Госслужба на 100%. Как все устроено

При этом государственные органы нередко генерируют значительное количество лишних документов, бессмысленных совещаний, ненужных отчетов. В результате теряется управляемость и самые благие инициативы и разумные планы вязнут в болоте согласований, размытой ответственности, бюрократических нестыковок.

Поэтому эффективный тайм-менеджмент на госслужбе, постоянное повышение операционной эффективности – это гораздо больше, чем просто вопрос правильной организации рабочего времени. Это один из самых существенных факторов управляемости, без которого государственная машина обречена на пробуксовки и работу вхолостую.

Контроль исполнения поручений

Над любым чиновником висит дамоклов меч, именуемый «контролем исполнения». Знаком он и сотрудникам крупных корпораций, особенно государственных; в малом и среднем бизнесе встречается намного реже. Многие эксперты говорят об «управлении по поручениям» как серьезной проблеме наших госорганов: вместо размеренной реализации основных функций чиновник вынужден «отрабатывать» поручения, нередко носящие стихийный, несистемный характер.

Любое сколько-нибудь значимое поручение ставится на контроль: в меньшинстве госорганов в бумажном формате, в большинстве – в системах электронного документооборота (СЭД). В определенный срок от исполнителя ожидают «закрытия» поручения. При этом крайне важно не только исполнить задачу, но и своевременно об этом отчитаться соответствующим документом: официальным письмом, служебной запиской и т. п.

Критически важен «уровень контроля», на котором стоит поручение. Понятно, что вопрос, «стоящий на контроле» Администрации Президента, заместителя федерального министра или начальника департамента региональной администрации, – это разный уровень ответственности.

Для того чтобы справляться с потоком поручений, эффективному госслужащему, помимо работы с корпоративной системой электронного документооборота, крайне важно поддерживать собственную систему обзора и контроля всего, что ему поручено, а если у него есть подчиненные – то и всего, что поручено им. Для такого обзора используются и программные продукты (Outlook, Lotus и т. п.), и бумажные ежедневники.

Николай Николаевич Николаюк, заместитель руководителя департамента мониторинга предпринимательских инициатив, АНО «Агентство стратегических инициатив по продвижению новых проектов»:

«В случае если вы конечный исполнитель и вы понимаете, что даже бессонной ночи вам не хватит для того, чтобы уложиться в срок по поставленной задаче, то запросите дополнительные ресурсы у руководства. Невыполнение задачи гораздо хуже, чем перебороть страх и самолюбие и запросить дополнительные ресурсы.

В условиях аврала лично я всегда вспоминаю, что человек как личность растет именно в стрессовых ситуациях, поэтому нужно воспринимать такие моменты как вызов, который способен поднять вас на новый уровень, преподать новый опыт. Ведь каждый из нас может вспомнить ситуации в своей работе, когда то, что раньше ему казалось авралом, сейчас может быть решено гораздо быстрее и качественнее.

Как правило, стрессовые, авральные ситуации возникают нечасто, имеют цикличный характер: квартальный отчет, форум, совещания и т. д. Поэтому по возможности нужно уметь предвидеть подобные ситуации и быть готовым к ним. “Руководить – значит предвидеть”. Если же аврал имеет систематический характер, то нужно посмотреть, правильно ли вы организовали свою работу».