте структуру и длину предложений и абзацев.

Ваш первый черновик позволяет вам изложить все мысли и посмотреть на текст как на единое целое. Ваша окончательная проверка дает вам возможность усилить воздействие текста и сделать его более понятным, а также устранить ошибки. Поищите малосодержательные предложения, которые не несут дополнительной информации, проверьте правильность выбора местоимений. И ознакомьтесь также с рекомендациями по написанию деловых писем.

Перечитайте написанное на предмет ясности, точности, последовательности изложения, лаконичности и законченности. Если вы отвечаете на чье-то письмо, убедитесь, что ответили на все интересующие вашего адресата вопросы. Сократите первый черновик. Часто бывает возможно сократить текст приблизительно на четверть и сделать его более прозрачным и логичным. Есть ли в тексте лишние слова, мысли или избыточная информация, которую можно удалить? Расплывчатость, многословность и большой объем могут отпугнуть читателей. А, кроме того, расшифровали ли вы все акронимы[30] при первом их упоминании?

При написании важного документа попросите друзей или коллег перечитать его, обращая внимание на ошибки, ведь они могут заметить те недочеты, которые пропустили Вы. Если есть возможность, сделайте достаточно долгий перерыв между собственными прочтениями, что позволит перепроверить написанное на свежую голову.

Публикация

При написании материала для публикации убедитесь, что ваша работа соответствует формату, который требуется издателю, и что действительно заинтересован в статьях подобного рода. «Ежегодник писателей и художников» [The Writers’ & Artists’ Yearbook] может оказаться полезным с этой точки зрения. Журналы, публикующие авторов в короткие сроки, такие как Nature, могут потребовать готовый оригинал-макет, поэтому вам придется подготовить всё самостоятельно. Необходимо придерживаться всех требований относительно формата страниц, интервалов, размера шрифта и объема разных типов текстов, заголовков, иллюстраций, оформления источников и т.д. Если требуется американская орфография, значит, используйте этот вариант. Многие издатели настаивают на предоставлении не только электронной, но и печатной копии с двойным интервалом.

Тщательно проверьте свою аргументацию. Все, что угодно может пойти не по плану, даже когда издатель и не просит вас заново распечатать работу. Если редактором или вами внесено исправление, убедитесь, что оно не повлечет за собой дополнительных исправлений.

Глава 14 Как писать официальные письма?

Переписываясь с друзьями в неформальной духе, вы скорее всего придерживаетесь стиля, принятого в вашей компании. При написании же официального письма приходится учитывать ряд особенностей.