Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007

Чтобы настроить табличное представление, нужно знать, по какому признаку Outlook отберет в него интересующие вас сейчас встречи. Например, по синей метке «жесткое планирование» или по слову «тренинг» в поле «Тема». Будем считать, что ваши мероприятия, требующие подготовки, относятся к какому-то определенному типу (тренинг, командировка, выставка) и это слово обязательно присутствует в названии встречи. Разберем настройки на примере подготовки презентации.

1. Перейдите в раздел «Календарь».

2. В меню Сервис/Настройка на вкладке «Команды» выберите в левой колонке пункт «Дополнительно».

3. Из правой колонки возьмите кнопки «Текущее представление» и «Определить представления», перетащите их на панель инструментов.

4. Закройте все меню.

5. Нажмите кнопку «Определить представления» на панели инструментов.

6. В появившейся таблице нажмите «Создать».

7. Введите название представления – «Подготовка презентаций», тип представления – таблица. Нажмите «ОК».

8. В появившемся меню нажмите кнопку «Отбор».

9. Введите слово «Презентация» в поле «Искать текст». Место поиска ограничьте полем «Тема». Нажимайте «ОК», пока не закроются все меню.

Теперь, чтобы отобрать все встречи, являющиеся презентациями и требующие специальной подготовки, в меню «Текущее представление» на панели инструментов вместо стандартного представления «День/неделя/месяц» выберите настроенное нами представление «Подготовка презентаций».

Теперь нам нужно создать пользовательские поля, отражающие процесс подготовки к презентации. Для примера создадим поля трех типов – «да/нет», числового и текстового. При создании полей начинайте с самого главного слова, так как ширина экрана ограничена и названия полей не всегда видны целиком.

1. Кликните правой кнопкой мыши на сером заголовке «Конец» и выберите из контекстного меню пункт «Выбрать поля».

2. Нажмите кнопку «Создать» в нижней части появившегося меню.

3. Появится окно «Новое поле». Введите имя: «Помещение – забронировать». Тип поля («да/нет») выберите из выпадающего списка. Формат поля оставьте предложенный по умолчанию – «значок». Нажмите «ОК».

4. Вы вернулись в меню «Выбор поля». В списке «Поля пользователя в папке» появится только что созданное нами поле.

Перетащите его на панель названий столбцов, справа от поля «Конец».

5. Аналогично создайте и перетащите на панель поля «Слайды» и «Раздаточный материал».

Теперь, чтобы обозначить, что по какой-либо из презентаций забронировано помещение, достаточно кликнуть в окошке на пересечении столбца «Помещение – забронировать» и строки с названием соответствующей презентации. Появится галочка, обозначающая, что данный вопрос по этой встрече уже закрыт.

Создадим теперь поля более сложного формата – текстового и цифрового.

1. Кликните правой кнопкой мыши на сером заголовке «Тема» и выберите в контекстном меню пункт «Выбрать поля».

2. Нажмите кнопку «Создать» в нижней части появившегося окна «Выбор поля».

3. Появилось окно «Новое поле». Введите название: «Доп. материалы», из выпадающего списка ниже выберите тип поля «Текст». Формат оставьте по умолчанию – текст. Нажмите «ОК».