Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо

1. Вместо того чтобы записывать свои задачи на странице и потом вычеркивать их по мере выполнения, попробуйте использовать стикеры. Это снизит вероятность того, что среди десятка вычеркнутых затеряется важная задача, оставшаяся невыполненной. Используя стикеры, вы можете довольно легко формировать планы задач на день и неделю. Выполненные задачи просто переклеивайте на последнюю страницу для последующего ежедневного обзора (см. параграф 3.6.2).

2. Есть небольшая сложность с тем, как организовать в блокноте повторяющиеся задачи. Нам нужна будет как минимум одна такая — для проведения еженедельного обзора (см. параграф 3.6.2). Для отслеживания еженедельных и вообще периодических задач рекомендую вам использовать подход, подсмотренный в… туалетах бизнес-центров. Наверняка вы обращали внимание на листок с «графиком уборок». Попробуйте сделать точно так же.

3.5.2. Список проектов

Список проектов — это, по большому счету, просто перечень больших дел, которые еще пока не доведены до конца. Подавляющее число инструментов для управления списком задач предоставляют возможность создавать и организовывать проекты[50]. Думаю, вы легко с этим разберетесь. Тем более что список проектов — это все же инструмент рационального человека, а он довольно толерантен к неудобствам. Хорошо, если вы сможете привязывать задачи к проектам, в процессе обзора задач смотреть, что и по какому проекту вы уже выполнили, и с легкостью добавлять следующие шаги.

3.5.3. Календарь

До этого момента я исходил из того, что нашим ограничивающим ресурсом является мыслетопливо (см. рис. 8). Однако иногда (но не так часто, как может показаться) очень важным фактором становится время. В основном это касается либо задач и событий, требующих большого количества времени, либо встреч — активностей, имеющих смысл лишь в конкретный момент времени.

Если у вас не так много встреч (одна-две в неделю), можно и вовсе обойтись списком задач, добавляя в него задачи вида:

Встретиться в Х часов с Y в месте Z

Для верности можно снабдить эту задачу будильником.

Если же у вас больше двух встреч в неделю (учтите, что, например, тренировка — это тоже встреча с собой в спортивном зале), будет лучше вести ваши встречи в календаре. Дело в том, что, если в вашем списке будет слишком много задач вида «Встретиться в X часов с Y в месте Z», вы серьезно усложните себе ответ на вопрос «а могу ли я в следующий понедельник в 16:00 встретиться со своим старым другом?». А если все свободные кусочки вашего времени учтены в календаре, эта задача становится простой и доступной даже обезьянке: не надо думать, не надо вчитываться; надо просто посмотреть, не закрашены ли нужные клеточки.

Есть одна довольно популярная ошибка у новичков в самоорганизации — использование календаря вместо списка задач. Ведь в календаре можно указывать время начала и конца события! Эта ошибка, скорее всего, вызвана одним из наших когнитивных искажений (проще говоря — тараканом), из-за которого маловероятное событие, описанное подробно, кажется нам более вероятным. Например, событие «Я сделал квартальный отчет в понедельник с 17:00 до 18:00» может показаться нам более вероятным, чем событие «Я сделал квартальный отчет в понедельник» или просто «Я сделал квартальный отчет». Хотя если дать возможность нашему медленному мышлению включиться в работу, то оно подскажет, что второе событие содержит в себе первое, так как сделать отчет в понедельник подразумевает сложение вероятностей сделать его в любой час понедельника (в том числе и с 17:00 до 18:00). Во всей красе этот эффект и его влияние на нашу способность (точнее, неспособность) замечать и предсказывать важные события описан в седьмой главе прекрасной книги Нассима Талеба{21[51].

С другой стороны, если наш календарь постоянно атакуют коллеги, вставляя часовые встречи в получасовой промежуток, то без защиты своего расписания нам никак не обойтись — нам придется отмечать определенные большие куски времени как занятые, чтобы иметь возможность поработать над своими задачами. Но и в этом случае календарь не стоит рассматривать как список задач.

Фактически календарь — это частный случай справочной информации, где записано, какой конкретно кусочек своей жизни какой конкретно активности я сознательно решил посвятить. Большинству задач из нашего списка все равно, когда вы их сделаете, если это произойдет достаточно быстро.

3.5.4. Система хранения справочной информации

В отличие от списка задач, имеющего довольно много ограничений (правильность формулировок, простота, легкая доступность), к системе хранения справочной информации не так просто предъявить четкие и конкретные требования. Есть набор условий верхнего уровня, определяющий, насколько разумно вы организовали свою систему хранения справочной информации.