E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике

Просматривайте все сообщения на своем телефоне. Как отмечалось выше, ваше письмо скорее всего откроют на мобильном телефоне. Поэтому разумно оценить, как оно будет выглядеть на портативном устройстве. То, что кажется приемлемым на большом мониторе, на экране телефона зачастую выглядит как текст «Войны и мира». Просмотрите свое сообщение на маленьком экране и, если оно выглядит слишком длинным, снова безжалостно отредактируйте. Если ваше сообщение произведет впечатление многословного, велика вероятность, что его проигнорируют.

Проверка стиля

♦ Обеспечьте удобство быстрого просмотра.

♦ Начните с просьбы.

♦ Завоюйте доверие.

♦ Четко обозначьте дальнейшие действия.

♦ Проинформируйте о конечном сроке.

♦ Задавая вопрос, предложите решение.

♦ Пусть тема сообщения напоминает газетный заголовок.

♦ Просматривайте все сообщения на своем телефоне.

♦ Безжалостно редактируйте свои сообщения.

Дружелюбие и убедительность

При составлении любого письма вы сражаетесь с двумя разновидностями смещения. Мы только что обсуждали одно из них, смещение занятости. Второе, более коварное, – это негативное смещение, о котором мы говорили раньше. Вспомним, что это такое: исследования показали, что при получении электронной почты мы склонны к негативной оценке тона сообщения. Или по меньшей мере более негативной, чем видится отправителю. Другими словами, если вы считаете свое письмо позитивным, то я, вероятно, буду воспринимать его как нейтральное. Если вы считаете тон своего сообщения нейтральным, мне оно скорее всего покажется негативным. За время, проходящее от составления письма до его получения, тон письма в целом снижается.

С учетом того, что у каждого из нас имеется негативное смещение относительно электронной почты, важно уделять пристальное внимание стилю. В большинстве случаев мы пользуемся электронной почтой, чтобы напомнить людям об их обязательствах или попросить о какой-либо услуге. В отсутствие социальных сигналов это деликатная задача. Более того, в процессе переписки вы также пытаетесь завязать отношения с человеком и вам нужно ему понравиться. Другими словами, очень важно быть кратким и беречь его время, но не менее важно проявлять дружелюбие и уважение к нему как к личности. Ниже вы найдете несколько рекомендаций, которые помогут сделать ваши письма более позитивными.

Не используйте повелительное наклонение. Если вы забыли грамматику, то именно повелительное наклонение я использовал в предыдущем предложении, выделенном жирным шрифтом. В сущности, это приказ: сделайте это, идите туда, закончите то. В целом необходимо отказаться от повелительного наклонения в электронных письмах. Людям нравится чувствовать себя компетентными и самостоятельными работниками, а повелительное наклонение превращает их в крепостных, исполняющих приказы. (А если вы обращаетесь к начальнику, это по меньшей мере бесцеремонность.)

Попробуйте выработать у себя привычку при обращении с просьбой вместо повелительного наклонения пользоваться условным наклонением: не могли бы вы? Вместо того чтобы просить сделать то-то и то-то, спросите: не могли бы они это сделать? Этот небольшой сдвиг в формулировке передает существенное изменение перспективы: вы переводите мяч на половину поля адресата и показываете, что уважаете его право принимать решение, что и когда ему делать.

Подчеркните преимущества. Если вы отправляете кому-либо письмо, то у вас, вероятно, есть на то веская причина, то есть оно должно принести вам некую пользу. А как насчет адресата? Чтобы действовать, людям нужна причина. Если вы хотите получить позитивную реакцию на свое сообщение, полезно представить свою просьбу в более широком контексте. Другими словами, объяснить зачем.

Вы можете описать преимущества в терминах качества:

Я знаю, что это непросто, но благодаря этому продукт станет еще лучше.

Или в терминах прогресса:

Сроки уже поджимают; осталось сделать это последнее усилие.

Или в терминах благодарности:

Если бы вы смогли произвести эту модификацию, то выручили бы меня, и тогда мы бы с этим закончили.

Мотивация и доброжелательный тон помогают понять ЗАЧЕМ.