Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013

Освоение электронного планирования требует некоторых усилий. Ведь писать на бумаге нас учили с детства, а работать на компьютере мы стали в более позднем возрасте. Но, с другой стороны, каждое изменение в бумажном ежедневнике – это вычеркивание и переписывание. В Outlook на любые изменения обстоятельств можно реагировать мгновенно, просто передвинув соответствующие встречи.

Правила планирования недели

С разделом «Календарь» нужно работать ежедневно. Утром просматривайте список гибких задач в панели задач справа от календаря (об этом списке мы поговорим в следующей главе). Если какая-то из них стала достаточно срочной и требует не менее часа на выполнение – создавайте вместо гибкой задачи бюджетируемую («плавающую»).

Закончив любое крупное дело, заглядывайте в «Календарь». Вы увидите приближающиеся жесткие встречи или «плавающие» задачи и определите, чем сейчас целесообразно заняться.

Отводите на жесткие встречи и плавающие задачи не более 60 % рабочего дня. Не менее 40 % должно оставаться на различные непредвиденные обстоятельства – и внутренние, и внешние.

Если вы часто покидаете рабочее место, необходимо побеспокоиться о «мобильной версии» календаря. Настройте синхронизацию Outlook с календарем вашего мобильного телефона – сейчас это умеют делать большинство приличных моделей телефонов, не говоря уже о смартфонах и коммуникаторах.

Другой вариант – распечатывайте расписание из Outlook на лист бумаги формата А4 или А5. Outlook позволяет достаточно гибко настраивать вид распечатываемого документа. Например, какие дни вы хотите в нем видеть; нужен ли вам только календарь или календарь вместе с панелью задач; нужно ли место для пометок в течение дня и т. п. Вот, например, как выглядит при выдаче на печать календарь недели с добавленной справа панелью задач.

Как называть встречи

Создавая встречи и «плавающие» задачи, придерживайтесь строго определенной системы обозначений. Outlook – чрезвычайно аккуратный и исполнительный секретарь-референт. Но при одном условии: если разговаривать с ним на языке, который он способен понимать.

Все формулировки должны начинаться с определенного ключевого слова, всегда в именительном падеже. Ключевое слово отделяется двоеточием; после двоеточия можно добавить подробности, связанные с запланированной встречей. Например, так.

Такая система нужна для поиска по ключевым словам. Например, вы хотите узнать, сколько времени вы тратите на общение с подчиненным Петровым. Или в случае какого-то спора вам нужно восстановить историю взаимоотношений. В окне поиска в «Календаре» вы вводите ключевое слово «Петров:» и получаете выборку всех встреч, которые были с этим человеком связаны.

Обратите внимание на двоеточие в ключевых словах – оно нужно, чтобы поиск выдавал только те встречи, где слово «Петров:» использовано как ключевое, а не те, в которых просто присутствуют слова «Петров», «Петровский», «Петровка» и т. п.

Аналогично вы можете получить картину всех прошлых и будущих встреч по проекту «Феникс:», клиенту «Бета-лизинг:», по вашей личной ключевой области «Здоровье:» или «Семья:», «Хобби:» и др. Одно из самых важных преимуществ электронного планирования перед бумажным: вы получаете огромный массив данных для анализа и точного понимания, на что реально тратится ваше время.

Для того чтобы найти в календаре встречи по ключевому слову, в Outlook 2013 нужно просто ввести нужное слово в соответствующее поле и нажать изображение лупы справа.

Полезности для руководителя

Главное преимущество при переходе с бумаги на Microsoft Outlook для командной работы – более высокая управляемость при меньших затратах сил. Например, с помощью календарей в Microsoft Outlook 2013 вы можете:

– совмещать на одном экране календари нескольких ваших сотрудников. Это удобно для планирования и сравнения их реальной загрузки, а еще – для сравнения плана с фактом;

– автоматически, с помощью специально настроенного пользовательского представления, отобрать все встречи сотрудника по какому-либо проекту, направлению, области деятельности. Скопировать эти встречи в Excel и проанализировать количественно: например, узнать, сколько времени менеджеры по продажам тратят на общение с клиентами, а сколько – на бумажную работу;

– видеть календари друг друга (если в компании есть Exchange-сервер), автоматически планировать совещания, в том числе с учетом ресурсов (переговорных, мультимедиа-проекторов и т. п.).

Краткие итоги

1. Разделите задачи на гибкие, жесткие, бюджетируемые.

2. Используйте повторяющиеся встречи и многодневные события.

3. Вносите жесткие и бюджетируемые задачи в календарь, гибкие – в панель задач справа от календаря.

4. Жесткие выделяйте синим цветом, бюджетируемые – зеленым.

5. Оставляйте после планирования и бюджетирования не менее 40 % времени в резерве.