Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

Файл Word содержит кучу информации. И это ключевое различие между документами в Word и в ASCII. Если ASCII содержит только те символы, которые пользователь видит на экране, документы Microsoft Word могут содержать и текст, и все остальное, что Microsoft решит включить в файл, не показывая этого пользователю. Даже если не учитывать все остальные недостатки Word – размер файлов, образ мышления 1980-х годов, дороговизну обновлений, то сам принцип становится проблемой. Не стоит использовать формат, который скрывает в ваших файлах информацию без вашего ведома и согласия. Хотя в некоторых обстоятельствах Word неизбежен, пользователям по крайней мере следует знать, как этот формат устроен.

Чиновникам британского правительства это знание несколько лет назад досталось дорогой ценой. «Опасное досье» – документ Word, содержавший информацию, которая помогла оправдать поддержку правительством войны в Ираке, – был разослан журналистам в начале 2003 года. Один предприимчивый журналист открыл документ в текстовом редакторе (или это сделал его друг-технарь) и увидел неизвестные до того имена некоторых авторов отчета. Это вызвало новую волну переполоха, и в августе 2003 года BBC сообщило: «Правительство Соединенного Королевства практически перестало пользоваться Microsoft Word для документов, которые должны стать достоянием общественности, и обратилось к созданию документов с помощью Adobe Acrobat, который использует формат PDF»[28]. В той же статье сообщается, что файлы Word могут без ведома пользователей содержать «имена авторов документа, их отношения друг с другом, более ранние версии документов… и порой очень конфиденциальную информацию вроде номера счета социального обеспечения… и информацию о внутреннем пути документа в сети, которая может оказаться полезной для взлома данной сети». Если цель – написать небольшой текст, это, согласитесь, слишком серьезные риски.

Текстовые форматы: PDF

В приведенной выше статье указан еще один вариант текстового формата – PDF от Adobe (название расшифровывается как мобильный формат документа, расширение. pdf). Если документ нужно создать в Word, то PDF может содержать те же данные без сопутствующих проблем со скрытой информацией и несовместимостью. Собственно говоря, преобразовать документы в PDF может любое приложение с функцией печати, а не только Word[29]. Главное преимущество PDF – его совместимость: и на Mac, и на Windows, и на Linux, как и на большинстве цифровых гаджетов, можно открывать и читать файлы PDF, не покупая и не устанавливая специальных программ. Даже если документ создан в Word, а у получателя Word не установлен, то PDF по-прежнему будет доступен. Более того, документы PDF выглядят так же хорошо, как и документы Word, без какой-то потери качества как на экране, так и на печати. Следовательно, любое приложение может создать совместимый документ, если оно способно сохранять файлы в PDF. Единственный недостаток PDF в том, что эти файлы предназначены только для чтения, получатели не могут их редактировать. (Вообще редактировать файлы PDF можно, но требуются специальные программы – например, PDFpen для Mac.)

Наконец, следует отметить, что PDF – это формат, которым владеет корпорация Adobe, но она не высказывает никакого желания «закрыть» его или каким-то образом брать с покупателей мзду за его использование. (Неудивительно, что PDF так популярен.) Если получателю не требуется редактировать файл, PDF – хорошая альтернатива Word.

Текстовые форматы: заключение

Вот краткое резюме – какие цифровые форматы стоит использовать при создании цифрового текста:

• Если документ не нужно распечатывать, используйте текстовый редактор и создайте файл ASCII. Если текст нужно отправить по почте, сделайте это в теле письма, а не присоединяйте как вложение. (Даже если текст нужно распечатать, ASCII может стать удачным вариантом. Поскольку в ASCII отсутствуют данные о шрифтах или стилях, распечатанный текст будет выглядеть так, будто он сошел с печатной машинки, но иногда и этого достаточно. Только если текст должен смотреться на бумаге «красиво», стоит подумать об использовании Word или эквивалентной программы.)

• Если документ будет напечатан и должен выглядеть «красиво» или требуется форматирование и другие функции для печати, то используйте для его создания Word или что-то подобное, например Google Docs. (Продвинутым пользователям для специального форматирования или особого расположения документа, возможно, лучше подойдет какая-либо профессиональная программа, например Adobe InDesign.) Но распространять документы нужно в PDF. Только если у получателя имеется необходимость редактировать файл, его следует прислать в оригинальном формате Word.

Помните, что файлы Word могут содержать скрытую информацию и быть несовместимы с предыдущими версиями этой программы, которые, возможно, использует получатель.