Digital минимализм. Как навести порядок в цифровой среде, перестать зависеть от гаджетов и делать то, что нравится

«Вчера вечером уселась за папку с рабочими файлами. Обнаружила там ту же картину, что и в других моих папках – «ветвящийся лабиринт», папки в папках в папках, копии копий… И куча нетронутых с документов пяти- и даже десятилетней давности. По рабочим проектам, кроме итоговых документов (статьи, пресс-релизы и т. п.), зачем-то хранилась масса черновиков. Надо сказать, что разбирается тяжело. По поводу многих не сразу могла понять: нужны, не нужны? Хотя, возможно, это верный признак, что надо сразу жать на delete, если я про них несколько лет не вспоминала… Но процесс меня увлек. Открываю многие старые файлы и думаю: «Что это? Зачем это здесь?..» Приятные находки тоже есть, и в «Портфолио» в итоге идет то, что, на мой взгляд, было сделано действительно качественно».

Для тяжеловесных файлов, созданных в специализированных программах, я рекомендую делать понятные названия или сохранять «превьюшки». То есть файлы в простых форматах (текст или изображение), которые легко открыть и просмотреть, но с которыми не всегда можно работать напрямую. Если вам что-то понадобится – вы сможете быстро пролистать превью и уже потом напрягать компьютер пережевыванием гигабайтных файлов.

То, что сделали для вас. Итоги работы ваших подчиненных или наемных лиц тоже важны. В идеальном мире, где клиенты улыбчивы, исполнители трудолюбивы, а миром правят радужные принцессы, результат проекта хранится минимум у двоих: у того, кто запросил сделать задачу, и того, кто эту задачу выполнил.

Труд других людей стоит хранить в том случае, если вы еще планируете воспользоваться его результатами. Например, вы заказали копирайтеру статью и не удаляете ее до тех пор, пока не выложите на сайт. Или пока не разместите текст в большом проекте, собрав его из кусочков своего и чужого труда. Еще пример: вы покупаете иллюстрации и храните их, планируя прикреплять к каждому рекламному проекту в ближайшие полгода. Но если материал уже отработал в проекте и не представляет интереса для других задач, от него можно избавиться.

Для проверки этого пункта можно задавать себе вопрос: «Планирую ли я использовать это в будущем?» Если вам жаль потраченных сил или денег, подумайте, кому они могут понадобиться. Это как найти классный и почти новый свитер, который вам безнадежно мал или не к лицу. Проще подарить его кому-нибудь, чем выкинуть или запихнуть в шкаф, в котором и так уже не закрываются дверцы.

«Чужие» файлы. Документы, которые уже не нужны лично вам, но могут понадобиться вашим коллегам, начальнику, клиентам. Общая рекомендация – отдайте их тому, кому они нужны, а у себя не храните. Кто-то из коллег может обидеться, но обычно ценная информация хранится у тех, кому она реально нужна. Для клиентской информации можно установить сроки давности, после которой информация удаляется: например, несколько месяцев для фотографий или 3–5 лет для проектов, дизайна, архитектуры.

То же самое касается и «бывшей работы». Документы с тех мест, из которых вы уволились, вероятнее всего, вам не понадобятся (если вы не собираетесь вернуться). Возможно, эти файлы будут нужны тем, кто там, на старой работе, остался – отдайте их. Если же вы боитесь, что файлы вам еще пригодятся – запишите их на диск и уберите на полку. Пусть на компьютере будут только те документы, которыми вы пользуетесь в настоящий момент.