Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо

А. Договорились о стоимости и порядке оплаты.

Б. Договорились о времени и месте.

В. Определены нестандартные пожелания к программе (инструменты, VPNы, требования службы безопасности, …).

Г. Анкеты с предварительным опросом разосланы.

2. Подготовка к мероприятию.

А. Нестандартные пожелания отражены в презентации и рабочих тетрадях.

Б. Рабочие тетради напечатаны.

В. Ответы на анкету с предварительным опросом проанализированы.

Г. Предоплата получена.

Д. Билеты куплены, гостиница заказана.

Е. Телефон встречающего лица известен.

Ж. Реквизит подготовлен (есть отдельный чек-лист на список реквизита).

З. Документы (счет, акты, оригиналы договоров) подготовлены.

И. Времена посттренинговых встреч и созвонов вставлены в материалы.

К. Идея для пилотирования выбрана.

3. Проведение тренинга.

А. Бумажки переданы контактному лицу.

Б. Посттренинговое письмо отправлено.

4. Сопровождение группы.

А. Приглашения на посттренинговые встречи разосланы.

Б. Акты и договоры подписаны с двух сторон и подшиты в папку с отчетностью.

В. Постоплата получена.

5. Ретроспектива.

А. Анкеты с финальным опросом разосланы.

Б. Дальнейшее сотрудничество обдумано.

В. Результаты пилотирования идеи проанализированы.

Особое внимание хочу обратить на пункты 2И и 5В — про идеи для пилотирования. Очень давно, когда я еще только делал первые шаги в роли руководителя команды разработчиков, я прочитал одну из книг Тома Демарко{90[162], и одна из его идей прочно засела в моей голове: даже в стандартном проекте старайтесь сделать хотя бы какую-то часть работы нестандартным образом. Благодаря этим двум пунктам чек-листа программа тренинга постоянно улучшается и каждый год меняется чуть ли не половина контента.

Подробнее об использовании чек-листов вы можете прочитать, например, в книге Атула Гаванде{91[163].

Есть еще одна небольшая рекомендация для дел, которые надо выполнять, но не очень часто и без какой-либо четкой периодичности (например: я согласился выступить на конференции, собираюсь запустить новое открытое мероприятие, договорился о встрече с новым клиентом). Чтобы не забыть воспользоваться чек-листом, заготовленным на этот случай, я добавляю в чек-лист еженедельного обзора пункт: «Посмотреть, какие из стандартных чек-листов пригодятся мне на этой неделе».

5.7. Список «На поговорить», или Повестки

Если у вас есть круг лиц, с которыми вы общаетесь довольно часто, и у вас регулярно возникают вопросы к ним, то в этом случае можно воспользоваться приемом экономии масштаба:

1. Вы назначаете с человеком (с одним или по отдельности) периодические встречи с открытой повесткой.

2. Когда у вас возникает вопрос к человеку, вы не задаете его сразу же, вы заносите этот вопрос в список «На поговорить», созданный специально для этого человека.

3. Периодическую встречу вы начинаете с обзора результатов действий, выполненных с момента предыдущей встречи.

4. На встрече вы обсуждаете вопросы из списка «На поговорить» один за другим, отмечая принятые решения и намеченные следующие действия по каждому вопросу.

Такой подход позволит добиться экономии масштаба при обсуждении рабочих вопросов: за счет потери в оперативности у вас появится возможность тратить меньше сил и времени на рабочие вопросы. Помимо этого, возможны следующие положительные побочные эффекты:

1. Вопросы станут более осмысленными, а вы будете лучше подготовлены к их обсуждению.

2. Вы будете меньше обсуждать всякую фигню. Так как объем нашей рабочей памяти невелик, при возникновении в ней какого-либо (даже незначительного) вопроса его важность, скорее всего, будет переоценена. Когда же все вопросы поместятся в один простой список, станет намного лучше видно, что важно, а что нет.

5.8. Доза мелкой фигни

Этот шаблон может оказаться полезным для того, чтобы расправляться с регулярно появляющимися мелкими, не очень срочными и не очень важными задачами — в общем, со всякой фигней:

1. Создаете периодическую задачу (ежедневную или несколько раз в неделю) под названием «Посвятить 20 минут разгребанию мелкой фигни» или аналогичным.

2. По мере появления этой мелкой фигни (в голове или на этапе обработки инбокса) вносите ее отдельной строчкой в описание задачи (или в ее чек-лист).

3. Когда приходит время выполнения этой задачи, вы действуете по методу помидора:

А. Готовитесь 30 секунд, просматривая в описании задачи список мелкой фигни, и решаете, что конкретно из этого вы будете делать в следующие 20 (15, 10 — по вкусу) минут.

Б. Ставите таймер на 20 минут.

В. Начинаете делать эти мелкие задачки одну за другой.

Г. Когда прозвенит таймер — останавливаетесь и наводите порядок в списке фигни: стираете сделанное, дописываете появившееся, переформулируете недоделанное.

Такой шаблон помогает ограничить время, в течение которого вы занимаетесь фигней. Конечно, этот метод сработает, если фигни в вашей жизни немного. Если, по ощущениям, фигня занимает бо льшую ее часть, вам нужны другие методы…

5.9. Поисковая оптимизация в почтовом ящике