Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013

Для более эффективного управления в ситуациях, когда в работу над задачей вовлечено несколько человек, предусмотрены соисполнители по задаче. Ответственным за выполнение задачи продолжает оставаться исполнитель в соответствии с классическим принципом: за исполнение любого задания должен отвечать целиком и полностью только один человек. Но соисполнители видят задачу в своих списках задач и могут получать от исполнителя или постановщика уведомления по ее изменениям.

Немаловажно, что такую задачу могут видеть и руководители соисполнителей. Это очень актуально в компаниях с матричной структурой, в которых руководитель одного подразделения может привлечь к работе над задачей сотрудников другого подразделения, но руководитель этого другого подразделения хотел бы знать, как именно ресурс его сотрудников задействован другими руководителями.

Наконец, полезной возможностью контроля является назначение промежуточных контрольных точек. Например, срок исполнения задачи – 1 августа, а контрольная точка – 15 июля. По контрольным точкам задачи можно сортировать, фильтровать и т. п. Это позволяет не спохватываться в день, когда задача уже должна быть выполнена, а заблаговременно проверить, все ли в порядке, нужно ли какое-то дополнительное вмешательство со стороны руководителя.

Разграничение доступа к информации

При работе с обычным Outlook крайне трудно разграничить доступ сотрудников к информации. Exchange-сервер позволяет устанавливать права доступа только к папкам. Например, этот сотрудник имеет право задачи в папке только читать, этот – редактировать, этот – вносить (не видя содержимого папки) и т. д. Но если разложить задачи в разные папки, теряется удобство работы с ними – группировка, сортировка, отбор по различным критериям и т. п.

Иногда применяют обходные пути, например внутри задачи делают ссылку на документ, лежащий на портале SharePoint. А портал позволяет уже более тонко регулировать права доступа пользователей к документам. Но это создает ряд дополнительных неудобств и к тому же требует наличия и активного использования SharePoint в компании.

«Организатор задач Outlook» позволяет тонко разграничить права доступа к задачам, хранящимся физически в одной папке Exchange-сервера. Пользователи получают доступ к задачам в системе в соответствии с правами доступа, которые настраивает администратор системы с помощью специальной папки, в которой указаны пользователи с данными им правами.

По умолчанию пользователь системы имеет право доступа к тем задачам, в которых он является постановщиком, исполнителем, соисполнителем или участником согласования. Пользователь в роли руководителя дополнительно имеет доступ ко всем задачам, в которых пользователь-подчиненный является постановщиком, исполнителем, соисполнителем или участником согласования.

Есть также роль помощника, который имеет доступ к задачам своего руководителя и его подчиненных. Эта роль весьма актуальна, когда в контроле задач руководителю помогает секретарь.

Цепочка согласований

Достаточно часто выполнение задачи подразумевает ее согласование несколькими сотрудниками компании. Например:

– «Подготовить договор с клиентом Альфа» означает, что его не только подготовил менеджер по продажам, но еще и согласовали юрист, финансист или бухгалтер, а главное, производственник, которому этот договор выполнять;

– «Разработать комплект рекламных материалов по новому продукту» означает, что его не только нужно разработать менеджеру по рекламе, но еще и согласовать PR-директору, руководителю производственного подразделения, генеральному директору.

Обычно в крупных компаниях эта задача решается через крайне тяжеловесные механизмы: визирование документов в бумажном виде или в системе электронного документооборота. Согласование зачастую требует недель, а иногда и месяцев, что чрезвычайно задерживает рабочие процессы, делает компанию медленной[4]. Причем несогласие любого из участников согласования, как правило, отправляет документ на новое прохождение всех кругов ада с самого начала.

Оперативные вопросы, как правило, проходят мимо официального документооборота, согласуются неформально, с помощью e-mail или телефонных звонков. Аналогично происходит в небольших компаниях, где системы электронного документооборота в принципе нет. В результате возникает масса проблемных и конфликтных ситуаций: забыли с кем-то согласовать, согласовали по телефону (и неправильно поняли друг друга) и т. п.

В «Организаторе задач Outlook» постановщик задачи может сразу определить, чье согласование для него является показателем корректного выполнения задачи. На специальной вкладке «Согласование» (см. рис.) он выбирает участников согласования и затем видит на этой же вкладке их одобрение или неодобрение, с комментариями.