Госслужба на 100%. Как все устроено

Евгений Петрович Стружак, первый заместитель руководителя департамента территориальных органов исполнительной власти города Москвы:

«Рекомендую выделять в течение дня определенное время для работы с почтой. При этом научиться сортировать письма, выделять те из них, которые требуют первоочередной обработки. Далее – определить письма, ответ на которые может быть направлен в течение нескольких дней, и запланировать дату и час, когда вы сможете к ним вернуться».

Существует несколько простых рекомендаций, касающихся работы с электронной почтой.

1. Значимые устные договоренности после встреч, телефонных разговоров и т. п. фиксировать кратким «резюмирующим письмом». Времени это занимает немного, зато исключает разночтения и конфликты в будущем. Кроме того, письмо легко превратить в задачу и поставить на контроль в личной системе контроля задач.

2. Следить за актуальностью поля «Тема», его соответствием сути письма. В темах использовать ключевые слова – названия проектов, контрагентов и т. п. – в именительном падеже. Это существенно облегчает поиск нужных писем, их фильтрацию и сортировку.

3. Внятно обозначать, что именно требуется от адресата. Например, письмо с темой «К сведению», пустым содержанием и приложенной служебной запиской на 20 мегабайт вряд ли обрадует получателя.

4. Обращаясь к руководителям, формулировать предложения и варианты действий, а не проблемы. Руководителю в таком случае легче принять решение и дать оперативный ответ.

5. Использовать личную систему сортировки писем в подпапки, цветовой раскраски входящих писем, использования флагов «К исполнению» и напоминаний, которые можно ставить на письма.

Александр Христофорович Бенкендорф вспоминал: «Императрица Мария Федоровна [мать императора Николая I], несмотря на обширность своих занятий, никогда не позволяла себе лечь спать, не ответив на все полученные письма». Нужно учесть, что в круг ее «обширных занятий» входило создание и курирование многочисленных благотворительных учреждений, которые впоследствии так и называли: «Ведомство императрицы Марии Федоровны».

Сам император Николай I, работавший по 14–16 часов в день, однажды жестко одернул одного из небрежных в переписке подчиненных следующей резолюцией: «Вы, кажется, забыли, что я привык читать, а не просматривать присылаемые бумаги».

Много других интересных подробностей о государственном управлении в этот период можно найти в книгах серии «Жизнь замечательных людей»: «Александр I», «Николай I», «Бенкендорф» и «Аракчеев», упомянутых в Обзоре литературы.

Эффективный секретариат

Хорошо организованный секретариат экономит руководителю огромное количество времени. А эффективное решение вопросов, требующих внимания и участия высоких государственных руководителей, подразумевает умение грамотно взаимодействовать с их секретариатами.

Подробное описание работы секретариата государственного деятеля выходит за рамки нашей книги. Отметим лишь, что в хорошо настроенных секретариатах обычно внедрены и работают несколько важных функциональных блоков:

1) контроль оперативных поручений руководителя;

2) планирование рабочего графика руководителя;

3) управление контактной базой руководителя;

4) работа с бумажными и электронными документами;

5) подготовка и отслеживание результатов совещаний;

6) решение организационно-бытовых вопросов: командировки, выездные встречи и т. п.