Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий

• Работайте без выходных. Если вы являетесь организатором мероприятия любого уровня и любого размера (серьезная конференция или детский мастер-класс), то всегда должны быть в курсе того, что на данный момент происходит в вашем проекте. Вы или члены вашей команды всегда должны отвечать на телефонные звонки (необязательно (хотя идеально) быть на связи по телефону 24/7, но с 9 до 20 часов, в том числе в выходные, почему нет? Что может вам помешать?), на письма, приходящие в почтовый ящик события, на сообщения в социальных сетях мероприятия. Если член вашей команды не знает ответа на вопрос, он обязан его узнать и не снимать с себя эту задачу, пока она не будет решена. Если нет готового решения – его надо найти. Если период подготовки выпал на длинные выходные или государственные праздники типа новогодней недели, все равно будьте на связи. Это тот стандарт качества, не выдержав который вы рано или поздно гарантированно огребете негатив.

• Четко соблюдайте тайминг. Уважение проявляется в том числе и в том, как вы распоряжаетесь чужим временем. Обещали начать вовремя – начните. Для организаторов в этом нет ничего невозможного, потому что все процессы считаются и прогнозируются. Если вы проанонсировали, что начало мероприятия в 11, то для ивентов до 1000 человек откройте регистрацию за час-полтора (и не ленитесь напомнить о том, что вы начинаете вовремя и лучше приходить на регистрацию заранее), для более масштабных – за полтора-два. На «Нашествие», например, вообще можно заехать накануне. Просчитайте количество пропускных слотов, лучше сделать их больше и поставить на них достаточно персонала, чем создать километровые очереди и получить неизбежный негатив, которого можно было бы легко избежать. Примеров не будет, но крупные форумы на несколько тысяч участников с часовой очередью на входе знают многие.

Важно!

Как не вылететь из тайминга в процессе ивента? Прежде всего, заранее предупреждайте выступающих о том, что на доклад им выделено такое-то время, а на вопросы – такое-то. Это не пожелание, а факт, перед которым вы ставите всех спикеров.

За временем на деловых мероприятиях следят модераторы.

Их задача – вовремя ненавязчиво напомнить докладчику, что осталось, например, 5 минут, а потом – что время вышло. Можно поднимать специальные таблички или разместить на сцене лицом к докладчику экран с таймером обратного отсчета в финальные 5 минут доклада. Есть момент, который кажется нам странным: отдельные спикеры на некоторых мероприятиях считают себя более достойными и звездными, чем другие, и «вылезают» из отведенного им времени. А модераторы, не получившие четких инструкций, позволяют им это сделать. Наше мнение: условия выступления едины для всех и сообщаются заранее. Какой бы звездой ни был спикер, в первую очередь он (хочется верить) адекватный человек, который, приняв приглашение, тем самым подтверждает готовность играть по правилам организатора.

• Не экономьте на волонтерах. Ни на их количестве, ни на их качестве. Мы вот, например, гордимся тем фактом, что на конференцию в Екатеринбурге из столицы к нам прилетала Таня, которая была волонтером на нашей московской конференции «VideoDays». И есть ребята в Питере, которые из раза в раз вливаются в команду волонтеров. Они уже хорошо знают схемы работы и наши высокие стандарты. Почему они возвращаются? Потому что получают от этого взаимодействия много опыта, радости, новых знакомств и подарков. А мы, в свою очередь, получаем вовлеченную команду, с горящими глазами и искренними улыбками.