Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий

Какой вариант выбрать – каждый решает, исходя из задач и бюджета. На конференциях, где мы делаем трансляцию, всегда заказываем мультикамерную съемку в 2–3 камеры.

Для заказчика итоговая стоимость привлечения команды для видеотрансляции складывается из стоимости аренды или амортизации оборудования (даже если оно свое, то обслуживание, ремонт и расходники подрядчик закладывает в сумму), транспортных расходов, оплаты работы персонала и, конечно же, прибыли.

Оговаривать, что входит в перечень работ со стороны подрядчика, нужно заранее. Чтобы потом не выяснилось, что что-то ляжет на заказчика, тогда как он к этому не готов и не хочет этим заниматься. Также необходимо заранее обсудить и прописать в соглашении, кто и что будет делать, если возникнут проблемы. Например, как будет решен вопрос, если вдруг накроется оборудование или интернет, сядут батарейки, не будет хватать переходника или он выйдет из строя. Хороший подрядчик выгодно отличается тем, что умеет предусматривать все возможные форс-мажоры, имеет при себе запасные переходники, аккумуляторы и батарейки, находится на связи с техниками площадки и располагает контактами тех, кто сможет срочно доставить запасное оборудование. Главное правило для подрядчика, с которым захочется постоянно сотрудничать, – обещай меньше, а делай больше.

Какую платформу выбрать для трансляции? Это часто задаваемый вопрос. Если трансляция бесплатная и общедоступная, то нет ничего лучше и проще, чем YouTube. Единственное, на что нужно обращать пристальное внимание, – на музыкальный контент. Специальная система Content ID следит за соблюдением авторских прав на музыку и нещадно банит за ее использование без ведома правообладателя. Согласитесь, обидно потерять свой раскрученный канал, если вдруг в своей трансляции спикер решит использовать даже 10 секунд авторского трека. Будьте бдительны!

Платных сервисов для трансляций достаточно, нужно выбирать. Многие из них позволяют делать мультипарольные трансляции с уникальной ссылкой для каждого участника. У разных специалистов по трансляциям свои преференции, у некоторых имеются собственные неплохие хостинги. Вопрос, кто оплачивает сервис (входит ли это в стоимость работы подрядчика или ляжет на заказчика), также стоит обсудить заранее.

Формулы расчета времени, необходимого на монтаж и демонтаж оборудования, его тестирование и подготовку к работе, нет. Есть четкие правила: специалист по видеотрансляции должен заблаговременно осмотреть площадку и все имеющееся на ней оборудование, задать свои вопросы местным техникам, проверить мощности интернета и выделенные каналы для трансляции. Каждой команде нужно разное время на то, чтобы развернуть трансляцию – это зависит от количества и технических характеристик оборудования, параметров площадки, опыта работы и числа участников процесса.

У администрации площадки нужно обязательно уточнить, когда можно заехать на монтаж, будет ли перед вами какое-то другое мероприятие (не придется ли ждать, пока его организаторы все закончат, и хватит ли вам времени на спокойную работу по оборудованию площадки к трансляции и на тесты) и нет ли сразу после вас ивента, ради которого придется оперативно сворачиваться.

Для качественной трансляции вам обязательно нужно заказать выделенные интернет-каналы (на каждый зал по каналу плюс один резервный) – на них ничего, кроме вашей трансляции, не должно происходить (и, конечно, никакого «народного» wi-fi). Также необходимо уточнить, как на площадке обстоят дела с электричеством, есть ли дополнительный генератор, какого качества аудиооборудование, освещение и проекторы. Иногда, чтобы все сделать хорошо, проще дозаказать оборудование, чем пытаться добиться качества на слабом проекторе или с «шумящими» колонками.

И последнее, о чем нужно обязательно помнить. Видеотрансляция мероприятия – такой же полноценный процесс и продукт, как и сам ваш ивент. Это не довесок к мероприятию, не вторичный проект – к реализации трансляции нужно подходить серьезно, ответственно и не экономить на ней. В конце концов, записи можно продавать, качественная трансляция повышает ваш организаторский класс и прокачивает ваш опыт.

Подготовка онлайн-мероприятия

Итак, платформу для проведения онлайн-мероприятия вы выбрали, мероприятие анонсировали, спикеров собрали, рекламу дали, аудитория ждет. Что необходимо сделать заранее, чтобы ваша трансляция прошла гладко, материал записался, а участникам все понравилось?

Для начала проверьте свою технику. Да, почти наверняка на сегодняшний день у всех, кто читает это, есть ноутбуки или стационарные компьютеры достаточной мощности. Однако надо учесть ряд требований и нюансов. Итак, вам нужно иметь в наличии: