Дебиторская задолженность. Методы возврата, которые работают

1. Четкое и ясное описание существенных условий обязательств, о которых вас просит контрагент (поставка товара, выполнение работ, оказание услуг).

2. Указание на сроки и порядок оплаты исполненных обязательств.

3. Указание на меры ответственности, которые контрагент обязуется исполнить в случае нарушения сроков оплаты.

4. Указание на то, что исполнение обязательств по гарантийному письму будет считаться контрагентом заключением договора на условиях, указанных в гарантийном письме.

Кроме того, важно, чтобы гарантийное письмо было:

– напечатано на фирменном бланке организации с указанием адреса организации, ОГРН, ИНН, КПП, ОКПО и т. п.;

– подписано руководителем и главным бухгалтером (при его наличии в штате организации). В том случае, если гарантийное письмо подписывается иными лицами, к гарантийному письму обязательно должны быть приложены заверенные копии доверенностей, подтверждающих их полномочия;

– передано в виде оригинала до начала исполнения каких-либо действий по данному письму.

В качестве рекомендуемой формы можно привести следующий пример гарантийного письма (рис. 3.2).

Вместо условия о неустойке в предлагаемом гарантийном письме может быть использовано условие о коммерческом кредите. Более подробно о коммерческом кредите поговорим в главе, посвященной способам обеспечения исполнения обязательств.

Учет и хранение договорной документации

У компаний, активно работающих с клиентами, за календарный год набирается значительное число договоров, поэтому требует особого внимания такой момент, как учет и хранение оригиналов договорной документации.

Почему это важно?

Отсутствие оригинала договора (дополнительных соглашений, спецификаций, смет, расчетов и иных приложений к нему) может создать серьезные сложности в случае судебного спора с соответствующим контрагентом. Кроме того, отсутствие оригинала может привести к нежелательным последствиям, скажем, при налоговой проверке компании.

Большая часть компаний (за исключением ряда крупных, где внедрены специализированные программы управленческого учета и управления документами) не ведет учет заключенных договоров (ведется только их регистрация в бумажном журнале либо электронном файле), а хранение осуществляется путем подшивки заключенных договоров в папки, которые хранятся у юриста, в бухгалтерии, в договорном отделе или у кого-то еще. Четкой регламентации всех моментов, связанных с учетом и хранением оригиналов договорной документации, не осуществляется.

Рис. 3.2. Пример гарантийного письма