Фокус: Достижение приоритетных целей

В нашем органайзере есть замечательная маленькая глянцевая вклейка, озаглавленная «Не упускайте из виду». Она как раз и предназначена для борьбы с проволочками. Мы увидели, что группа, работавшая над этой проблемой, рассмотрела большинство ее аспектов. Желающие получить дополнительную информацию могут прочесть эту памятку.

Что нас отвлекает

Говорит Стив Джонс

Теперь послушаем группу, размышлявшую на тему неожиданностей, отвлекающих нас от намеченного плана.

Говорит один из участников семинара

Сначала мы попытались определить для себя, что называем отвлечениями. Все сразу задумались, не относятся ли к ним дела, входящие в квадранты № 3 и № 4, т. е. к квадрантам не важного? Наверное, так оно и есть. Но это также всякие помехи. Некоторые из них на самом деле идут нам на пользу. Наше первое решение: дать понять, что вы заняты вторым квадрантом, тем, что для вас важно. Вторая ситуация: получив электронные письма, можно просмотреть их темы. Это позволит разделить информацию на важную и не важную. Но тут Стив прервал нас и сказал: «Стоп, ребята. Вы говорите об электронной почте, а это тема другой группы». Он отвлек нас, сказав, что это полезное отвлечение.

Итак, мы предлагаем планировать свой день, т. е. возвращаемся к тому, о чем сегодня так много говорилось. Нужно уяснять собственные ожидания (что, собственно, является вашей целью), как мы это делали со Стивом, делегировать ответственность и, наконец, просто уметь сказать кому-то «нет». Иногда отвлекают новые задачи, а у нас нет времени, чтобы их решать. Просто скажите, что не можете этого сделать или что сделаете это попозже. Дайте людям четкий ответ.

Говорит Стив Джонс

Просто здорово. Спасибо вам. Помимо электронной и голосовой почты вас могут отвлекать самые разные вещи. Подумайте об этом. Когда вас отрывает от дела другой человек, вторгающийся в ваше пространство – по телефону или заглядывая в кабинет, еще непонятно, что это предвещает. Сразу трудно сказать, отвлечение это или, наоборот, нечто полезное, относится ли к квадранту № 1 или нет. А может быть, это что-то из квадранта № 3?

Вы можете отвлечься незаметно для себя. Представьте: вы над чем-то работаете и вдруг ощущаете, что в комнате кто-то есть. Вы поднимаете голову и в дверном проеме видите еще не самого человека, а только одну его голову. Вы понимаете, что кто-то хочет встретиться с вами глазами. Как только вы поднимаете голову, голова пришельца произносит: «Есть минутка?» И что мы обычно отвечаем? «Конечно, заходи». Разумеется, владелец головы заходит. Он присаживается или заходит и говорит нечто вроде: «Ну, Гарри, как дела? Как выходные? А я так ужасно провел время. У моей дочки была такая ангина…» В этот момент вы начинаете думать: «А кому это интересно? Ты меня ни с кем не спутал?» И все потому, что согласились поболтать, а ваш собеседник использовал эту возможность. Иногда он даже может поинтересоваться вашими делами.

Однако вы видите, что этот разговор вам навязывается. Он нужен лишь человеку, который заглянул в ваш кабинет. Примите решение. В этой папочке об отвлечениях говорится, что есть три типа отвлечений: необходимые, которые касаются вас и требуют немедленных действий. Они относятся к квадранту № 1, но сейчас заниматься ими не время. Есть отвлечения не необходимые. Если я на месте, это еще недостаточная причина, чтобы меня отвлекать. Когда вас отрывают от дел, нужно решить, как к этому отнестись.

Тот, кто к вам обращается, еще не знает, как вы поступите. Если я к кому-то вхожу и говорю «Гарри, как выходные?», а он отвечает «Я объелся» или что-то вроде этого, а потом спрашивает «Тебе что-нибудь нужно?», то такое поведение мы называем «подстройкой». Если же тот, к кому мы пришли, говорит «Ты зачем пришел?», это уже будет вопрос «по существу». Он ставится непринужденно, но совершенно конкретен. Скажем, можно его сформулировать так: «Стив, выходные прошли прекрасно, спасибо. Ты зачем пришел?» И тогда я должен сказать, зачем к нему заглянул. В этот момент человек принимает решение, нужно ли ему сейчас мною заниматься.

Если дело важное, то человек прерывается и начинает действовать в соответствии с изменившимися обстоятельствами.

Может быть, коллега пришел с важным вопросом, но не вовремя? Иными словами, да, это входит в ваши обязанности, но вы говорите, что можете выполнить просьбу в течение часа. Время указано. Не пытайтесь отделаться, а скорректируйте планы. Если вы будете невнимательны к людям, они этого не потерпят или будут на вас злиться. Вы можете сказать мне: «Стив, давай займемся этим в два часа? Мне нужно закончить то, что я делаю». Если в два часа мне встречаться неудобно, то я об этом скажу, и мы сможем договориться иначе. Правда, такой диалог не всегда получается, особенно когда с просьбой обращается начальник.