Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010

Как сочетать смелость и дерзость с вниманием к мелочам? Ответ: нужно создать простую систему, простые процедуры, которые позволят сделать мелочи управляемыми, не отвлекаясь на них. Забыть про мелочи – будучи в них уверенным.

«Лучшее качество – это моя слабость»

Барон Карл Фридрих Иероним фон Мюнхгаузен был не только бесшабашным героем, как принято о нем думать. Он был еще и перфекционистом и сам, по свидетельству Распе, называл стремление к наивысшему качеству своей слабостью.

Чего стоит, например, одно очищение пятен на Луне. «Главное, нужно было добыть тончайшего песку, способного не только счистить ржавые пятна с Луны, но и отполировать ее заново. По приказу шаха в мое распоряжение отдано было несколько рот солдат, и шестьсот человек день и ночь работали специально над просеиванием песка. Через две недели все было готово: и сооружение для спуска Луны, и песок. И смешно было думать о том, что в Европе воображают, будто Луна скрылась из-за так называемого новолуния, между тем как в действительности это мы в Ширазе спустили ее вниз и песком счищали ржавчину, портившую блестящую ее поверхность. Ни единого пятнышка не оставили мы на Луне. Ведь лучшее качество, как и высшая порода, это моя слабость, или, если хотите, моя сила. Какой-нибудь гвоздь у меня, и тот должен быть крепким, первосортным…»

Представим себе обычное утро барона Мюнхгаузена. Позавтракав дикой уткой, застреленной через печную трубу, он выпил чашечку кофе и приступил к планированию своих дел.

Главная задача – вспомнить все необходимые в ближайшее время подвиги, не упустить важных деталей. Проконтролировать подготовку так, чтобы разгрузить от этих мелочей сознание и сосредоточить его на главном – собственно на подвиге.

Перед бароном на столе большой лист бумаги. Бумаги, конечно же, высшего качества, с фамильными водяными знаками. Рядом малахитовый письменный прибор. На листе – разграфленная таблица. По вертикали в левом столбце аккуратным каллиграфическим почерком вписаны все прошлые и будущие подвиги. Заголовки других столбцов – важная информация по подвигам и те детали подготовки, которые нужно предусмотреть.

▪ Смертельно ли опасен подвиг? От этого зависит характер подготовки к нему.

▪ Какова удаленность от дома? Подвигов много, логистику перемещений нужно тщательно рассчитать.

▪ Потребуется ли оружие? Его нужно подготовить.

▪ Что нужно дополнительно? Инструменты, люди, что-то еще?

▪ Описание для потомков – составлено ли? Или его еще необходимо составить?

Эта таблица позволяет храброму барону не забыть никакой детали в подготовке каждого подвига. При этом на одном листе видна абсолютно вся картина: что готово к воплощению, что уже воплощено, что требует доработки.

Если бы барон пользовался Outlook (что при его разнообразных талантах вполне можно представить), список подвигов был бы еще более удобным в работе. Например, если подвиг обозначен как опасный, но при этом не поставлена галочка в графе «оружие», Outlook автоматически раскрасит эту задачу в красный цвет. Графу «Удаленность от дома» Outlook может автоматически умножить на графу «Средние расходы на километр дороги» и записать полученные данные в графу «Прогнозируемые расходы на дорогу». Под списком проектов, в окне просмотра, барон видит подробности и важные примечания по проекту.

Барон Мюнхгаузен всегда нетороплив и обстоятелен и в своих рассказах за бокалом вина, и в своих подвигах. Неисчислимое же множество совершенных им поистине великолепных и непревзойденных деяний стало возможным в короткие сроки одной человеческой жизни, несомненно, не благодаря каким-то природным талантам от рождения, но лишь благодаря тщательной подготовке к каждому приключению.

Подготовка подвигов барона Мюнхгаузена

Создан полный обзорный список подвигов.

Пользовательские поля отмечают степень опасности подвига, удаленность от дома и прочее.

В поле комментариев в задаче содержатся подробности подвига.

Опасные подвиги автоматически выделены красным.

Ключевые процессы

Чтобы быть уверенным во всех организуемых вами процессах, необходимо сделать несколько шагов. Во-первых, выявить те процессы, в которых есть набор повторяющихся подготовительных и завершающих действий. Во-вторых, формализовать эти действия с помощью так называемых пользовательских полей в Outlook. В-третьих, регулярно просматривать список процессов и отмечать в пользовательских полях те шаги, которые вы сделали.