Детский клуб. Совершенствуем систему управления

С папкой «Разовые расходы» все понятно – в нее вы включаете действительно редкие траты. Сломался доводчик на двери, вы вызвали работника ТСЖ и оплатили его работу – занесите информацию в данную папку, а точнее, в соответствующий файл. Папку «Разовые расходы» лучше разбить на папки и файлы по годам и месяцам. Например: папка «2013/2014» будет содержать файлы «Сентябрь», «Октябрь», «Ноябрь» и т. д. Анализировать информацию о расходах детского клуба следует именно таким образом. Ведь нас интересуют данные не за календарный год, а за учебный, то есть с сентября по август. Отслеживая расходы в таком ракурсе, вы сможете увидеть динамику от года к году.

Когда вы приглашаете электрика для замены перегорающих ламп – речь идет о периодических расходах. Здесь тоже неясностей не возникает – эту папку вы будете изучать для определения возможности снижения издержек (например, ваш муж может поменять лампы вечером, так зачем платить кому-то за это?). Данная папка будет построена по аналогии с папкой «Разовые расходы».

Сложнее систематизировать постоянные расходы. Я работаю со следующими папками: «Расходы администратора», «Расходы бухгалтера», «Расходы педагогов», «Расходы уборщицы», «Магазин», «Ключевые расходы клуба» и «Сводная». В эти папки входят файлы с данными по месяцам.

Как мы классифицируем информацию? Если расходниками пользуется администратор – выдает, развешивает, тратит, – это папка «Расходы администратора». Например, бумага для принтера, чай, ручки, пакеты для мусора, стаканчики, вода и т. д. Если что-то требуется для работы уборщицы (тряпки, дезинфицирующие средства и т. п.) – открываем папку «Расходы уборщицы». В папку «Расходы педагогов» сохраняем файлы с издержками на клей, карандаши, пластилин, краски, альбомы, картон и др. Так же поступаем и с папкой «Расходы бухгалтера».

Для чего нужна папка «Магазин»? Если у вас в клубе есть мини-магазин или хотя бы небольшая витрина, то у вас будут и определенные расходы. Вы ведь закупаете для продажи карандаши, ножницы, пластилин? Неважно, что потом вы получите доход от реализации данных товаров. Сначала это расходы. Значит, все закупаемое для магазина нужно заносить в эту папку. У нас структура такой папки позволяет видеть и расходы, и доход от продажи товаров, и прибыль.

В папку «Ключевые расходы клуба» войдут издержки на аренду, зарплату, налоги, Интернет, коммунальные услуги и т. д.

Понятно, что в сводной таблице будет не так много пунктов. Я делаю ее небольшой, формируя из данных, содержащихся в предыдущих папках. Благодаря цифрам из строк «Расходы педагогов», «Расходы администратора», «Расходы бухгалтера» и т. д. я получаю представление о ежемесячной динамике тех или иных расходов в моем клубе. Приведу пример. Именно общая таблица показала мне, что у нас сильно возросли расходы педагогов. Количество клиентов увеличилось, но незначительно. Если бы клиентов стало намного больше, то я бы соотнесла это с увеличившимися тратами на пластилин, влажные салфетки, картон и т. д. Но наша ситуация означала неэкономное использование расходных материалов. Каких именно? Чтобы это выяснить, нужно было тщательно проанализировать папку «Расходы педагогов». Именно такой подход позволил мне обнаружить расточительный расход влажных салфеток, пластилина и др. Я посмотрела видеозапись занятий. И правда, салфетки уходят очень быстро. Пришлось провести собрание педагогов, на котором я научила сотрудников пользоваться салфетками экономно, а пластилин мы стали иногда заменять соленым тестом. Расходы сократились.

Таким образом, мы дошли до главного. Анализ расходов позволяет уменьшить издержки и тем самым увеличить прибыль компании. Именно в результате изучения данных всех этих таблиц вы получаете ответ на вопрос «Что нужно сокращать в первую очередь?» Практика показывает, что от разовых и переменных расходов вреда гораздо меньше, чем от постоянных. Следовательно, на них нужно обращать особое внимание.

Из постоянных расходов необходимо выделить самые крупные. Мелочная экономия особой пользы не принесет, но отнимет кучу времени и нервов.