Экосистема работы с линейным персоналом

2. быстрота его заполнения;

3. возможность анализировать данные, которые представлены в отчете;

4. прозрачность.

Далее я на примерах покажу, какие типы отчетов удобно использовать.

Менеджеры по подбору и рекрутеры должны обязательно вести лонг-лист соискателей (если у вас нет автоматизированной программы подбора персонала). В нем мы указываем ФИО, должность, контактный телефон, источник, результат собеседования и т.д. Данный отчет ведется на постоянной основе. Он позволяет видеть работу рекрутеров, а так же видеть информацию по соискателям (на каком этапе находится кандидат, что произошло с ним на определенных этапах). Этот отчет менеджеры и рекрутеры ведут одновременно, каждый заполняет свои графы.

Столбцы №1, 4, 5, 7 и 8 настройте выпадающим списком (периодически менеджеры и рекрутеры по разному пишут информацию и ее потом тяжело анализировать).

Столбцы с №1 по 6 включительно заполняет рекрутер, а столбцы с №7 и далее менеджеры по персоналу. Таким образом, в этом отчете мы видим следующую основную информация:

1. Источники подбора;

2. Количество приглашенных на определенные дни;

3. Входящие или исходящие звонки дают нам кандидатов;

4. Результат по кандидатам;

5. Количество оформленных;

6. Количество уволенных;

7. Время работы сотрудника в компании.

Это ваш основной рабочий документ, из которого вы берете информацию для остальных отчетов.

Общая отчетность рекрутеров и менеджеров по подбору, которую они ведут на ежедневной основе. Несет для них и для вас как руководителя информацию о том, как выполняется их KPI, а так же информацию по основным этапам воронки и какие этапы у вас проседают. Данный отчет необходим для просчета воронки подбора персонала, как отдельно по каждому менеджеру и рекрутеру, так и в целом по всему отделу. Он помогает направлять и корректировать работу.

В таблице пример отчета одного менеджера, цифры показаны примерные. Эфирное время по итогам месяца мы берем за средний показатель, все же остальные показатели суммируются.

Из данного отчета мы видим, что наш менеджер два дня мало звонил, это видно в первую очередь из показателей эфирного времени и из показателя «количество приглашенных».

Данный отчет я советую визуализировать системой «светофор», чтобы сразу видеть где у нас идет просев по показателям, чтобы это видели и вы как руководитель и менеджер.

Аналогично данные по своим показателям заполняют все сотрудники отдела подбора персонала. Информация из таких отчетов должна автоматически тянуться в общий отчет по компании. И вы уже видите общие цифры за день и за месяц по отделу. Если мы заметили понижение показателей, то тогда уже смотрим и проверяем отчетность каждого менеджера и ресечера.

Отчетность по источникам подбора персонала. Пример данного отчета мы приводили выше, когда разбирали стоимость кандидата. Повторюсь, в данном отчете мы указываем сумму, потраченную на конкретный источник, количество трудоустроенных из данного источника и стоимость одного сотрудника, привлеченного из данного источника. Составленный отчет наглядно помогает в быстром и эффективном анализе и через призму стоимости проанализировать те или иные источники подбора персонала.

Отчетность по укомплектованности объектов. Как мы уже рассмотрели ранее, основным отчетом здесь будет укомплектованность объектов персоналом. Его можно составить так, как вам и вашему руководству будет удобно. Основную информацию, которую мы должны видеть в данном отчете – это промежуточная укомплектованность объекта в день предоставления отчетности, какие объекты и в каких городах с низкой укомплектованностью, а так же количество принятых и уволенных сотрудников (для чего необходим данный показатель, я объясню вам позже).

Также в отчете должны быть указаны города и общая укомплектованность персоналом в данном городе – это необходимо для того, что бы вы и руководство компании видели какая ситуация существует в конкретном городе.

Давайте на примере разберем единый отчет, которым я пользовалась. Данный отчет удобен: он информативный и требуется немного времени на заполнение.

Аналогично мы делаем отчеты по всем объектам. Таким образом, мы видим в отчете не только укомплектованность всего объекта, но и укомплектованность по конкретным должностям. Вся информация по вакансиям представлена следующим образом:

Аналогично объединяем объекты по городам и т.д. Также можно объединять объекты и по другим важным для вас признакам. В итоге мы получаем отчет с общей укомплектованностью по сети.

Итак, давайте теперь разберем по каждой графе: какую информацию мы вносим, откуда ее берем, ну и зачем она нужна.