Дебиторская задолженность. Методы возврата, которые работают

Конечно, в зависимости от размера и специфики организации у нее может не оказаться в штате того специалиста, который указан в графе «Ответственное лицо (лица)». В этом случае важно продумать, кто из сотрудников организации может выполнять соответствующие функции либо как можно обеспечить выполнение функции сотрудника, которого нет в штате, на условиях аутсорсинга. [13]

Детализация конкретных действий, которые должны совершать сотрудники на каждом этапе, сроки выполнения указанных действий, а также порядок взаимодействия сотрудников важно прописать во внутренних документах компании: должностных инструкциях, положении о работе с клиентами, регламенте договорной работы и т. п. Особенно это важно относительно тех этапов работы с «дебиторкой», где в качестве ответственных лиц указаны несколько сотрудников компании. Необходимо, чтобы было ясно, что именно каждый из них делает. Например, один готовит документы, второй их проверяет и согласовывает, третий утверждает и т. п. Либо один выполняет такое-то действие, а другой – иное действие, необходимое в рамках соответствующего этапа.

Также важно отметить, что, определяя действия, которые должны совершать сотрудники на каждом этапе, необходимо одновременно с этим продумать систему мотивации для соответствующего сотрудника в зависимости от результативности и эффективности выполнения запланированных действий.

Практическое задание № 6

Воспользуйтесь одной из форм приведенных выше таблиц и опишите основные этапы работы с клиентом (как при заключении и исполнении сделки, так и при просрочке оплаты) и лиц, ответственных за каждый этап. Подумайте и запишите ответы на вопросы:

Какова мотивация лиц, ответственных за каждый этап?

Побуждает ли она их добиваться результата по соответствующему этапу?

Какими документами закреплены полномочия, права и ответственность этих лиц?

Насколько реально эти документы работают?

Пятое: важно определить информационную систему, в рамках которой сотрудники компании, участвующие в работе с клиентами и управлении дебиторской задолженностью, смогут эффективно взаимодействовать и отслеживать необходимые им для работы моменты. Некоторые компании используют специально разработанные электронные таблицы, в которых каждый сотрудник заполняет соответствующие данные. Другие пользуются возможностями бухгалтерских программ, третьи – программами для создания и работы с базами данных, четвертые – системами CRM. А есть компании, которые предпочитают работать с данными исключительно на бумажных носителях, оформляя на каждую сделку соответствующую контрольную карточку.

Практическое задание № 7 Подумайте и запишите, как можно исходя из специфики вашего бизнеса и размеров компании наладить процесс обмена необходимой информацией по «дебиторке» и долгам между сотрудниками.